Section 3 Droits d’accès et traitement de données

¹Les collaborateurs de fedpol peuvent consulter IPAS en ligne s’ils ont besoin de données qui y sont enregistrées pour accomplir les tâches qui leur incombent en vertu de la loi.

²Les droits d’accès sont réglés à l’annexe 2.

¹Fedpol peut, dans le cadre de l’entraide administrative, communiquer sur demande des informations enregistrées dans IPAS aux autorités suivantes, pour autant que cela soit nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches légales:³

a.

les autorités de police ou de poursuite pénale fédérales, cantonales et étrangères;

b.

les bureaux centraux nationaux Interpol et le Secrétariat général d’Interpol;

c.⁴

les services du Secrétariat d’État aux migrations compétents pour l’identification des requérants d’asile et des personnes à protéger, et pour l’accomplissement des tâches prévues par la loi fédérale du 16 décembre 2005 sur le séjour et l’établissement des étrangers⁵ et la loi du 20 juin 2014 sur la nationalité suisse⁶;

d.

Europol;

e.

les services compétents de l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières⁷;

f.

les représentations de la Suisse à l’étranger compétentes pour la délivrance de visas;

g.⁸

le Service de renseignement de la Confédération dans le cadre de ses activités selon la LMSI;

h.⁹

le Service du casier judiciaire de l’Office fédéral de la justice pour l’identification de personnes enregistrées dans le casier judiciaire informatique VOSTRA lorsque l’on soupçonne une erreur dans la mise en relation entre des données et des personnes;

i.¹⁰

les services centraux des cantons pour la clarification des conditions légales requises pour l’effacement de profils d’ADN selon les art. 16 à 19 de la loi du 20 juin 2003 sur les profils d’ADN¹¹ et pour l’effacement des données signalétiques biométriques selon les art. 17 à 21 de l’ordonnance du 6 décembre 2013 sur le traitement des données signalétiques biométriques¹².

²Sont réservées les dispositions légales régissant le traitement des données signalétiques, les données Interpol, Europol, N-SIS et les données relatives à la recherche de personnes disparues et de documents d’identité perdus.¹³

¹Lors de la communication de données enregistrées dans IPAS, les interdictions portant sur l’utilisation doivent être respectées. Fedpol ne peut communiquer à des autorités étrangères visées à l’art. 7 des données concernant des demandeurs d’asile, des réfugiés ou des personnes provisoirement admises qu’après consultation de l’office fédéral compétent.

²Fedpol refuse la communication de données enregistrées dans IPAS si des intérêts prépondérants publics ou privés s’y opposent. Les données qui ne sont pas destinées à être communiquées doivent être signalées comme telles dans IPAS.

³Lors de toute communication de données enregistrées dans IPAS, le destinataire doit être informé de la nature, de la fiabilité et de l’actualité des données. Il ne peut les utiliser que dans le but en vue duquel elles lui ont été communiquées. Il doit être prévenu des restrictions d’utilisation et du fait que fedpol se réserve le droit d’exiger des informations sur l’utilisation qui aura été faite de ces données.

⁴La communication de données, ainsi que le destinataire, l’objet et le motif de cette communication doivent être enregistrés dans IPAS.

⁵Fedpol définit les modalités détaillées de la communication dans le règlement sur le traitement des données visé à l’art. 2.

¹Les données enregistrées dans IPAS en relation avec des données dactyloscopiques mémorisées dans le système automatique d’identification des empreintes digitales (ordonnance du 6 décembre 2013 sur le traitement des données signalétiques biométriques¹⁴) ou en relation avec des profils d’ADN mémorisés dans le système d’information fondé sur les profils d’ADN (ordonnance du 3 décembre 2004 sur les profils d’ADN¹⁵) sont effacées en même temps que les données correspondantes stockées dans ces systèmes d’information.¹⁶

^1bisSont exclues de l’effacement selon l’al. 1 les affaires «hit» conformément à l’annexe 1. Elles restent enregistrées aussi longtemps qu’une affaire portant un numéro de contrôle du processus de catégorie AFIS ou ADN subsiste dans IPAS. Après l’effacement des dernières données des catégories AFIS ou ADN encore enregistrées, l’affaire «hit» reste enregistrée encore pendant cinq ans au plus dans IPAS.¹⁷

²Lors de l’effacement de profils d’ADN, les autres données relatives à la personne concernée, conservées dans IPAS, sont effacées si aucun autre matériel signalétique ne se rapporte à la même personne. Lorsque les autres données conservées dans IPAS ne peuvent pas être effacées, la note portant sur l’existence d’un profil d’ADN doit être effacée en même temps que le profil d’ADN.

³Le numéro de contrôle du processus est effacé lorsque la Confédération ne conserve plus aucune donnée signalétique relative à la personne concernée.

⁴Les données des catégories Recherche de personnes disparues et Documents d’identité du système principal sont effacées 50 ans après la première saisie. Les données saisies dans la catégorie Recherche de personnes disparues peuvent être conservées aussi longtemps que les personnes n’ont pas été trouvées, mais au plus tard jusqu’au moment où elles auraient atteint 99 ans.

⁵Les données de la catégorie Interpol sont effacées après dix ans.

⁶Les données de la catégorie Europol sont effacées conformément à l’art. 9, ch. 8, de l’Accord du 24 septembre 2004 entre la Suisse et l’Office européen de la police¹⁸.

⁷Les données saisies dans le N-SIS qui sont transmises à titre d’informations supplémentaires dans le cadre de la coopération avec d’autres États Schengen sont effacées conformément à l’art. 45 de l’ordonnance N-SIS du 7 mai 2008¹⁹.

⁸Les données qui figurent dans le système de gestion des affaires et des dossiers et ne présentent aucun lien avec d’autres catégories sont effacées après trois ans.

Les procès-verbaux de journalisation des effacements sont conservés durant un an à compter de l’effacement des données, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées. Ils ne peuvent être consultés que par le conseiller à la protection des données de l’office et ne peuvent être utilisés que pour la surveillance du respect des dispositions relatives à la protection des données.

Conformément à l’art. 38 de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD)²², la remise de données du système d’information aux Archives fédérales est régie par la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage²³.