Section 3 Procédure

¹Les requêtes doivent être adressées à Pro Helvetia par le biais du portail en ligne pour les demandes de soutien.

²Elles doivent respecter les indications figurant dans les guides pour requérants publiés en ligne. Elles doivent contenir au minimum:

a.

des indications sur toutes les personnes prenant une part essentielle au projet;

b.

une description du projet sous l’angle conceptuel et organisationnel;

c.

l’indication des date et lieu de la réalisation publique, de la publication ou de la présentation;

d.

une planification détaillée des coûts et du financement, incluant des informations sur toutes les aides financières sollicitées auprès de tiers;

e.

des indications sur le montant de l’aide financière souhaitée de la part de Pro Helvetia et une justification de la nécessité de cette aide.

³Le Secrétariat de Pro Helvetia peut demander des documents supplémentaires nécessaires au traitement de la requête.

¹Le Secrétariat de Pro Helvetia n’entre pas en matière sur une requête si:

a.

la requête ne satisfait manifestement pas aux critères visés à l’art. 4;

b.

un soutien est exclu conformément à l’art. 6;

c.

le dossier n’est pas complet selon l’art. 7, ou

d.

la requête n’a pas été déposée dans le délai de dépôt stipulé par l’appel à projets, ou de la manière indiquée dans le guide pour requérants.

²La décision de non-entrée en matière est communiquée au requérant par le secrétariat de Pro Helvetia sans être soumise à une forme prescrite.

³Dès réception de la communication, le requérant peut demander une décision sujette à recours.

⁴Pro Helvetia peut, aux termes de l’ordonnance générale du 8 septembre 2004 sur les émoluments (OGEmol)³, percevoir un émolument pour la rédaction de la décision sujette à recours.

¹Pour les requêtes traitées par un jury, la décision est prise dans les quatre mois après la fin du délai de dépôt publié dans le guide pour requérants concerné.

²Pour toutes les autres requêtes, les décisions sont prises dans les délais suivants:

a.

dans les huit semaines après la présentation de la requête pour les demandes d’aide financière portant sur un montant de 25 000 francs au maximum;

b.

dans les quatre mois après la présentation de la requête pour les demandes d’aide financière portant sur un montant supérieur à 25 000 francs mais inférieur ou égal à 50 000 francs;

c.

dans les quatre mois après la fin du délai de dépôt publié dans les guides pour requérants pour les demandes d’aide financière portant sur un montant supérieur à 50 000 francs.

³Si les délais ne peuvent être respectés parce que l’examen de la requête représente une charge sortant de l’ordinaire ou en raison d’autres circonstances extraordinaires, le Secrétariat informe le requérant de la date à laquelle la décision est susceptible d’être prise.

¹Lorsque la requête est traitée par un jury, le directeur de Pro Helvetia statue sur la base de la recommandation du jury.

²Pour les autres requêtes, la décision est prise par une des instances ci-dessous suivant le montant de l’aide financière demandée, le montant pris en compte dans le cas des conventions de prestations pluriannuelles étant celui de l’aide annuelle:

a.

la division compétente, sous réserve de la let. c, si la demande d’aide financière annuelle porte sur un montant de 25 000 francs au maximum;

b.

le responsable du secteur compétent si la demande d’aide financière annuelle porte sur un montant supérieur à 25 000 francs mais inférieur ou égal à 50 000 francs;

c.

le responsable du secteur compétent si la demande d’aide financière annuelle porte sur un montant de 50 000 francs au maximum et concerne plus de deux divisions ou des projets transdisciplinaires;

d.

le directeur , sur proposition de la Commission d’experts, si la demande d’aide financière porte sur un montant supérieur à 50 000 francs.

³Le directeur peut s’écarter de la proposition de la Commission d’experts ou de la recommandation d’un jury si:

a.

le projet contrevient à des dispositions légales;

b.

le projet ne respecte pas les objectifs stratégiques du Conseil fédéral ou les directives stratégiques du Conseil de fondation;

c.

le projet ne remplit pas les critères d’encouragement;

d.

les ressources financières des divisions concernées sont épuisées, ou que

e.

Pro Helvetia risque de subir un préjudice considérable du fait de ce projet.

⁴Dans le cas d’une situation nouvelle ou d’un changement postérieur substantiel, une nouvelle évaluation de la requête peut être demandée. Nul ne peut se prévaloir d’un droit à une nouvelle évaluation.

¹La décision est communiquée au requérant par la division compétente de Pro Helvetia sans être soumise à une forme prescrite.

²Dès réception de la communication, le requérant peut demander une décision sujette à recours.

³Pro Helvetia peut, aux termes de l’OGEmol⁴, percevoir un émolument pour la rédaction de la décision sujette à recours.

¹L’aide financière n’est versée qu’après la réalisation du projet, sur la base du rapport final et du décompte final.

²Sur demande du bénéficiaire, une avance jusqu’à concurrence de 80 % de la somme allouée peut lui être versée.

³Dans le cas de contrats ou de conventions de prestations pluriannuels, les modalités de versement sont fixées dans le contrat ou la convention.

¹Le bénéficiaire d’une aide financière a l’obligation:

a.

d’informer immédiatement le Secrétariat de Pro Helvetia de toute modification importante apportée au projet;

b.

d’informer le Secrétariat de Pro Helvetia de l’état d’avancement des travaux chaque fois qu’il le demande;

c.

de faire connaître le soutien de Pro Helvetia conformément aux directives formulées dans la lettre communiquant la décision;

d.

de présenter dans les six mois suivant la réalisation du projet, par le biais du portail en ligne de Pro Helvetia pour les demandes de soutien, un rapport final et un décompte final complet.

²Pro Helvetia peut demander des documents attestant que le projet a été réalisé, ainsi que des pièces et informations justifiant le décompte final.

Le droit à l’aide financière s’éteint et les bénéficiaires sont tenus de restituer en tout ou partie l’aide financière ou les avances qui leur ont été versées si:

a.

l’aide financière viole des dispositions légales ou a été accordée de manière infondée sur la base de faits fallacieux ou incomplets;

b.

le bénéficiaire ne respecte pas les obligations visées à l’art. 13, ou

c.

les parties du projet qui avaient été déterminantes pour l’octroi de l’aide financière ne sont pas du tout ou pas suffisamment réalisées, ou le sont de manière fondamentalement différente de ce qui avait été annoncé.