En droit suisse, une promesse orale peut parfois avoir une portée, mais dans la vraie vie d’une relation de travail, l’absence d’écrit crée surtout de l’incertitude. Avec un système de « congés illimités », le risque le plus fréquent n’est pas seulement le refus ponctuel, c’est l’absence de critères. Vous ne savez plus qui valide, quand, selon quelles priorités, et ce qui est considéré comme raisonnable.

La bonne approche consiste à demander un cadre écrit comme un outil d’organisation, pas comme une revendication. Votre objectif est simple: obtenir un document interne, une clause, ou au minimum une confirmation par email qui fixe les règles du jeu, notamment la validation, la planification et le suivi.

1. Pourquoi une promesse orale ne suffit pas dans la pratique

Le discours « congés illimités » est souvent une manière de présenter une culture d’entreprise flexible. Mais sans règles, vous pouvez vous retrouver avec:

• des décisions variables selon le manager ou la période de l’année
• un reporting flou, donc des discussions sur le nombre de jours déjà pris
• des refus répétés sans critères, ce qui crée stress, frustration et sentiment d’injustice
• un risque de malentendu au moment d’un changement de manager ou d’une réorganisation

À retenir: une politique interne écrite protège aussi l’employeur. Elle réduit les improvisations, aligne les équipes et évite les tensions entre collègues. C’est précisément cet angle qui vous aide à formuler votre demande sans vous exposer.

2. Demander une règle écrite sans passer pour conflictuel

Votre message doit rester factuel, orienté organisation, et centré sur la planification du travail. Dans la plupart des cas, un email calme suffit, surtout si vous l’adressez d’abord à votre responsable direct, puis aux ressources humaines si nécessaire. Ce message fonctionne bien parce qu’il ne contient pas de menace, pas de référence agressive au droit, et il place la demande sur le terrain de la coordination. En pratique, c’est souvent ce qui débloque une réponse écrite.

3. Grille de questions à poser à votre employeur

Si l’entreprise n’a pas de document clair, vous pouvez proposer une courte liste de points à formaliser. L’idée n’est pas de négocier tout le droit des vacances, mais d’obtenir une règle interne utilisable.

• Validation: qui décide en cas de désaccord entre votre manager et un niveau supérieur, et sur quels critères
• Planification: existe-t-il des périodes où les absences sont limitées, par exemple clôture, pics d’activité, permanences
• Préavis interne: quel délai l’entreprise attend pour une demande de congé courte, puis pour une absence plus longue
• Suivi et traçabilité: quel outil fait foi, portail RH, email, calendrier partagé, et comment éviter les malentendus sur le nombre de jours pris
• Équité d’équipe: comment traiter les situations où plusieurs personnes demandent les mêmes dates
• Minimum attendu: y a-t-il une recommandation interne de minimum de jours de repos, même si le système est flexible
• Départ de l’entreprise: comment l’entreprise traite le solde si le système n’a pas de compteur clair, sous réserve du cadre contractuel

Dans certaines entreprises, la réponse sera simple: « voici la politique » ou « voici la procédure dans l’outil RH ». Dans d’autres, on vous dira que cela se gère au cas par cas. Même dans ce cas, demandez une confirmation écrite des principes, même en une dizaine de lignes.

4. Si l’employeur bloque ou menace : quoi documenter et quand escalader

Si vos demandes de congé sont systématiquement repoussées sans motif clair, ou si l’on commence à parler d’insubordination, d’évaluation négative ou de mesure disciplinaire, le sujet n’est plus seulement « organisation ». Il devient un risque sur votre dossier personnel. À ce stade, votre priorité est de documenter proprement sans dramatiser:

• conservez vos demandes de congé, les réponses, et le contexte (projets, charge, effectifs)
• notez les dates où la politique a été annoncée oralement (réunion, entretien, onboarding) et par qui
• gardez les éléments montrant votre bonne foi, par exemple propositions de planification, transfert de tâches, disponibilité pendant l’absence si cela a été demandé

Si l’entreprise refuse tout écrit, ou si un refus devient un reproche formel, il peut être utile de demander un avis ciblé. Un avocat spécialisé ou un juriste pourra évaluer, selon votre contrat, votre règlement interne et la pratique de l’entreprise, quelle stratégie minimise les risques et maximise vos chances d’obtenir un cadre clair. Pour gagner du temps, vous pouvez passer par JuriUp. Vous décrivez votre situation et vous êtes orienté vers un expert juridique adapté à votre cas, dans le canton de Genève ou dans le canton de Vaud selon votre lieu de travail. À noter aussi: si la situation dégénère au point où vous n’allez plus au travail ou quittez votre poste sans accord, le risque disciplinaire augmente. Si ce scénario vous traverse l’esprit, prenez conseil avant. Sur ce point, vous pouvez aussi consulter notre définition de l’abandon de poste en Suisse pour comprendre les enjeux et éviter une décision précipitée.