Art. 9 OILCPilotage de la gestion de l’immobilier

¹Dans leur domaine de compétence, les SCI sont responsables du pilotage stratégique, tactique et opérationnel de la gestion de l’immobilier.

^1bisIls tiennent compte de manière équilibrée, dans toutes les phases de la gestion de l’immobilier, des trois dimensions du développement durable que sont la société, l’économie et l’environnement. Conformément à l’art. 27, le DFF édicte des instructions sur la gestion immobilière durable. Celles-ci, de même que les recommandations correspondantes de la Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d’ouvrage publics (KBOB)¹⁹, sont déterminantes pour la mise en œuvre d’une gestion immobilière durable.²⁰

²Dans le domaine du pilotage stratégique, les SCI assument en particulier les tâches suivantes:

a.

examen des besoins: examiner les besoins annoncés sous l’angle de la légalité, de l’opportunité, des normes, de l’optimisation des processus d’exploitation, de l’économie et du financement;

b.

planification et pilotage des investissements: planifier et piloter les crédits d’engagement et les crédits budgétaires;

c.

gestion du portefeuille immobilier: définir des stratégies, des conceptions globales, des directives et des instruments de contrôle afin d’optimiser le rapport coûts-utilité du portefeuille immobilier de la Confédération;

d.

transparence des coûts: créer la transparence en mettant en évidence les coûts effectifs de la Confédération en tant que propriétaire et possesseur d’immeubles, maître d’ouvrage, gestionnaire et exploitant d’immeubles;

e.

planification pluriannuelle et fixation d’objectifs: élaborer, dans le cadre d’une planification pluriannuelle continue, des objectifs stratégiques et, en fonction de ceux-ci, définir chaque année des objectifs opérationnels;

f.²¹

…

³Dans le domaine du pilotage tactique des projets, les SCI assument en particulier les tâches suivantes:

a.

rapport d’état: établir à un rythme défini un rapport d’état ayant la teneur suivante:

1.

comparaison entre la situation actuelle et la situation visée,

2.

pronostic jusqu’à la fin du projet,

3.

appréciation des causes des différences entre la situation actuelle et la situation visée, ainsi que des chances et des risques,

4.

propositions de mesures de pilotage visant à atteindre les objectifs,

5.

éventuellement, demande de modification du projet (écarts par rapport à l’objectif, correction de l’objectif);

b.

contrôle des projets: mettre en œuvre des instruments de contrôle de gestion servant à piloter chaque projet;

c.

rapports périodiques: établir tous les six mois des rapports assortis d’un commentaire pour le contrôle des crédits d’engagement et des crédits budgétaires;

d.

audits: réaliser, sur ordre du département d’attache du SCI, des audits pour tous les projets et processus de la gestion de l’immobilier; le DFF est compétent pour les audits concernant le portefeuille immobilier des EPF.

⁴Dans le domaine du pilotage opérationnel des projets, les SCI assument en particulier les tâches suivantes:

a.²²

fourniture d’immeubles, désinvestissement et gestion commerciale des ouvrages, comprenant notamment l’acquisition, y compris les coopérations en la matière, la gestion des locaux et des surfaces, la comptabilité des ouvrages et la gestion des contrats. L’OFCL et armasuisse respectent les dispositions relatives au controlling des achats contenues dans l’ordonnance du 24 octobre 2012 sur l’organisation des marchés publics de l’administration fédérale²³;

b.

gestion technique des bâtiments, comprenant notamment l’entretien, l’exploitation technique ainsi que la gestion de l’énergie et de la sécurité;

c.

gestion de l’infrastructure des bâtiments, comprenant l’acquisition, la fourniture, la coordination et la surveillance de tous les services nécessaires à l’utilisation quotidienne de l’ouvrage;

d.

études préalables et études de projet, comprenant la direction des phases d’études de faisabilité, de définition de projet, de procédure de sélection, d’avant-projet, de projet de construction, de procédure d’autorisation et de projet de mise à l’enquête; l’optimisation des coûts du cycle de vie du bâtiment doit être prise en compte durant toutes les phases du projet;

e.

appel d’offres et réalisation, comprenant la direction des phases d’appel d’offres, de comparaison des offres, d’adjudication, de projet d’exécution, d’exécution, de mise en service et de fin des travaux, compte tenu des coûts du cycle de vie du bâtiment;

f.

consommation des ressources, comprenant la gestion des ressources et des aspects environnementaux, ainsi que l’établissement de rapports périodiques sur la consommation des ressources (chaleur, électricité, eau, déchets) par surface de référence énergétique et par bâtiment (compte tenu des éléments du parc immobilier permettant une évaluation probante) et sur la planification des mesures; ces renseignements sont mis à la disposition des OU intéressées dans le cadre du programme RUMBA (gestion des ressources et management environnemental de l’administration fédérale).