RS 235.22 · Droit privé - Procédure civile - Exécution

Ordonnance sur le système d’information E-VERA (O E-VERA)

Ordonnance du 17 août 2016 sur le système d’information E-VERA

En vigueur au 1er avril 2026Vérifié sur Fedlex le 6 octobre 2026
PDF officiel Voir sur Fedlex
Articles
19
Version en vigueur depuis
1er avril 2026
Adoption
17 août 2016

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 29, al. 1, let. a, de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères1,
vu l’art. 63, al. 2, de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l’étranger (LSEtr)2,3

arrête:

Notes du préambule
  1. RS 235.2
  2. RS 195.1
  3. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information E-VERA (E-VERA) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2 But du système d’information

E-VERA permet au DFAE de remplir ses tâches consulaires au sein des représentations suisses à l’étranger (représentations) et de la Direction consulaire (DC), en particulier pour:

a.
la tenue du registre des Suisses de l’étranger;
b.
la communication avec les Suisses de l’étranger;
c.
la gestion et l’envoi de publications;
d.
l’établissement de relevés et de statistiques;
e
la gestion de crises et de catastrophes;
f.
le concours prêté à la Caisse suisse de compensation (CSC) dans le cadre de l’assurance facultative conformément à l’art. 2 de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS)4 et à l’art. 3 de l’ordonnance du 26 mai 1961 concernant l’assurance-vieillesse, survivants et invalidité facultative (OAF)5.
Historique et notes (2)
  1. RS 831.10
  2. RS 831.111

Art. 4 Structure

E-VERA consiste en une base de données et un guichet en ligne.

Section 2 Traitement des données

Art. 5 Personnes saisies dans E-VERA

1Sont traitées dans E-VERA les données relatives aux personnnes ci‑après:

a.
Suisses de l’étranger;
b.
époux et partenaires enregistrés de personnes visées à la let. a;
c.
enfants de personnes visées aux let. a et b;
d.
parents étrangers de Suisses de l’étranger mineurs;
e.
personnes et leurs proches pour lesquels la Suisse assume des fonctions de protection ou pour lesquels elle assure la protection d’intérêts étrangers.

2Le traitement des données s’effectue conformément à l’annexe 1.

Art. 6 Saisie et vérification des données

1Toutes les données sont saisies dans E-VERA par les représentations. Le système attribue automatiquement un numéro à toute personne qui y est saisie.

1bisLes communes suisses peuvent transmettre sous forme électronique à E-VERA les annonces des personnes visées à l’art. 5, let. a à d, qui partent à l’étranger (art. 12, al. 4, LSEtr) ou qui rentrent en Suisse (art. 13, al. 3, LSEtr). Les données relatives au retour en Suisse sont reprises dans E-VERA.6

1terE-VERA vérifie si les données relatives à l’identité de la personne saisies dans le système correspondent à celles qui figurent dans le registre de l’état civil (art. 39 CC7). Les données saisies dans E-VERA de manière erronée y sont corrigées et, le cas échéant, complétées.8

2Les numéros AVS saisis dans E-VERA sont vérifiés conformément aux art. 133bis et 134quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants9 et, le cas échéant, corrigés. La Centrale de compensation (CdC) attribue un numéro AVS aux personnes qui n’en ont pas.10

3E-VERA vérifie par consultation en ligne si les personnes qui y sont saisies sont inscrites dans le système de recherches informatisées de police (RIPOL) en raison d’un crime ou d’un délit. Le résultat de la consultation n’est pas enregistré dans E‑VERA.

Historique et notes (5)
  1. Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
  2. RS 210
  3. Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
  4. RS 831.101
  5. Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 11 de l’O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le 1er janv. 2022 (RO 2021 800).

Art. 7 Droits de traitement

1Les représentations et la DC disposent de tous les droits de traitement pour l’ensemble des données figurant dans E-VERA.

2Les personnes visées à l’art. 5 peuvent consulter les données mentionnées à l’annexe 1 qui les concernent ou qui concernent leurs proches vivant dans le même foyer conformément aux droits dont elles disposent pour accéder au guichet en ligne; ce dernier leur permet en outre de requérir des prestations consulaires, de demander que des données inexactes ou périmées soient modifiées et de transmettre des documents par voie électronique.11

3Les services énumérés ci-après peuvent consulter en ligne les données mentionnées à l’annexe 1 pour les motifs suivants:

a.12
la division Protection des données, sécurité de l’information et accès à l’information DFAE: pour la fourniture de renseignements en réponse à des demandes concernant son domaine de compétence;
b.
l’Audit interne DFAE: pour la préparation et la réalisation d’audits dans les représentations à l’étranger;
c.13
…
d.
le Bureau des passeports DFAE: pour l’identification des titulaires de passeports diplomatiques ou de service à l’étranger;
e.
la CSC: pour l’accomplissement des tâches prévues par la loi dans le domaine de l’AVS/AI;
f.
la CdC: pour l’attribution du numéro AVS.

4L’unité Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

5Les autorités responsables du registre électoral disposent des droits nécessaires pour obtenir, sur le guichet en ligne, les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote.14

Historique et notes (4)
  1. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
  2. Nouvelle teneur selon le ch. II 1 de l’O du 11 fév. 2026, en vigueur depuis le 1er avr. 2026 (RO 2026 93).
  3. Abrogée par le ch. II 1 de l’O du 11 fév. 2026, avec effet au 1er avr. 2026 (RO 2026 93).
  4. Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

Art. 8 Communication de données

1Les représentations et la DC peuvent communiquer à des services de sauvetage, des représentations étrangères et des autorités locales les données saisies dans E‑VERA concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe, si cela est dans l’intérêt de ces dernières.

2Les données mentionnées à l’annexe 1 sont transmises automatiquement et sous forme chiffrée aux services énumérés ci-après:

a.15
l’Office fédéral de la statistique: dans le cadre de l’ordonnance du 30 avril 2025 sur la statistique fédérale16 et de l’ordonnance du 21 novembre 2007 sur l’harmonisation des registres17;
b.
la CSC: pour la réalisation des mutations signalées par les représentations et qui concernent des dossiers gérés par la CSC;
c.
la CdC: pour la vérification et l’attribution du numéro AVS.

3Les représentations et la DC peuvent également communiquer des données saisies dans E-VERA à d’autres autorités, si ces dernières ont besoin de ces données pour accomplir leurs tâches.

4Les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote sont transmises de manière automatique et chiffrée aux autorités responsables du registre électoral, ou mises à leur disposition au moyen du guichet en ligne.18

Historique et notes (4)
  1. Nouvelle teneur selon l’annexe 3 ch. 4 de l’O du 30 avr. 2025 sur la statistique fédérale, en vigueur depuis le 1er juin 2025 (RO 2025 318).
  2. RS 431.011
  3. RS 431.021
  4. Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

Art. 8a Traitement des documents

Les documents traités dans E-VERA sont classés dans le système de gestion des affaires pertinent. Une fois traités, ils sont effacés d’E-VERA.

Historique et notes (1)
  1. Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

Art. 9 Destruction des données

1Les données relatives à une personne sont détruites cinq ans après la saisie de l’une des indications énumérées ci-après, mais au plus tard après que la personne concernée a atteint l’âge de 115 ans:21

a.
départ annoncé;
b.
personne décédée;
c.
enfant mort-né;
d.
décès sans acte de décès;
e.
personne disparue.

2Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Historique et notes (2)
  1. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 31 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).
  2. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 31 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 3 Droits d’accès et exploitation

Art. 10 Attribution des droits d’accès

1La personne responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs d’E-VERA.

2La DC vérifie chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Art. 11 Exploitation technique et administration du système

1L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique d’E‑VERA.

2L’administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications.

3La personne responsable de l’application sert d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs. Elle est rattachée à la DC.

Art. 12 Interfaces

1E-VERA dispose d’une interface avec le système d’information EDAssist+.

2L’annexe 2 indique les données qui sont transmises par E-VERA au système d’information EDAssist+ et précise à quelle périodicité elles doivent l’être.

3Les documents visés à l’art. 7, al. 2, sont transmis à EDAssist+ au moyen d’une interface dans la mesure où le DFAE en a besoin pour effectuer les tâches décrites à l’art. 3 de l’ordonnance du 18 juin 2021 sur les systèmes d’information consulaires du Département fédéral des affaires étrangères23.

4Les données nécessaires à la création de dossiers personnels électroniques dans le système standardisé de gestion des affaires GEVER sont transmises au système au moyen d’une interface.

Historique et notes (2)
  1. Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
  2. RS 852.12

Section 4 Sécurité des données

Art. 13 Devoirs de diligence

1La DC et les représentations veillent à ce que les données personnelles soient traitées dans E-VERA conformément aux prescriptions en vigueur.

2Elles s’assurent que les données personnelles saisies sont exactes, complètes et à jour.

Art. 14 Sécurité des données

1La sécurité des données et la sécurité de l’information sont régies par:24

a.25
l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données26;
b.27
l’ordonnance du 8 novembre 2023 sur la sécurité de l’information28;
c.29
…

2La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Historique et notes (6)
  1. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 12 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).
  2. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 31 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).
  3. RS 235.11
  4. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 12 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).
  5. RS 128.1
  6. Abrogée par l’annexe ch. 12 de l’O du 24 fév. 2021, avec effet au 1er avr. 2021 (RO 2021 132).

Art. 15 Journalisation

1Les accès à E-VERA et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.30

Historique et notes (1)
  1. Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 31 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 5 Dispositions finales

Annexe 133

33 Nouvelle teneur selon le ch. II de l’O du 25 oct. 2023 (RO 2023 636). Mise à jour par le ch. II 1 de l’O du 11 fév. 2026, en vigueur depuis le 1er avr. 2026 (RO 2026 93, 102).

(art. 5, al. 2)

Droits de traitement

Explication des signes

Bénéficiaires de droits d’accès / destinataires de données

Représentations

Représentations suisses à l’étranger

DC

Direction consulaire

PSA

Division Protection des données, sécurité de l’information et accès à l’information DFAE

AI

Audit interne DFAE

KMZ

Centre de gestion des crises

CSC

Caisse suisse de compensation

CdC

Centrale de compensation

OFS

Office fédéral de la statistique

Droits de traitement

A

Tous les droits de traitement

B

Droit de lecture

C

Droit de requête et droit de lecture

D

Transmission des données sous forme chiffrée

Données

Représentations

DC

PSA

AI

KMZ

Bureau des passeports DFAE

CSC

CdC

OFS

Personnes concernées (art. 5)

Nom

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Prénom

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Date de naissance

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Lieu de naissance

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Sexe

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

État civil

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Lieu d’origine

A

A

B

B

B

B

B / D

B

D

C

Nationalité / Droit de cité

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Indications relatives à la naturalisation, perte de la nationalité: lieu, date, autorité, force de chose jugée

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Formule de civilité

A

A

B

B

B

B

D

C

Titre

A

A

B

B

B

B

D

C

Numéro AVS

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Niveau d’éducation

A

A

B

B

B

B

D

C

Profession: dénomination de la profession, catégorie professionnelle, diplôme le plus élevé obtenu, date de saisie

A

A

B

B

B

B

D

C

Indications relatives à des faits d’état civil: mariage, divorce, enregistrement du partenariat, dissolution du partenariat, séparation, début de la séparation, fin de la séparation, motif de dissolution de l’union, annulation, adoption, naissance, changement de nom, attestation officielle, date, lieu, jugement, date d’entrée en force

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Indications relatives au décès: date, lieu, mode de signalement

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Langue

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Langue de correspondance

A

A

B

B

B

B

D

C

Indications relatives à l’époux / à l’épouse, au partenaire / à la partenaire: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS

A

A

B

B

B

B

B / D

B

C

Indications relatives aux enfants et à l’autorité parentale: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS, détenteurs de l’autorité parentale

A

A

B

B

B

B

B / D

B

C

Coordonnées: adresses, données GPS, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de fax

A

A

B

B

B

B

B / D

B

D

C

Indications relatives à la circonscription consulaire

A

A

B

B

B

B

B / D

D

C

Numéro personnel tel que prévu à l’art. 6, al. 1

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

Indications relatives aux parents: nom, prénom

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

C

Indications relatives aux personnes à contacter en cas de décès: nom, prénom, coordonnées

A

A

B

B

B

B

B / D

C

Indications en cas d’urgence (facultatif): caisse-maladie, assurance voyage, directives anticipées, testament et adresse en cas d’urgence

A

A

B

B

B

C

Indications relatives au départ: date, lieu de destination, adresse, motif

A

A

B

B

B

B

B / D

D

C

Indications relatives à l’arrivée: date, lieu de provenance, adresse, motif

A

A

B

B

B

B

B / D

D

C

Indications relatives au droit de vote: date de l’annonce d’arrivée /
de départ, commune de vote, langue du matériel de vote

A

A

B

B

B

B

D

C

Annonce d’arrivée / de départ

A

A

B

B

B

B

B / D

C

Identifiants d’accès au guichet en ligne E-VERA

A

A

B

B

B

B

C

Passeport: numéro du passeport, date d’établissement, autorité d’établissement, date d’expiration

A

A

B

B

B

B

Déclaration de perte: document de voyage, type, numéro, motif, lieu, date, rapport de police, date d’établissement, autorité d’établissement, date d’expiration, date de déclaration

A

A

B

B

B

B

C

Avis de disparition: date, autorité, lieu

A

A

B

B

B

B

B / D

C

Vérification-RIPOL

B

B

Dépôt: type, numéro du document d’identité, date de prise en dépôt et date de restitution

A

A

B

B

B

B

C

Personne d’intérêt dans le cadre de tâches diplomatiques

A

A

B

B

B

B

Abonnements à des publications

A

A

B

B

B

B

C

Obligation de s’annoncer (militaires)

A

A

B

B

B

B

Annexe 2

(art. 12)

Catalogue de données et périodicité

Système d’information

Données personnelles

Périodicité

EDAssist+
a.
Nom
b.
Prénom
c.
Données d’adresse et moyens de communication (coordonnées)
d.
Date de naissance
e.
Sexe
f.
Langues
g.
Lieux d’origine
h.
Nationalités
i.
Numéro AVS
j.
Numéro personnel

Selon besoin

Besoin d’un accompagnement juridique ?

Avec JuriUp, gagnez du temps et faites des économies : nous vous aidons à créer un dossier complet et clair, pour que l’expert juridique qui vous accompagne puisse se concentrer sur l’essentiel : votre situation.
Trouver un expert