En droit suisse, une demande d’effacement LPD ne signifie pas automatiquement “tout supprimer, tout de suite”. En pratique, l’employeur doit faire un tri raisonné : effacer ce qui n’est plus nécessaire, tout en pouvant conserver certaines pièces si vous avez un besoin réel, par exemple pour documenter la procédure de recrutement et pouvoir vous défendre en cas de litige. L’objectif est de rester proportionné, d’éviter l’archivage “au cas où” et de limiter l’accès.

1. Comprendre la “demande d’effacement” côté employeur

Une demande d’effacement est souvent formulée de manière large. Elle peut viser le CV, les emails, les notes d’entretien, des tests, des échanges internes ou encore des informations obtenues via des références. Sous l’angle de la LPD, la question centrale est généralement la suivante : avez-vous encore une finalité valable et une base suffisante pour garder ces données, ou devez-vous les supprimer, les anonymiser ou les réduire. Dans la plupart des cas, il est utile de distinguer deux “zones” : le dossier de recrutement qui sert au choix du candidat, et le dossier de défense qui sert uniquement à gérer un risque juridique (contestation, plainte, accusation de traitement inéquitable). Le second doit rester minimal, restreint et temporaire.

2. Ce que vous pouvez souvent conserver pour vous défendre

Sous réserve de votre situation concrète et de vos politiques internes, certains éléments sont souvent considérés comme défendables à la conservation, pour un temps limité et avec un accès strictement besoin de savoir. L’idée n’est pas de garder le dossier complet, mais de conserver les pièces essentielles qui prouvent que la décision de non recrutement reposait sur des critères liés au poste.

• Le CV et la lettre de motivation transmis volontairement, surtout si ces documents expliquent l’expérience et les compétences, et si vous devez démontrer la logique du choix.
• Une trace structurée des étapes du processus, par exemple la date des entretiens et le canal de candidature, sans détails inutiles.
• Des notes d’entretien “factuelles” et professionnelles, centrées sur les critères du poste. Des notes sobres, liées aux compétences, sont plus faciles à justifier qu’un verbatim subjectif.
• Les résultats de tests pertinents si le test est directement lié au poste, appliqué de manière cohérente et interprété avec prudence. Le mieux est de conserver uniquement ce qui est nécessaire pour expliquer la décision, pas toutes les données brutes si elles ne servent plus.
• La version finale de la grille d’évaluation ou du résumé de décision, si vous en utilisez, surtout si cela montre des critères non discriminatoires et homogènes.
• Les échanges clés avec le candidat (convocations, désistement, demande d’effacement, réponse). Cela sert à prouver votre bonne gestion et votre transparence.

Concrètement, on parle souvent d’une conservation “défensive” sur une durée raisonnable, liée à un risque identifié. La durée exacte dépend notamment du type de poste, du contexte et des risques. Si vous êtes dans un environnement sensible ou si le candidat évoque explicitement une discrimination, une plainte ou une action, il peut être pertinent de formaliser l’ouverture d’un “dossier de défense” séparé.

3. Ce qui devrait en principe être supprimé ou fortement limité

La LPD pousse à limiter les données et à éviter les informations excessives. En pratique, certains contenus augmentent fortement le risque, soit parce qu’ils sont sensibles, soit parce qu’ils n’ont plus d’utilité une fois la décision prise. Pour ces éléments, la suppression, l’anonymisation ou une limitation radicale est généralement la voie la plus sûre.

• Les données non pertinentes pour le poste, par exemple des copies de documents ou informations collectées “par confort” sans lien clair avec l’évaluation.
• Les commentaires subjectifs ou “off”, par exemple des appréciations sur la personnalité, l’apparence, ou des suppositions. Si ce type de note existe, il vaut souvent mieux l’éliminer plutôt que de l’archiver.
• Les données sensibles au sens de la LPD, sauf nécessité claire et documentée. Dans un recrutement standard, vous n’avez en général aucun intérêt à les conserver, et leur présence est un facteur de risque important.
• Les données brutes de tests non nécessaires, comme des logs détaillés, des réponses complètes, ou des métriques secondaires, si un simple résultat synthétique suffit à documenter la décision.
• Les échanges internes trop détaillés qui ne servent pas à expliquer la décision et qui multiplient les informations personnelles. Conservez plutôt une synthèse.

Si vous aviez envisagé de garder le dossier “pour un futur poste”, soyez prudent. Sans accord clair du candidat ou sans base interne solide, cela peut être difficile à défendre. En Suisse romande, beaucoup d’entreprises choisissent une règle simple : suppression après clôture du processus, sauf conservation minimale si un risque juridique est identifié.

4. Comment répondre au candidat, sans surdivulguer

Une réponse LPD doit être claire et maîtrisée. Vous pouvez reconnaître la demande, expliquer ce que vous effacez, ce que vous conservez et pourquoi, tout en restant concis. L’erreur fréquente est de vouloir “tout justifier” en entrant dans les détails de l’évaluation, puis de se contredire ou de révéler des éléments internes inutiles. Dans la plupart des cas, une réponse structurée fonctionne bien : confirmation de la réception, description des catégories de données, action prise (suppression, limitation, archivage restreint), et point de contact. Vous pouvez aussi rappeler que l’accès aux données est limité au strict nécessaire et que la conservation est encadrée par vos obligations de conformité et de gestion des risques. Si vous sentez que la demande est “pré-contentieuse”, par exemple le candidat évoque une discrimination, menace de plainte ou demande des explications insistantes, faites valider votre réponse. Dans ce type de contexte, un choix maladroit de mots peut créer plus de problèmes que la conservation elle-même. Si vous avez besoin d’un accompagnement rapide et concret, vous pouvez décrire votre situation sur JuriUp et être mis en relation gratuitement avec un expert juridique qui connaît la LPD appliquée au recrutement, dans votre canton et votre secteur.