RS 235.25 · Droit privé - Procédure civile - Exécution

Ordonnance sur le système de traitement des données «e-vent» de Communication DFAE

Ordonnance du 17 octobre 2018 sur le système de traitement des données «e-vent» de Communication DFAE (Ordonnance «e-vent»)

En vigueur au 1er avril 2026Vérifié sur Fedlex le 6 octobre 2026
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Articles
14
Version en vigueur depuis
1er avril 2026
Adoption
17 octobre 2018

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)2,3

arrête:

Notes du préambule
  1. Nouvelle teneur selon le ch. II 2 de l’O du 11 fév. 2026, en vigueur depuis le 1 avr. 2026 (RO 2026 93).
  2. RS 172.010
  3. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 33 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) de la division Communication du Département fédéral des affaires étrangères (Communication DFAE), rattachée au Secrétariat général du DFAE.

Historique et notes (1)
  1. Nouvelle teneur selon le ch. II 2 de l’O du 11 fév. 2026, en vigueur depuis le 1er avr. 2026 (RO 2026 93).

Art. 2 But

Le système permet à la Communication DFAE5 d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.

Historique et notes (1)
  1. Nouvelle expression selon le ch. II 2 de l’O du 11 fév. 2026, en vigueur depuis le 1er avr. 2026 (RO 2026 93). Il a été tenu compte de cette mod. dans tout le texte.

Art. 4 Structure

Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.

Section 2 Données et traitement des données

Art. 5 Personnes et données traitées

1Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.

2L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.

Art. 6 Provenance des données et droits de traitement

1Les données sont saisies par les participants ou par la Communication DFAE.

2Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.

3La Communication DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.

4Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

5Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.

6Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.

Art. 7 Documents

Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.

Art. 8 Conservation, archivage et destruction des données

1Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.

2Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 3 Exploitation et droits d’accès

Art. 9 Exploitation technique et administration du système

1Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.

2L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.

3Le responsable du programme est rattaché à la Communication DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.

Art. 10 Attribution des droits d’accès

1Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.

2La Communication DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Section 4 Sécurité des données

Art. 11 Devoir de diligence

1La Communication DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.

2Elle s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.

Art. 12 Règlement relatif au traitement des données

La Communication DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.

Art. 13 Journalisation

1Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.6

Historique et notes (1)
  1. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 33 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 5 Entrée en vigueur

Art. 14

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.

Annexe

(art. 5, al. 2)

Données personnelles saisies dans le système
1.
Nom(s)
2.
Nom(s) figurant sur le passeport
3.
Prénom(s)
4.
Prénom(s) figurant sur le passeport
5.
Titre (académique)
6.
Titre (fonction professionnelle ou officielle)
7.
Formule de civilité
8.
Entreprise
9.
Sexe
10.
Date de naissance
11.
Lieu de naissance
12.
Nationalité(s)
13.
Délégation / pays / organisation représentés
14.
Adresse(s) électronique(s)
15.
Numéro de téléphone fixe
16.
Numéro de téléphone portable
17.
Numéro de fax
18.
Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)
19.
Pays
20.
Site web
21.
Type de correspondance souhaité (lettre / courriel)
22.
Adresse de facturation
23.
Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)
24.
Rang militaire
25.
Rang civil
26.
Fonction occupée
27.
Employeur
28.
Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel
29.
Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel
30.
Langue de correspondance
31.
Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert)
32.
Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance, date d’expiration)
33.
Visa nécessaire
34.
Numéro et date d’expiration de la carte de crédit
35.
Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)
36.
Nom de l’accompagnant/e
37.
Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeuners, déjeuners, dîners, excursions)
38.
Thèmes des ateliers
39.
Photo
40.
Sponsoring: oui / non
41.
Justification du sponsoring
42.
Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite
43.
Participation à des conférences organisées précédemment

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