Ordonnance sur la gestion électronique des affaires dans l'administration fédérale

¹La présente ordonnance s’applique:

a.

aux unités de l’administration fédérale centrale au sens de l’art. 7 de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (OLOGA)³;

b.⁴

aux unités administratives, autorités et organisations visées à l’art. 11, al. 4, de l’ordonnance du 2 avril 2025 sur la numérisation⁵ si elles utilisent le système de gestion des affaires proposé par le service TIC standardisé GEVER (GEVER standardisé).⁶

²Les départements et la Chancellerie fédérale peuvent, par ordonnance, soumettre à la présente ordonnance les unités de l’administration fédérale décentralisée au sens de l’art. 7a OLOGA qui leur sont rattachées si celles-ci ne sont pas autorisées à archiver elles-mêmes leurs documents.

³Les dispositions de la présente ordonnance relatives aux compétences dans l’administration fédérale (section 4) ne s’appliquent qu’en cas d’utilisation de GEVER standardisé.⁷

⁴La présente ordonnance ne s’applique pas lorsqu’un système est soumis à une législation prévoyant des règles différentes.

¹L’administration fédérale traite les informations importantes pour les affaires au moyen de systèmes de gestion électronique des affaires.

²Sont considérées comme importantes pour les affaires les informations nécessaires à la consignation de l’activité de l’administration fédérale au sens de l’art. 22 OLOGA⁸.

³Par système de gestion des affaires, on entend un système informatique visant à assurer le bon déroulement des processus opérationnels et de gérer des documents, correspondance y comprise, au sens de l’art. 57h LOGA.⁹

¹Les unités de l’administration fédérale centrale utilisent GEVER standardisé.

²Elles peuvent en outre utiliser un système de gestion des affaires non standardisé, au sens de la présente ordonnance, pour remplir des tâches spécifiques si les conditions suivantes sont réunies:

a.

GEVER standardisé ne permet pas de remplir ces tâches adéquatement de sorte que l’acquisition, le développement et l’exploitation d’un système non standardisé sont globalement plus avantageux pour la Confédération;

b.

un examen documenté montre que la condition de la let. a est remplie;

c.

le département concerné ou la Chancellerie fédérale a donné son accord.

¹Les informations importantes pour les affaires ne doivent pas être traitées parallèlement dans plusieurs systèmes.

²Elles peuvent être traitées provisoirement hors d’un système de gestion des affaires, notamment en cas de collaboration avec des services externes à l’administration fédérale. Une fois le travail hors du système terminé, elles doivent être replacées dans leurs systèmes respectifs.

¹Les unités administratives numérisent les documents qu’elles reçoivent ou produisent sur support physique, notamment papier, et qui contiennent des informations importantes pour les affaires. Les documents physiques qui, pour des raisons techniques, ne s’y prêtent pas n’ont pas à être numérisés.

²La version numérisée fait foi dans le cadre de la gestion des affaires.

³Les unités administratives détruisent les documents physiques trois mois après leur numérisation. Un document ne doit pas être détruit:

a.

tant que la loi prévoit qu’il doit être conservé;

b.

tant qu’il pourrait vraisemblablement être utile pour apporter des preuves dans le cadre d’une procédure; les unités administratives définissent à cet effet des catégories de documents dans leurs directives d’organisation (art. 10);

c.

tant qu’il est encore utile pour traiter une affaire;

d.

s’ils doivent être conservés en raison de leur valeur historique ou culturelle.

⁴Le lieu d’archivage des documents physiques non détruits est indiqué dans le système de gestion des affaires.

¹Les unités administratives traitent leurs affaires en se fondant notamment sur une gestion régulière de celles-ci, à savoir en enregistrant systématiquement leur progression et en gérant les informations produites.

²Les informations enregistrées pendant le traitement d’une affaire doivent documenter celle-ci de manière complète et fiable.

¹Les unités administratives définissent un système de classement applicable à leurs systèmes de gestion des affaires.

²Les informations sont classées dans des dossiers. Chaque dossier occupe une place univoque dans le système de classement.

³Si nécessaire, un dossier peut être sous-divisé.

¹Le système de classement prend en compte toutes les tâches de l’unité administrative et est organisé selon celles-ci. Il doit permettre un degré de précision adéquat, être adaptable et présenter une systématique.

²L’attribution de métadonnées sur le responsable du dossier, la durée de conservation, la protection des données, la classification, les droits d’accès et la valeur archivistique permet un traitement automatique des informations pendant tout le cycle de vie d’une affaire.

Les informations sans valeur archivistique peuvent être détruites au terme du délai de conservation fixé par l’unité administrative, pour autant qu’aucun autre acte ne prévoie un délai de conservation plus long.

¹Les unités administratives édictent des directives d’organisation.

²Les directives d’organisation règlent l’organisation et la planification de la gestion des affaires en définissant des tâches, des compétences, des processus et des moyens.

³Les unités administratives actualisent leurs directives d’organisation en permanence.

⁴Elles vérifient régulièrement si elles sont respectées.

¹Les informations classifiées CONFIDENTIEL en vertu de l’art. 19 de l’ordonnance du 8 novembre 2023 sur la sécurité de l’information (OSI)¹¹ sont chiffrées dans les systèmes de gestion des affaires.

²Les informations classifiées SECRET en vertu de l’art. 20 OSI ne doivent pas être traitées dans les systèmes de gestion des affaires.

Chaque unité administrative est responsable de la protection des données dans son système de gestion des affaires.

Les systèmes de gestion des affaires journalisent l’accès aux informations, leur impression, leur transfert et les modifications de classification et de droits d’accès.

Les systèmes de gestion des affaires permettent de confirmer des informations par voie électronique, notamment pour confirmer une prise de connaissance, pour requérir une approbation et pour donner son approbation

¹Le chancelier de la Confédération, sur proposition du secteur Transformation numérique et gouvernance de l’informatique de la Chancellerie fédérale (secteur TNI¹⁴) et après avoir entendu la Conférence des secrétaires généraux (CSG), définit la stratégie de la Confédération en matière de gestion des affaires de l’administration fédérale (stratégie GEVER).

²L’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie GEVER sont coordonnées par le secteur TNI.

¹Le Groupe spécialisé GEVER Confédération est composé d’un représentant du Service GEVER Confédération et d’un représentant de chaque département et de la Chancellerie fédérale. Le représentant du Service GEVER Confédération préside le groupe.¹⁶

²Les représentants des départements et de la Chancellerie fédérale doivent:

a.

être responsables de GEVER du point de vue opérationnel dans leur département ou à la Chancellerie fédérale;

b.

représenter leur département ou la Chancellerie fédérale du point de vue des affaires, et

c.

être désigné comme représentant permanent.

³Chaque membre du groupe dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante.

⁴Un représentant des Archives fédérales suisses et un représentant du Centre de services informatiques du Département fédéral de l’économie, de la formation et de la recherche participent aux séances à titre consultatif. D’autres personnes peuvent être invitées à y participer ponctuellement à titre consultatif.¹⁷

⁵Le Groupe spécialisé GEVER Confédération aide le Service GEVER Confédération à:

a.

mettre en œuvre la stratégie GEVER;

b.

évaluer et compiler les exigences relatives aux affaires dans GEVER standardisé;

c.

élaborer et mettre à jour le manuel GEVER.

⁶Il prépare les décisions du secteur TNI relatives à GEVER standardisé, notamment les décisions relatives à la configuration spécialisée et à l’ordre de priorité des exigences relatives aux affaires.¹⁸

¹Le Service GEVER Confédération est rattaché à la Chancellerie fédérale.

²Ses tâches sont notamment les suivantes:¹⁹

a.²⁰

préparer les affaires du Groupe spécialisé GEVER Confédération et exécuter les mandats que ce dernier lui confie dans ce contexte;

b. et c.²¹

…

d.

recueillir au niveau des départements et de la Chancellerie fédérale les demandes concernant les exigences relatives aux affaires dans GEVER standardisé, les évaluer quant à leur contribution à la mise en œuvre de la stratégie GEVER, les compiler et les prioriser à l’intention du Groupe spécialisé GEVER Confédération; prendre en compte du point de vue des affaires les intérêts pour la mise en œuvre des exigences relatives aux affaires dans le service TIC standardisé GEVER;

e.

lancer, accompagner et coordonner l’identification et la mise en œuvre de processus de gestion des affaires impliquant plusieurs unités administratives et de processus de cyberadministration qui peuvent être accomplis entièrement ou partiellement dans GEVER standardisé; aider les unités administratives dans le cadre de telles mises en œuvre et assurer en particulier la mise à jour des configurations nécessaires de GEVER standardisé;

f.

recueillir au niveau des départements et de la Chancellerie fédérale les demandes concernant la configuration spécialisée de GEVER standardisé pour toute l’administration fédérale et élaborer des propositions de modifications à l’intention du Groupe spécialisé GEVER Confédération; prendre en compte les intérêts pour la mise en œuvre de la configuration spécialisée dans GEVER standardisé;

g.

recueillir au niveau des départements et de la Chancellerie fédérale les demandes concernant les exigences relatives aux modèles de documents dans GEVER standardisé, les affiner avec le Service identité visuelle de la Confédération et les services spécialisés et élaborer des propositions de modifications à l’intention du Groupe spécialisé GEVER Confédération; organiser des formations sur l’utilisation des modèles, conseiller et aider les responsables des modèles des départements et de la Chancellerie fédérale lors de la réalisation de modèles spécifiques et assurer la gestion centrale des modèles;

h.

élaborer et mettre à jour le manuel GEVER réunissant à l’intention des unités administratives des recommandations et des rapports d’expériences en lien avec l’utilisation de GEVER standardisé;

i.

organiser des évènements pour favoriser les échanges d’expériences;

j.

élaborer et mettre à jour un matériel didactique utilisable par toutes les unités administratives et le leur mettre à disposition;

k.

élaborer chaque année le rapport d’activité «GEVER Confédération» à l’intention du Conseil fédéral.

³Le Service GEVER Confédération collabore avec des organisations et des partenaires dans le domaine de la gestion électronique des affaires et représente la Confédération auprès de ces organisations.

⁴Il peut constituer des groupes de travail temporaires pour exécuter ses tâches. Les départements et la Chancellerie fédérale nomment leurs représentants.

Sont abrogées:

a.

l’ordonnance GEVER du 30 novembre 2012²²;

b.

les instructions du Département fédéral de l’intérieur du 13 juillet 1999 concernant la gestion des documents dans l’administration fédérale²³.

Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:

…²⁴

¹Les systèmes de gestion des affaires non standardisés qui ne remplissent pas les conditions de l’art. 3, al. 2, peuvent être exploités jusqu’à la fin de leur cycle de vie si, à l’entrée en vigueur de la présente ordonnance:

a.

leur exploitation a déjà commencé, ou

b.

l’arrêt de leur processus de renouvellement ou d’acquisition nécessitait des moyens disproportionnés.

²L’al. 1 n’est pas applicable aux systèmes qui doivent être remplacés par GEVER standardisé dans le cadre du programme GENOVA.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er avril 2020.