II. Tenue des registres

¹Les offices tiendront en matière de poursuite les livres suivants:

1.

Registre des réquisitions;

2.

Registre des poursuites;

3.

Registre des séries;

4.

Registre des personnes (répertoire);

5.

Journal et agenda;

6.

Livre de caisse;

7.

Compte courant.

²Avec l’assentiment de l’autorité cantonale de surveillance, la tenue des livres peut s’effectuer au moyen du traitement électronique des données.

¹Au registre des réquisitions on inscrira, en les numérotant de façon continue (colonne 1), dans l’ordre de leur arrivée et avec mention de la date de celle-ci, toutes les réquisitions de poursuite, de continuer la poursuite et de vente.

²Les réquisitions de continuer la poursuite et de vente qui, déposées avant le délai légal, ne peuvent être accueillies au moment où elles sont présentées ne seront pas inscrites, mais retournées à leur expéditeur avec la mention: «Anticipé, il ne pourra y être donné suite que le ...».

³Il est fait une exception pour les réquisitions qui arrivent, au maximum, deux jours trop tôt; elles sont acceptées et inscrites comme les autres dans l’ordre de leur arrivée. On indique dans la colonne 2 (sous forme de fraction) la double date du jour de leur arrivée et de celui à partir duquel elles sont admissibles.

⁴Dans la colonne 3, on indiquera le genre de réquisition par une initiale, de la façon suivante:

P:

réquisition de poursuite;

C:

réquisition de continuer la poursuite;

V:

réquisition de vente.

⁵Dans la colonne 4, on indiquera par un R qu’il a été demandé et délivré un reçu; s’il n’en a pas été demandé, tracer un trait horizontal.

⁶Dans les colonnes 5 et 6, on inscrira le nom ou la raison sociale du débiteur et du créancier.

⁷Dans la colonne 7, on indiquera le numéro de page du registre des personnes (répertoire) où se trouvent ces noms, le numérateur étant réservé au débiteur et le dénominateur au créancier.

⁸Dans la colonne 8 enfin, on indiquera le numéro sous lequel la poursuite est inscrite dans le registre des poursuites.

Dans le registre des poursuites, on inscrira toutes les poursuites dans l’ordre de réception des réquisitions. Les colonnes seront remplies comme suit:

Les numéros d’ordre se suivent; au-dessous de chaque numéro, signaler le mode de poursuite par les lettres initiales ci-après:

G:

poursuite en réalisation de gage;

H:

poursuite en réalisation d’hypothèque;

C:

poursuite pour effets de change.

Pas de lettre initiale pour désigner la poursuite par voie de saisie ou de faillite.

Nom du débiteur, du créancier et de son représentant éventuel.

Montant de la créance, avec indication du taux de l’intérêt, du temps pendant lequel il a couru et du total.

Emoluments. On inscrira sur la première ligne, sous chiffre I, le total des émoluments jusque et y compris le coût de l’expédition du commandement de payer destiné au créancier; sur la deuxième ligne, sous chiffre II, le total des émoluments découlant de la saisie. Les émoluments de vente ne seront portés sous chiffre III que si la vente n’a rien produit; en cas contraire, ils seront portés en déduction du produit de la vente sur le procès-verbal de vente.

Avances de frais. Si les frais sont décomptés dans le compte courant ouvert au créancier, au lieu d’une somme, écrire «compte».

Date de la réception de la réquisition de poursuite. Date de l’envoi et de la notification du commandement de payer; à indiquer sous forme de fraction si les deux dates ne coïncident pas.

Date de l’opposition, s’il en a été formé une. En cas de contestation d’une partie seulement de la créance, indiquer le montant contesté.

Date de l’expédition du commandement de payer au créancier. Date de la mainlevée provisoire.

Date de la mainlevée définitive. Date de la réception de la réquisition de continuer la poursuite.

Sur la première ligne, sous forme de fraction: date de l’avis et de l’exécution de la saisie (α).

Sur les lignes suivantes: date des compléments de saisie. Date de la réception de la réquisition de vente. Biffer la date en cas de retrait de la réquisition; s’il est fait une nouvelle réquisition, en mettre la date au-dessous de l’autre (β).

Date de l’échéance du dernier terme, s’il a été accordé un sursis.

Au-dessous: date de l’expiration du sursis due au non-paiement au terme stipulé (γ).

Date des enchères. Montant du découvert éventuel en cas de réalisation de gage (δ).

Date de l’expédition de la commination de faillite.

Indication du résultat de la poursuite, par lettres initiales:

RP

= Réalisation ayant abouti au paiement intégral.

RD

= Réalisation ayant abouti à un découvert total ou partiel.

P

= Extinction par paiement du débiteur à l’office.

E

= Extinction pour d’autres motifs (retrait de la part du créancier ou prescription).

S

= Formation d’une série par la participation d’autres créanciers, savoir:

[tab]

SP avec paiement intégral du créancier;

[tab]

SD avec découvert total ou partiel.

F

= Faillite.

Indication de la page du livre de caisse.

Si plusieurs créanciers participent à la saisie: indication de la page du registre des séries concernant chacun d’eux. Dans ce cas, on laisse en blanc et on biffe les rubriques β–δ pour le premier saisissant et les rubriques α–δ pour les participants.

¹La tenue du registre des séries est facultative.

²On inscrit dans le registre des séries les poursuites par voie de saisie ou en réalisation de gage auxquelles participent plusieurs créanciers.

³On indiquera dans les diverses colonnes:

Colonne 1:

Le numéro de la poursuite porté au registre des poursuites.

Colonne 2:

Les noms des créanciers participants dans l’ordre de date de leur participation ou suivant leur rang.

Colonne 3:

Le montant de la créance, avec l’intérêt et les frais, tel qu’il est consigné au procès-verbal de saisie.

Colonne 4:

Le montant à la clôture de la poursuite.

Colonne 5:

Date de réception de la réquisition de saisie.

Colonne 6:

Date de l’exécution et du complément de la saisie.

Colonne 7:

Date à partir de laquelle la saisie a été définitive. Si elle l’a été dès le début, inscrire: (depuis) «l’exécution».

Colonne 8:

Date de réception de la réquisition de vente présentée par le créancier.

Colonne 9:

Date d’expiration du sursis. Si le sursis tombe avant cette date, remplacer celle-ci par la date de l’expiration anticipée.

Colonne 10:

Dates des ventes.

⁴On porte à l’«état de frais» tous les frais tombant à la charge de la série.

⁵Au «décompte», on inscrit le produit net de la vente. On en déduira les frais figurant dans l’autre colonne. Le solde, représentant le produit net de la poursuite, est porté, suivant le cas, au compte de chaque poursuite ou à l’état de collocation.

¹Un répertoire alphabétique des débiteurs et des créanciers facilitera la compulsation des poursuites. En regard de chaque nom, on inscrira les numéros des poursuites dans lesquelles l’intéressé est intervenu en qualité de débiteur ou de créancier, ainsi que le numéro de son compte courant.

²La tenue du répertoire alphabétique des créanciers est facultative.

¹Dans le journal, on mentionnera les opérations et décisions de l’office dont la mise en œuvre ou le contenu précis ne peut être inscrit dans les registres ou dans les formulaires restant à l’office (procès-verbal de saisie, de vente); dans l’agenda, on notera les opérations qu’il y aura lieu d’entreprendre à une date ultérieure.

²Le journal et l’agenda peuvent être tenus ensemble ou séparément; il est loisible aussi de tenir des livres distincts pour des opérations distinctes.

¹Dans le livre de caisse, on mentionnera au «Doit» tous les paiements faits à l’office ou encaissés par lui; à l’«Avoir», tous les versements faits ou consignés par lui.

²Les livres mentionnés à l’art. 8, al. 1, ch. 4 à 7 sont à fournir par les cantons.

¹Dans le livre des comptes courants, il sera ouvert à chaque créancier, si besoin est, un compte courant par doit et avoir.

²Les cantons peuvent rendre obligatoire la tenue d’autres comptes encore, tels que le compte des émoluments et des débours.