Section 1 Séances du Conseil des EPF

¹Le Conseil des EPF se réunit en séance ordinaire selon un calendrier annuel préétabli.

²En cas d’urgence, le président peut convoquer une séance extraordinaire, de sa propre initiative ou sur proposition d’un membre du Conseil des EPF.

¹Les participants reçoivent en règle générale quatorze jours avant la séance:

a.

une invitation précisant le lieu et l’heure de la séance;

b.

l’ordre du jour;

c.

les documents nécessaires.

²Le président établit l’ordre du jour.² L’ordre du jour comprend les affaires parvenues au stade de la décision et les propositions préalablement soumises.

³Reçoivent les documents mentionnés à l’al. 1, en plus des membres du Conseil des EPF:

a.

les directeurs des établissements de recherche

b.

les présidents des assemblées d’école, qui ne reçoivent toutefois pas les documents relatifs aux élections de professeurs.³

⁴Le secrétaire d’État à l’éducation et à la recherche reçoit l’ordre du jour.⁴

⁵Le président peut remettre certains documents de séance uniquement aux membres du Conseil des EPF.⁵

⁶Les documents de séance sont confidentiels.⁶

Participent aux séances du Conseil des EPF, en plus des membres:

a.

le directeur administratif;

b.

la personne qui tient le procès-verbal;

c.

le responsable de la communication;

d.

en fonction du besoin: d’autres collaborateurs de l’état-major du Conseil des EPF ou des experts externes.

¹Les membres du Conseil des EPF ont le droit de proposition et de vote. Le droit de vote est personnel; il n’est pas transférable.

²Les autres participants aux séances ont voix consultative.

³Les directeurs des établissements de recherche qui ne sont pas représentés au sein du Conseil des EPF ainsi que les présidents des assemblées d’école ont le droit de proposer des affaires qui relèvent de leur domaine.

Le Conseil des EPF agit et prend ses décisions de manière collégiale.

¹Les délibérations du Conseil des EPF sont secrètes.

²Les membres du Conseil des EPF, les collaborateurs de l’état-major, de même que les autres participants pour autant qu’on le leur ait expressément signifié sont tenus au secret des délibérations.

Le Conseil des EPF délibère valablement lorsque la moitié au moins des votants sont présents.

¹L’ordre du jour est approuvé au début de la séance à la majorité simple des votants.

²Les modifications quant à la succession des points figurant à l’ordre du jour ainsi que la suppression de points peuvent être décidées en tout temps à la majorité simple des votants.

³La mise à l’ordre du jour d’un nouveau point peut être décidée en tout temps à la majorité des deux tiers des membres du Conseil des EPF présents.

¹Les affaires stratégiques sont en général agendées une première fois pour être discutées. Les décisions sont prises lors d’une des séances suivantes.

²Pour chaque affaire parvenue au stade de la décision, les décisions sont prises sur la base d’une proposition motivée par écrit et d’un projet écrit de dispositif de décision. Le dispositif de décision contient également des informations sur l’exécution.

³Le Conseil des EPF prend ses décisions à la majorité simple des voix exprimées. En cas de parité, la voix du président est déterminante.

¹Les membres du Conseil des EPF se récusent s’il se peut qu’ils soient prévenus, notamment en raison d’un rapport de travail, d’une subordination directe ou s’il s’agit d’une affaire de surveillance.

²Le Conseil des EPF se prononce sur la récusation d’un membre en l’absence de ce dernier.

¹Chaque séance fait l’objet d’un procès-verbal. Celui-ci comprend le résumé des interventions ainsi que le libellé des propositions et des décisions.

²Le procès-verbal est transmis:

a.

aux membres du Conseil des EPF;

b.

aux directeurs des instituts de recherche;

c.

aux présidents des assemblées d’école.

³Il est confidentiel et ne peut être communiqué à des tiers. Le président du Conseil des EPF remet aux états-majors des directions des EPF et des établissements de recherche un extrait du procès-verbal comprenant les décisions du Conseil des EPF (procès-verbal des décisions), destiné à un usage interne.¹⁰

⁴Un procès-verbal séparé peut être rédigé pour les membres du Conseil des EPF dans des cas particuliers, notamment afin de garantir la protection des données et de la personnalité.¹¹