Section 2 Traitement des données

¹Sont traitées dans E-VERA les données relatives aux personnnes ci‑après:

a.

Suisses de l’étranger;

b.

époux et partenaires enregistrés de personnes visées à la let. a;

c.

enfants de personnes visées aux let. a et b;

d.

parents étrangers de Suisses de l’étranger mineurs;

e.

personnes et leurs proches pour lesquels la Suisse assume des fonctions de protection ou pour lesquels elle assure la protection d’intérêts étrangers.

²Le traitement des données s’effectue conformément à l’annexe 1.

¹Toutes les données sont saisies dans E-VERA par les représentations. Le système attribue automatiquement un numéro à toute personne qui y est saisie.

^1bisLes communes suisses peuvent transmettre sous forme électronique à E-VERA les annonces des personnes visées à l’art. 5, let. a à d, qui partent à l’étranger (art. 12, al. 4, LSEtr) ou qui rentrent en Suisse (art. 13, al. 3, LSEtr). Les données relatives au retour en Suisse sont reprises dans E-VERA.⁶

^1terE-VERA vérifie si les données relatives à l’identité de la personne saisies dans le système correspondent à celles qui figurent dans le registre de l’état civil (art. 39 CC⁷). Les données saisies dans E-VERA de manière erronée y sont corrigées et, le cas échéant, complétées.⁸

²Les numéros AVS saisis dans E-VERA sont vérifiés conformément aux art. 133^bis et 134^quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants⁹ et, le cas échéant, corrigés. La Centrale de compensation (CdC) attribue un numéro AVS aux personnes qui n’en ont pas.¹⁰

³E-VERA vérifie par consultation en ligne si les personnes qui y sont saisies sont inscrites dans le système de recherches informatisées de police (RIPOL) en raison d’un crime ou d’un délit. Le résultat de la consultation n’est pas enregistré dans E‑VERA.

¹Les représentations et la DC disposent de tous les droits de traitement pour l’ensemble des données figurant dans E-VERA.

²Les personnes visées à l’art. 5 peuvent consulter les données mentionnées à l’annexe 1 qui les concernent ou qui concernent leurs proches vivant dans le même foyer conformément aux droits dont elles disposent pour accéder au guichet en ligne; ce dernier leur permet en outre de requérir des prestations consulaires, de demander que des données inexactes ou périmées soient modifiées et de transmettre des documents par voie électronique.¹¹

³Les services énumérés ci-après peuvent consulter en ligne les données mentionnées à l’annexe 1 pour les motifs suivants:

a.¹²

la division Protection des données, sécurité de l’information et accès à l’information DFAE: pour la fourniture de renseignements en réponse à des demandes concernant son domaine de compétence;

b.

l’Audit interne DFAE: pour la préparation et la réalisation d’audits dans les représentations à l’étranger;

c.¹³

…

d.

le Bureau des passeports DFAE: pour l’identification des titulaires de passeports diplomatiques ou de service à l’étranger;

e.

la CSC: pour l’accomplissement des tâches prévues par la loi dans le domaine de l’AVS/AI;

f.

la CdC: pour l’attribution du numéro AVS.

⁴L’unité Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

⁵Les autorités responsables du registre électoral disposent des droits nécessaires pour obtenir, sur le guichet en ligne, les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote.¹⁴

¹Les représentations et la DC peuvent communiquer à des services de sauvetage, des représentations étrangères et des autorités locales les données saisies dans E‑VERA concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe, si cela est dans l’intérêt de ces dernières.

²Les données mentionnées à l’annexe 1 sont transmises automatiquement et sous forme chiffrée aux services énumérés ci-après:

a.¹⁵

l’Office fédéral de la statistique: dans le cadre de l’ordonnance du 30 avril 2025 sur la statistique fédérale¹⁶ et de l’ordonnance du 21 novembre 2007 sur l’harmonisation des registres¹⁷;

b.

la CSC: pour la réalisation des mutations signalées par les représentations et qui concernent des dossiers gérés par la CSC;

c.

la CdC: pour la vérification et l’attribution du numéro AVS.

³Les représentations et la DC peuvent également communiquer des données saisies dans E-VERA à d’autres autorités, si ces dernières ont besoin de ces données pour accomplir leurs tâches.

⁴Les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote sont transmises de manière automatique et chiffrée aux autorités responsables du registre électoral, ou mises à leur disposition au moyen du guichet en ligne.¹⁸

Les documents traités dans E-VERA sont classés dans le système de gestion des affaires pertinent. Une fois traités, ils sont effacés d’E-VERA.

¹Les données relatives à une personne sont détruites cinq ans après la saisie de l’une des indications énumérées ci-après, mais au plus tard après que la personne concernée a atteint l’âge de 115 ans:²¹

a.

départ annoncé;

b.

personne décédée;

c.

enfant mort-né;

d.

décès sans acte de décès;

e.

personne disparue.

²Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.