1Les unités administratives numérisent les documents qu’elles reçoivent ou produisent sur support physique, notamment papier, et qui contiennent des informations importantes pour les affaires. Les documents physiques qui, pour des raisons techniques, ne s’y prêtent pas n’ont pas à être numérisés.
2La version numérisée fait foi dans le cadre de la gestion des affaires.
3Les unités administratives détruisent les documents physiques trois mois après leur numérisation. Un document ne doit pas être détruit:
- a.
- tant que la loi prévoit qu’il doit être conservé;
- b.
- tant qu’il pourrait vraisemblablement être utile pour apporter des preuves dans le cadre d’une procédure; les unités administratives définissent à cet effet des catégories de documents dans leurs directives d’organisation (art. 10);
- c.
- tant qu’il est encore utile pour traiter une affaire;
- d.
- s’ils doivent être conservés en raison de leur valeur historique ou culturelle.
4Le lieu d’archivage des documents physiques non détruits est indiqué dans le système de gestion des affaires.