Frais professionnels
Les frais professionnels désignent les dépenses financières engagées par l'employé pour l'exécution de son travail, que l'employeur a l'obligation légale de rembourser.
Définition et explication
En droit du travail suisse, la prise en charge des frais professionnels est strictement encadrée par l’article 327a du Code des obligations (CO). L’employeur a l’obligation absolue de rembourser à l’employé toutes les dépenses qui sont rendues nécessaires par l’exécution de son travail.
Cette règle est de nature impérative. Toute clause de votre contrat de travail qui mettrait ces frais professionnels à votre charge, que ce soit partiellement ou totalement, est considérée comme nulle devant un juge. Les dépenses concernent généralement les déplacements, les repas pris en dehors du lieu de travail habituel, l’hébergement pour un voyage d’affaires, ainsi que l’achat de matériel spécifique non fourni par l’entreprise.
Le remboursement peut s’effectuer sur la base de notes de frais effectives, exigeant la présentation de vos quittances, ou sous la forme d’une indemnité forfaitaire. Si l’employeur opte pour le forfait mensuel, celui-ci doit couvrir l’ensemble des frais réellement engagés en moyenne. Dans la pratique, ce système forfaitaire doit faire l’objet d’un règlement de frais officiellement validé par l’administration fiscale cantonale.
Quand le remboursement des frais professionnels s'applique-t-il ?
- Déplacements professionnels : Lorsque vous devez vous rendre chez un client ou sur un autre site de l’entreprise (billets de train, frais de stationnement).
- Utilisation d’un véhicule privé : Si l’employeur vous demande formellement d’utiliser votre propre voiture pour le travail (Art. 327b CO).
- Frais de repas et d’hébergement : Lors d’un déplacement qui vous empêche de rentrer chez vous ou de manger à la cantine habituelle de l’entreprise.
- Télétravail imposé : Si l’employeur n’offre pas de place de travail dans ses locaux et exige que vous travailliez depuis votre domicile.
- Outillage et équipement : Si vous devez acheter des outils de travail ou des logiciels spécifiques et que l’employeur ne les fournit pas (Art. 327 CO).
Remboursement des frais pour l'utilisation d'un véhicule privé
Marc est représentant commercial pour une société genevoise. Son employeur lui demande d’utiliser sa propre voiture pour visiter les clients dans toute la Suisse romande, car l’entreprise ne dispose pas de flotte automobile. Le contrat de travail de Marc contient une clause précisant que son salaire brut de 6000 francs couvre intégralement tous ses frais de déplacement et l’usure de son véhicule.
À retenir
Selon l’article 327b du Code des obligations, cette clause contractuelle est totalement nulle. L’employeur de Marc a l’obligation légale de lui rembourser les frais liés à l’utilisation de son véhicule privé pour des motifs professionnels. Ce dédommagement doit couvrir le carburant, l’usure, la prime d’assurance et les impôts, au prorata des kilomètres parcourus pour l’entreprise. En cas de litige, le Tribunal des prud’hommes se réfère très souvent au tarif kilométrique fixé par le TCS, qui se situe généralement autour de 70 centimes par kilomètre parcouru.
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Questions fréquentes
Sources
- Art. 327 CO, Art. 327a CO, Art. 327b CO, Art. 327c CO, Art. 128 CO
