Ordonnance sur la communication électronique dans le cadre de procédures administratives (OCEl-PA)

¹La présente ordonnance règle les modalités de la communication par voie électronique entre une partie et l’autorité administrative fédérale (autorité) dans le cadre de procédures régies par la PA.

²Elle s’applique à la communication:

a.

des écrits d’une partie relatifs à l’adoption d’une décision au sens de l’art. 5 PA;

b.

de décisions au sens de l’art. 5 PA.

Par plateformes reconnues de messagerie sécurisée (plateformes) on entend celles qui le sont conformément à l’art. 3 de l’ordonnance du 18 juin 2010 sur la communication électronique dans le cadre de procédures civiles et pénales et de procédures en matière de poursuite pour dettes et de faillite⁴.

¹Les écrits peuvent être communiqués par voie électronique à toute autorité.

²et ³ …⁵

¹La Chancellerie fédérale publie sur internet un répertoire des adresses des autorités.

²Le répertoire indique pour chaque autorité:

a.

l’adresse internet;

b.

l’adresse où les écrits peuvent être envoyés par voie électronique;

c.

les canaux de communication autorisés par l’autorité tels qu’une plateforme reconnue, un site de saisie en ligne ou le courrier électronique ordinaire;

d.

les formats autorisés pour la communication;

e.

les types de documents qui doivent être transmis sur support papier en sus de leur communication par voie électronique;

f.⁶

l’adresse où figurent les certificats contenant les clés cryptographiques publiques qui doivent être utilisées pour chiffrer les écrits qui lui sont envoyés et pour vérifier sa signature électronique.

³…⁷

⁴La Chancellerie fédérale peut régler l’introduction des inscriptions dans le répertoire et leur actualisation.

¹Les parties communiquent leurs écrits et les pièces annexées à ceux-ci dans le format spécifié dans le répertoire pour le canal de communication utilisé.

²Si un écrit ou une pièce annexe ne peut pas être consulté par l’autorité, celle-ci impartit à la partie un court délai:

a.

pour réexpédier les écrits ou documents sous un format qu’elle spécifie, ou

b.

pour lui remettre, après impression, tout ou partie des écrits et pièces annexes selon les modalités prévues à l’art. 21 PA.

³Lorsque la communication ne passe pas par une plateforme reconnue, l’autorité veille à assurer de manière adéquate la protection des données personnelles pendant la communication sur les canaux qu’elle autorise. L’envoi par courrier électronique ordinaire doit être chiffré avec la clé publique de chiffrement qui est indiquée dans le répertoire.

⁴Les dispositions particulières de l’Institut de la propriété intellectuelle pour les communications qui lui sont adressées sont réservées.

¹Le moment déterminant pour l’observation d’un délai est celui où la plateforme de messagerie utilisée par les parties à la procédure délivre la quittance qui établit qu’elle a reçu l’écrit à l’attention de l’autorité (quittance de dépôt).

²Le Département fédéral de justice et police règle la manière de consigner dans la quittance le moment du dépôt.

¹Une signature électronique qualifiée (art. 21a, al. 2, PA) n’est pas requise lorsque l’identification de l’expéditeur et l’intégrité de la communication sont assurées de manière adéquate par d’autres moyens. Est réservé le cas où le droit fédéral exige qu’un document spécifique soit signé.

²Si la signature électronique requise fait défaut, l’autorité peut impartir à la partie un délai pour corriger ce vice. La partie le corrige soit en réitérant l’envoi avec une signature électronique qualifiée, soit en expédiant selon les modalités prévues à l’art. 21 PA l’écrit muni de sa signature manuscrite.

Le certificat qualifié contenant la clé cryptographique publique est joint à l’envoi s’il n’est pas accessible sur la plateforme utilisée par l’autorité ni mentionné dans l’annuaire du fournisseur de services de certification reconnu (art. 12, al. 2, de la loi du 18 mars 2016 sur la signature électronique, SCSE¹¹).

¹L’autorité peut notifier par voie électronique une décision à une partie à condition qu’elle ait expressément accepté cette forme de communication dans la procédure en cause.

²Toute personne qui est régulièrement partie à une procédure devant une autorité déterminée ou qui représente régulièrement des parties devant elle peut demander à cette autorité de lui notifier par voie électronique les décisions afférentes à une procédure donnée ou à l’ensemble des procédures.

^2bisToute personne peut demander à une autorité de lui notifier les factures à caractère de décision par voie électronique. Les factures à caractère de décision sont des décisions qui visent principalement à constater l’obligation de payer un certain montant et qui sont envoyées avec la facture.¹²

³L’acceptation peut être révoquée en tout temps.

⁴L’acceptation et la révocation doivent être communiquées par écrit; il n’est pas nécessaire qu’elles soient signées.

¹La notification passe par une plateforme reconnue.

²L’autorité peut utiliser un autre mode de transmission s’il permet, de manière adéquate:

a.

d’assurer l’identification du destinataire;

b.

d’enregistrer de manière précise le moment de la notification, et

c.¹³

de protéger la communication jusqu’au destinataire de toute modification et de toute prise de connaissance par des personnes non autorisées.

^2bisContrairement à ce que prévoit l’al. 2, let. b, le moment de la notification de factures électroniques à caractère de décision ne doit pas être enregistré. Ces factures sont notifiées par l’intermédiaire des prestataires habituels pour l’échange électronique de factures:

a.

dans un système comptable du destinataire;

b.

dans la banque électronique du destinataire.¹⁴

³Les décisions sont transmises en format PDF/A, les pièces annexées en format PDF. Les factures électroniques à caractère de décision sont transmises en format PDF ainsi que sous forme de données structurées.¹⁵

⁴Les décisions sont munies d’un cachet électronique réglementé ou d’une signature électronique qualifiée (art. 2, let. d et e, SCSE¹⁶).¹⁷

⁵…¹⁸

⁶…¹⁹

¹Si l’envoi a lieu dans une boîte postale électronique du destinataire, la notification est réputée avoir lieu au moment où l’envoi est téléchargé par celui-ci.

²Si l’envoi a lieu dans une boîte postale électronique du destinataire qui a été ouverte, après identification du détenteur, sur une plateforme reconnue, le dépôt de l’envoi dans cette boîte postale électronique est réputé être une première tentative infructueuse de distribution au sens de l’art. 20, al. 2^bis, PA.

³Les factures électroniques à caractère de décision sont réputées notifiées 30 jours après réception d’un paiement.²⁰

¹Si le destinataire d’une facture électronique à caractère de décision n’a effectué aucun paiement 30 jours après la date de l’envoi, une nouvelle décision lui est adressée sous forme de document imprimé avec accusé de réception, ou selon l’art. 9, al. 1 ou 2.

²Dans ce cas, l’envoi de la facture électronique n’est pas pris en considération pour déterminer le moment de la notification.

¹Les parties peuvent exiger que l’autorité leur notifie également par voie électronique les décisions qui leur ont été notifiées sous une autre forme.

²L’autorité joint au document électronique l’attestation selon laquelle celui-ci est conforme à la décision.

¹L’autorité vérifie la signature électronique quant à:

a.

l’intégrité du document;

b.

l’identité du signataire;

c.

la validité et la qualité de la signature électronique, y compris celles d’éventuels attributs ayant une portée juridique;

d.

la date et l’heure de la signature électronique, y compris la qualité de ces informations.

²Elle joint au document imprimé le résultat de la vérification de la signature et l’attestation selon laquelle ce document est conforme à l’écrit communiqué par voie électronique.

³L’attestation est datée et signée, avec indication de l’identité de la personne qui l’a signée.

L’ordonnance du 17 octobre 2007 sur la communication électronique dans le cadre d’une procédure administrative²² est abrogée.

…²³

¹La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er janvier 2011.

²Les art. 3, al. 2 et 3, et 4, al. 3, ont effet jusqu’au 31 décembre 2016.

Pour les décisions notifiées en masse et les factures électroniques à caractère de décision (art. 9, al. 5), l’apposition d’une signature électronique avancée (art. 2, let. b, SCSE²⁵), basée sur un certificat émanant d’un fournisseur reconnu, est suffisante jusqu’au 31 décembre 2018.