Section 1 Dispositions générales

¹La présente ordonnance s’applique:

a.

aux unités de l’administration fédérale centrale au sens de l’art. 7 de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (OLOGA)³;

b.⁴

aux unités administratives, autorités et organisations visées à l’art. 11, al. 4, de l’ordonnance du 2 avril 2025 sur la numérisation⁵ si elles utilisent le système de gestion des affaires proposé par le service TIC standardisé GEVER (GEVER standardisé).⁶

²Les départements et la Chancellerie fédérale peuvent, par ordonnance, soumettre à la présente ordonnance les unités de l’administration fédérale décentralisée au sens de l’art. 7a OLOGA qui leur sont rattachées si celles-ci ne sont pas autorisées à archiver elles-mêmes leurs documents.

³Les dispositions de la présente ordonnance relatives aux compétences dans l’administration fédérale (section 4) ne s’appliquent qu’en cas d’utilisation de GEVER standardisé.⁷

⁴La présente ordonnance ne s’applique pas lorsqu’un système est soumis à une législation prévoyant des règles différentes.

¹L’administration fédérale traite les informations importantes pour les affaires au moyen de systèmes de gestion électronique des affaires.

²Sont considérées comme importantes pour les affaires les informations nécessaires à la consignation de l’activité de l’administration fédérale au sens de l’art. 22 OLOGA⁸.

³Par système de gestion des affaires, on entend un système informatique visant à assurer le bon déroulement des processus opérationnels et de gérer des documents, correspondance y comprise, au sens de l’art. 57h LOGA.⁹

¹Les unités de l’administration fédérale centrale utilisent GEVER standardisé.

²Elles peuvent en outre utiliser un système de gestion des affaires non standardisé, au sens de la présente ordonnance, pour remplir des tâches spécifiques si les conditions suivantes sont réunies:

a.

GEVER standardisé ne permet pas de remplir ces tâches adéquatement de sorte que l’acquisition, le développement et l’exploitation d’un système non standardisé sont globalement plus avantageux pour la Confédération;

b.

un examen documenté montre que la condition de la let. a est remplie;

c.

le département concerné ou la Chancellerie fédérale a donné son accord.

¹Les informations importantes pour les affaires ne doivent pas être traitées parallèlement dans plusieurs systèmes.

²Elles peuvent être traitées provisoirement hors d’un système de gestion des affaires, notamment en cas de collaboration avec des services externes à l’administration fédérale. Une fois le travail hors du système terminé, elles doivent être replacées dans leurs systèmes respectifs.