Art. 166 ORCConservation des réquisitions, des pièces justificatives et de la correspondance

¹Les réquisitions et les pièces justificatives sont conservées pendant 30 ans à compter de l’inscription au registre journalier. Les statuts des entités juridiques et les actes de fondation doivent toujours être disponibles dans une version actuelle.

²Lorsqu’une entité juridique est radiée du registre du commerce, les réquisitions, les pièces justificatives et les éventuels répertoires des membres peuvent être détruits dix ans après la radiation.

³La réquisition et les pièces justificatives doivent porter la date et le numéro de l’inscription au registre journalier.

⁴La correspondance relative aux inscriptions est conservée pendant dix ans.

⁵Lorsque la loi ou l’ordonnance prévoit que des documents doivent être produits à l’office du registre du commerce sans qu’il s’agisse de pièces justificatives, ces documents doivent être pourvus du numéro d’identification des entreprises de l’entité juridique concernée et conservés avec les pièces justificatives qui s’y rapportent.

⁶Les réquisitions, les pièces justificatives ou les autres documents sur papier peuvent être numérisés électroniquement et être légalisés selon l’OAAE²⁷³, en particulier son art. 13. Les documents papier reliés peuvent être défaits pour qu’ils puissent être numérisés électroniquement. Sous réserve de dispositions contraires du droit cantonal, les originaux sur papier peuvent être détruits.²⁷⁴

⁷Les réquisitions, les pièces justificatives ou les autres documents disponibles sous forme électronique ne doivent pas être supprimés. Ils doivent être conservés par l’office du registre du commerce de manière à ce que les données ne puissent plus être modifiées.²⁷⁵