- a.
- quotidiennement,
aux autorités judiciaires pénales, aux autorités d’exécution, aux autorités compétentes en matière de grâce et aux autorités pénales administratives,
des avis au sens de l’art. 23, al. 1, let. b, LCJ,
lorsqu’est nouvellement saisi un crime, un délit ou une infraction à une loi étrangère commis durant une mise à l’épreuve dont est assorti un sursis, un sursis partiel ou une libération conditionnelle qui n’a pas été révoqué, à moins que 3 ans n’aient passé depuis la fin du délai d’épreuve et que l’autorité à qui l’avis est destiné selon VOSTRA n’ait déjà rendu et saisi une décision ultérieure relative à l’échec de la mise à l’épreuve:
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pour que ces autorités vérifient s’il y a eu échec de la mise à l’épreuve et que, si l’échec de la mise à l’épreuve n’a pas été prononcé, elles prennent la décision et la saisissent dans VOSTRA (décision ultérieure) ou que, si l’avis révèle des données erronées, elles les rectifient;
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- b.
- quotidiennement,
à la direction de la procédure compétente,
des avis au sens de l’art. 23, al. 1, let. c, LCJ,
lorsqu’une procédure pénale en cours est enregistrée depuis plus de 2 ans,
puis, si la procédure n’est pas éliminée manuellement, le même avis à intervalles d’un an au plus:
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pour que cette autorité vérifie si la procédure pénale est toujours pendante et mette à jour les données au besoin;
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- c.
- toutes les semaines,
aux autorités d’exécution des mesures compétentes,
des avis au sens de l’art. 23, al. 1, let. c, LCJ,
lorsque la fin d’une mesure institutionnelle ou d’un traitement ambulatoire n’est pas encore enregistrée dans VOSTRA 5 ans après que la mesure ou le traitement a été ordonné,
puis, au besoin, le même avis à intervalles de 5 ans:
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pour que ces autorités vérifient si la mesure est encore en cours d’exécution et saisissent a posteriori une décision relative à la fin de la mesure, si elle fait défaut (décision ultérieure), en vue du calcul des délais au terme desquels le jugement cesse de figurer sur l’extrait du casier judiciaire au sens de l’art. 30, al. 3, let. b, ou 38, al. 4, let. b, LCJ;
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- d.
- tous les ans,
au Service du casier judiciaire,
des avis signalant qu’une personne inscrite dans VOSTRA a atteint l’âge de 80, 85, 90 ou 95 ans durant l’année concernée:
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pour que ce service vérifie si la personne concernée est encore en vie conformément à l’art. 29, al. 3, LCJ et élimine au besoin son dossier conformément à l’art. 29, al. 1, LCJ;
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- e.
- sans délai,
au Service du casier judiciaire,
des avis au sens de l’art. 23, al. 1, let. d, LCJ,
lorsque la Centrale de compensation (CdC) refuse l’attribution automatique d’un numéro AVS à une identité principale saisie dans VOSTRA ou refuse la modification d’attributs principaux:
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pour que ce service corrige les données d’identification ou attribue les données pénales à une autre personne;
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- f.
- toutes les semaines,
à toutes les autorités chargées de l’exécution de jugements ou de décisions ultérieures concernant une sanction privative de liberté saisis dans VOSTRA,
des avis au sens de l’art. 23, al. 1, let. e, LCJ,
lorsqu’est nouvellement saisie une interdiction d’exercer une activité, une interdiction de contact ou une interdiction géographique prévue par le CP29 ou le CPM30 prononcée en Suisse à l’encontre de la personne concernée, à l’exception des interdictions au sens de l’art. 67, al. 3 ou 4, CP ou de l’art. 50, al. 3 ou 4, CPM prononcées à vie et sans possibilité d’en réduire la durée, ou
lorsqu’est nouvellement saisie une sanction privative de liberté ou la fin de l’exécution d’une sanction privative de liberté à l’encontre d’une personne déjà frappée d’une telle interdiction:
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pour que ces autorités saisissent dans VOSTRA les dates de début et de fin d’exécution de toutes les sanctions privatives de liberté du dossier au sens de l’art. 20, al. 2, LCJ, afin que le système puisse calculer le temps pendant lequel l’interdiction ne court pas selon l’art. 67c, al. 2, CP ou l’art. 50c, al. 2, CPM;
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- g.
- toutes les semaines,
au Service du casier judiciaire,
les avis signalant l’élimination d’un dossier contenant l’indication visée à l’annexe 2, ch. 3.4.5.5:
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pour que ce service détruise les documents qu’il conserve concernant l’approbation de la demande visant le calcul d’un délai pour l’élimination au sens de l’art. 30, al. 2, let. n, in fine, LCJ;
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- h.
- au moins tous les ans,
aux autorités compétentes en matière d’exécution des expulsions,
les avis signalant tous les jugements suisses dans lesquels est prononcée une expulsion et pour lesquels aucune date de départ n’est enregistrée dans VOSTRA 5 ans après que l’expulsion a été ordonnée:
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pour que ces autorités saisissent dans VOSTRA les données relatives à l’exécution concernant le début de la durée de l’expulsion (annexe 2, ch. 3.4.5.2 et 3.4.5.3);
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- i.
- toutes les semaines,
au Service du casier judiciaire,
les avis signalant qu’une nouvelle confiscation a été enregistrée:
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pour que ce service vérifie les conditions d’enregistrement au sens de l’art. 20, al. 2, let. b, et transmette les copies électroniques des jugements au sens de l’art. 61 LCJ et de l’art. 57 de la présente ordonnance;
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- j.
- toutes les semaines,
au Service du casier judiciaire,
les avis signalant qu’un jugement a été saisi sans qu’aucune règle de calcul du délai pour l’élimination des données ait été programmée:
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pour que ce service vérifie que les données sont complètes;
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- k.
- toutes les semaines,
aux autorités qui ont saisi un jugement ou une décision ultérieure après l’entrée en vigueur de la présente ordonnance,
les avis signalant qu’il manque une copie devant être enregistrée selon l’art. 22 LCJ et l’art. 23, al. 1, de la présente ordonnance:
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pour que ces autorités enregistrent a posteriori les copies visées par l’art. 22 LCJ et par l’art. 23 de la présente ordonnance;
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- l.
- tous les deux mois,
au Service du casier judiciaire,
les avis signalant qu’une infraction enregistrée dans VOSTRA comme «infraction à une loi étrangère» a été commise pendant un délai d’épreuve au sens de l’art. 40, al. 3, let. c, LCJ:
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pour que ce service transpose l’infraction en droit suisse, afin que le système reconnaisse correctement un échec de la mise à l’épreuve par suite d’un crime ou d’un délit, dans le cas des jugements dans lesquels est prononcée une amende visés à l’art. 40, al. 3, let. c, LCJ;
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- m.
- quotidiennement,
au Service du casier judiciaire,
les avis signalant qu’un verdict de culpabilité sans peine ou l’exemption de toute peine complémentaire a été prononcé en même temps qu’une autre sanction ayant un effet sur le calcul des délais dans un jugement suisse rendu à l’encontre d’un adulte ou portant sur des infractions commises avant et après les 18 ans de l’auteur sanctionnant au moins un crime ou un délit et au moins une contravention:
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pour que ce service vérifie les conditions d’enregistrement au sens de l’art. 40, al. 1, let. b, ch. 1, LCJ;
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- n.
- quotidiennement,
au Service du casier judiciaire,
les avis signalant qu’une interdiction d’exercer une activité, une interdiction de contact ou une interdiction géographique a été prononcée dans un jugement suisse portant sur des infractions commises avant et après les 18 ans de l’auteur et dont celles commises en tant qu’adulte ne sont que des contraventions:
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pour que ce service vérifie les conditions d’enregistrement au sens de l’art. 40, al. 1, let. b, ch. 2, LCJ;
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- o.
- quotidiennement,
à la direction de la procédure qui mène une procédure pénale en cours déjà saisie,
les avis signalant qu’une autre direction de la procédure a nouvellement saisi dans VOSTRA une procédure pénale à l’encontre de la même personne:
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pour améliorer la coordination des procédures et pour que cette autorité vérifie l’exactitude des données dont elle dispose.
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