Section 3 Contrôle

¹L’entreprise est tenue de documenter ses activités. Elle doit être en mesure de fournir en tout temps au Secrétariat d’État DFAE les informations et les documents suivants:

a.

identité et adresse du mandant, du fournisseur et du destinataire de la prestation;

b.

exemplaire du contrat conclu avec le mandant;

c.

identité des personnes chargées d’exécuter le contrat;

d.

indications concernant les moyens engagés, notamment les armes;

e.

pièces justificatives concernant l’exécution du contrat.

²Les membres de la direction conservent les informations et documents énumérés à l’al. 1 pendant dix ans. Ce délai continue de courir après la cessation de l’activité de l’entreprise.

¹Pour l’accomplissement de ses tâches légales, le Secrétariat d’État DFAE est habilité à traiter des données sensibles relatives à des poursuites et à des sanctions pénales ou administratives ainsi que d’autres données personnelles concernant les personnes suivantes:

a.

les membres de la direction et des organes de surveillance;

b.

le personnel de l’entreprise;

c.

l’entreprise concernée;

d.

le mandant et le destinataire de la prestation dans les limites de l’art. 5.

²Les données personnelles suivantes peuvent être traitées:

a.

nom, prénom, date de naissance, domicile et nationalité de la personne concernée;

b.

toute donnée personnelle relative à l’entreprise concernée;

c.

toute indication relative à l’activité de l’entreprise.

³Le Secrétariat d’État DFAE est en outre habilité à traiter les données sensibles relatives à des poursuites et à des sanctions pénales ou administratives suivantes:

a.

nom, prénom, date de naissance, domicile et nationalité de la personne concernée;

b.

identité de l’entreprise concernée;

c.

infractions reprochées à la personne concernée;

d.

nature de la procédure;

e.

désignation des autorités concernées;

f.

copie du jugement et toute autre information liée au jugement.

⁴Les données personnelles et les données sensibles sont proposées aux Archives fédérales quinze ans après avoir été traitées pour la dernière fois (art. 38 de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données²¹).²²