Section 6 Systèmes d’information pour la gestion des données du personnel

Les systèmes d’information pour la gestion des données du personnel servent à gérer et exploiter ces données dans les domaines suivants:

a.

recrutement;

b.

affectation du personnel et fidélisation;

c.

développement du personnel et de l’organisation;

d.

planification du personnel;

e.

controlling du personnel;

f.

administration du personnel et des salaires;

g.

libération du personnel.

Les systèmes d’information pour la gestion des données du personnel peuvent contenir les données indiquées à l’annexe 3.

Les divisions Ressources humaines, Finances, Audit interne et les supérieurs hiérarchiques traitent les données contenues dans les systèmes d’information pour la gestion des données du personnel dans la mesure où l’exécution de leurs tâches l’exige.

Des données du personnel peuvent être transférées de manière automatisée via les interfaces au sein des systèmes d’information pour la gestion des données du personnel et du système d’information E-Dossier personnel.

¹Les droits d’accès sont octroyés comme suit:

a.

la division Ressources humaines a un droit d’accès à toutes les données;

b.

la division Finances a un droit d’accès aux données relevant des domaines du controlling du personnel et de la planification du personnel;

c.

les collaborateurs ont un droit d’accès à leurs données personnelles relatives au temps de travail, au salaire et aux frais, ainsi qu’à leurs données personnelles relevant de l’évaluation de prestations et du développement du personnel;

d.

les supérieurs hiérarchiques ont un droit d’accès aux données relatives au temps de travail, au salaire et aux frais de leurs collaborateurs, ainsi qu’aux données de ces derniers relevant de l’évaluation de prestations et du développement du personnel.

²La division Ressources humaines octroie au cas par cas à l’Audit interne un droit d’accès limité dans le temps aux données nécessaires à l’exécution de ses tâches.

Des données du personnel peuvent être transférées de manière automatisée via des interfaces au sein des systèmes d’information pour la gestion des données du personnel, pour exécuter des obligations légales, notamment à:

a.

la Centrale de compensation de la Confédération, à des fins de vérification, de détermination et de décompte des droits aux assurances sociales découlant de l’assurance-vieillesse et survivants, de l’assurance-invalidité et du régime des allocations pour perte de gain;

b.

la Caisse fédérale de pensions à des fins d’annonce, d’administration et de décompte des cotisations de prévoyance;

c.

la Caisse nationale suisse d’assurance en cas d’accidents à des fins d’annonce, d’administration et de décompte des droits en cas d’accident;

d.

les autorités fiscales compétentes pour que l’employeur puisse s’acquitter de ses obligations de communication en matière fiscale;

e.

l’Office fédéral de la statistique pour que l’employeur puisse s’acquitter de ses obligations de communication en matière de statistiques.

Les données sont conservées durant les dix ans qui suivent la fin des rapports de travail dans les systèmes d’information pour la gestion des données du personnel, puis détruites.