Section 2 Traitement des données

¹Les données personnelles ne peuvent être traitées que dans les limites du but assigné par chacune des annexes.

²La collecte de données personnelles doit être reconnaissable par les personnes concernées.

³Les collaborateurs de l’OFDF disposent des autorisations de traitement des données dont ils ont besoin pour exécuter leurs tâches, sauf disposition contraire dans l’annexe concernée.

¹L’OFDF peut créer et gérer des plates-formes pour l’exploitation des données tirées des systèmes d’information visés par la présente ordonnance.

²Les données ne peuvent être exploitées qu’à des fins statistiques, pour l’établissement d’analyses des risques et pour servir de base de soutien à la direction et au pilotage de l’OFDF.

¹L’OFDF communique les données tirées des systèmes d’information à d’autres autorités en Suisse ainsi qu’à des tiers lorsqu’une telle obligation d’informer est prévue par la loi.

²La communication des données par procédure d’appel n’est possible que si l’annexe concernée le prévoit expressément.

Les droits des personnes concernées, en particulier le droit d’accès aux données, à leur rectification et à leur destruction, sont régis par la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données¹¹ et ses dispositions d’exécution.

Les données inexactes et celles qui ne sont pas conformes à la présente ordonnance doivent être corrigées ou détruites d’office.

¹Les données contenues dans les systèmes d’information sont conservées pendant cinq ans au plus après leur saisie, pour autant que l’annexe concernée ne prévoie pas un autre délai.

²Elles sont détruites à l’expiration du délai de conservation, à moins qu’elles ne soient archivées.

³Les données tirées de systèmes d’information dont l’exploitation a été abandonnée sont conservées pendant cinq ans au plus après leur saisie. Elles sont ensuite détruites, à moins qu’elles ne soient archivées.

Les données dont on n’a plus besoin et les données dont le délai de conservation a expiré sont proposées aux Archives fédérales. La proposition, l’évaluation et la livraison des données sont régies par la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage¹².

¹La sécurité des données est régie par les art. 1 à 4 et 6 de l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données¹³ et par l’ordonnance du 8 novembre 2023 sur la sécurité de l’information¹⁴.¹⁵

²Les données, les programmes et les documentations qui y sont rattachés doivent être protégés contre tout traitement non autorisé, la destruction et le vol. Ils doivent pouvoir être restaurés.

³L’office compétent de l’OFDF configure l’accès aux divers systèmes d’information pour chaque utilisateur avec des profils d’utilisateur, des mots de passe et des logins individuels en concertation avec l’OFIT, de telle sorte que les systèmes d’information soient utilisés dans les seules limites des compétences de chaque utilisateur. Les mots de passe communs et les logins collectifs ne sont admis qu’exceptionnellement.

⁴L’OFDF édicte en concertation avec l’OFIT des prescriptions relatives aux mesures organisationnelles et techniques assurant la sécurité des données et veille à ce que le traitement de données soit automatiquement enregistré.

¹Les données personnelles ne peuvent être utilisées pour l’établissement de rapports et de statistiques que si l’annexe concernée le prévoit.

²Les données personnelles peuvent être traitées uniquement à des fins de contrôle et de planification internes des affaires.

³Les données utilisées ou publiées à des fins statistiques ne doivent pas permettre de tirer des conclusions sur les personnes concernées.

⁴Le délai en matière de conservation et de destruction des résultats du traitement est régi par l’art. 10.

¹L’exploitation des sites Intranet et Internet de l’OFDF peut requérir le traitement par l’OFDF de données relatives à des personnes qui utilisent ces sites (log-files).

²Les données personnelles ne peuvent être traitées que pour cette exploitation et pas plus longtemps que nécessaire. Elles doivent être détruites ou rendues anonymes au terme de l’exploitation.