Section 2 Exigences relatives à la gestion des affaires

¹Les unités administratives numérisent les documents qu’elles reçoivent ou produisent sur support physique, notamment papier, et qui contiennent des informations importantes pour les affaires. Les documents physiques qui, pour des raisons techniques, ne s’y prêtent pas n’ont pas à être numérisés.

²La version numérisée fait foi dans le cadre de la gestion des affaires.

³Les unités administratives détruisent les documents physiques trois mois après leur numérisation. Un document ne doit pas être détruit:

a.

tant que la loi prévoit qu’il doit être conservé;

b.

tant qu’il pourrait vraisemblablement être utile pour apporter des preuves dans le cadre d’une procédure; les unités administratives définissent à cet effet des catégories de documents dans leurs directives d’organisation (art. 10);

c.

tant qu’il est encore utile pour traiter une affaire;

d.

s’ils doivent être conservés en raison de leur valeur historique ou culturelle.

⁴Le lieu d’archivage des documents physiques non détruits est indiqué dans le système de gestion des affaires.

¹Les unités administratives traitent leurs affaires en se fondant notamment sur une gestion régulière de celles-ci, à savoir en enregistrant systématiquement leur progression et en gérant les informations produites.

²Les informations enregistrées pendant le traitement d’une affaire doivent documenter celle-ci de manière complète et fiable.

¹Les unités administratives définissent un système de classement applicable à leurs systèmes de gestion des affaires.

²Les informations sont classées dans des dossiers. Chaque dossier occupe une place univoque dans le système de classement.

³Si nécessaire, un dossier peut être sous-divisé.

¹Le système de classement prend en compte toutes les tâches de l’unité administrative et est organisé selon celles-ci. Il doit permettre un degré de précision adéquat, être adaptable et présenter une systématique.

²L’attribution de métadonnées sur le responsable du dossier, la durée de conservation, la protection des données, la classification, les droits d’accès et la valeur archivistique permet un traitement automatique des informations pendant tout le cycle de vie d’une affaire.

Les informations sans valeur archivistique peuvent être détruites au terme du délai de conservation fixé par l’unité administrative, pour autant qu’aucun autre acte ne prévoie un délai de conservation plus long.

¹Les unités administratives édictent des directives d’organisation.

²Les directives d’organisation règlent l’organisation et la planification de la gestion des affaires en définissant des tâches, des compétences, des processus et des moyens.

³Les unités administratives actualisent leurs directives d’organisation en permanence.

⁴Elles vérifient régulièrement si elles sont respectées.