Règlement interne du Conseil des Écoles polytechniques fédérales

¹Le Conseil des EPF se réunit en séance ordinaire selon un calendrier annuel préétabli.

²En cas d’urgence, le président peut convoquer une séance extraordinaire, de sa propre initiative ou sur proposition d’un membre du Conseil des EPF.

¹Les participants reçoivent en règle générale quatorze jours avant la séance:

a.

une invitation précisant le lieu et l’heure de la séance;

b.

l’ordre du jour;

c.

les documents nécessaires.

²Le président établit l’ordre du jour.² L’ordre du jour comprend les affaires parvenues au stade de la décision et les propositions préalablement soumises.

³Reçoivent les documents mentionnés à l’al. 1, en plus des membres du Conseil des EPF:

a.

les directeurs des établissements de recherche

b.

les présidents des assemblées d’école, qui ne reçoivent toutefois pas les documents relatifs aux élections de professeurs.³

⁴Le secrétaire d’État à l’éducation et à la recherche reçoit l’ordre du jour.⁴

⁵Le président peut remettre certains documents de séance uniquement aux membres du Conseil des EPF.⁵

⁶Les documents de séance sont confidentiels.⁶

Participent aux séances du Conseil des EPF, en plus des membres:

a.

le directeur administratif;

b.

la personne qui tient le procès-verbal;

c.

le responsable de la communication;

d.

en fonction du besoin: d’autres collaborateurs de l’état-major du Conseil des EPF ou des experts externes.

¹Les membres du Conseil des EPF ont le droit de proposition et de vote. Le droit de vote est personnel; il n’est pas transférable.

²Les autres participants aux séances ont voix consultative.

³Les directeurs des établissements de recherche qui ne sont pas représentés au sein du Conseil des EPF ainsi que les présidents des assemblées d’école ont le droit de proposer des affaires qui relèvent de leur domaine.

Le Conseil des EPF agit et prend ses décisions de manière collégiale.

¹Les délibérations du Conseil des EPF sont secrètes.

²Les membres du Conseil des EPF, les collaborateurs de l’état-major, de même que les autres participants pour autant qu’on le leur ait expressément signifié sont tenus au secret des délibérations.

Le Conseil des EPF délibère valablement lorsque la moitié au moins des votants sont présents.

¹L’ordre du jour est approuvé au début de la séance à la majorité simple des votants.

²Les modifications quant à la succession des points figurant à l’ordre du jour ainsi que la suppression de points peuvent être décidées en tout temps à la majorité simple des votants.

³La mise à l’ordre du jour d’un nouveau point peut être décidée en tout temps à la majorité des deux tiers des membres du Conseil des EPF présents.

¹Les affaires stratégiques sont en général agendées une première fois pour être discutées. Les décisions sont prises lors d’une des séances suivantes.

²Pour chaque affaire parvenue au stade de la décision, les décisions sont prises sur la base d’une proposition motivée par écrit et d’un projet écrit de dispositif de décision. Le dispositif de décision contient également des informations sur l’exécution.

³Le Conseil des EPF prend ses décisions à la majorité simple des voix exprimées. En cas de parité, la voix du président est déterminante.

¹Les membres du Conseil des EPF se récusent s’il se peut qu’ils soient prévenus, notamment en raison d’un rapport de travail, d’une subordination directe ou s’il s’agit d’une affaire de surveillance.

²Le Conseil des EPF se prononce sur la récusation d’un membre en l’absence de ce dernier.

¹Chaque séance fait l’objet d’un procès-verbal. Celui-ci comprend le résumé des interventions ainsi que le libellé des propositions et des décisions.

²Le procès-verbal est transmis:

a.

aux membres du Conseil des EPF;

b.

aux directeurs des instituts de recherche;

c.

aux présidents des assemblées d’école.

³Il est confidentiel et ne peut être communiqué à des tiers. Le président du Conseil des EPF remet aux états-majors des directions des EPF et des établissements de recherche un extrait du procès-verbal comprenant les décisions du Conseil des EPF (procès-verbal des décisions), destiné à un usage interne.¹⁰

⁴Un procès-verbal séparé peut être rédigé pour les membres du Conseil des EPF dans des cas particuliers, notamment afin de garantir la protection des données et de la personnalité.¹¹

¹En cas d’urgence, le président peut demander une décision par voie de circulation.¹²

²Les décisions par voie de circulation doivent être prises à la majorité des membres du Conseil des EPF. En cas de parité, la voix du président est déterminante.

³Les décisions prises par voie de circulation sont validées lors de la séance suivante.

¹Sont rendues sous la forme d’une décision présidentielle les décisions que le président prend:

a.

en vertu d’une compétence qui lui est expressément conférée par le droit en vigueur;

b.

en l’absence d’une délégation de compétence en faveur d’un autre organe.

²Le président informe le Conseil des EPF immédiatement par écrit ou lors de la séance suivante des décisions présidentielles importantes,

¹Le Conseil des EPF est tenu de pratiquer une communication véridique, objective et transparente au profit de la société.

²La communication vise à expliquer les décisions du Conseil des EPF et à consolider la position et la réputation du domaine des EPF.

³La communication globale du domaine des EPF et celle du Conseil des EPF sont du ressort du président du Conseil des EPF. Ce dernier ou des membres du Conseil des EPF désignés par ses soins communiquent sur des questions stratégiques en se référant aux propositions et aux décisions du Conseil des EPF.

⁴Le Conseil des EPF décide des informations à communiquer lors de l’examen de chaque affaire.

⁵Les mesures relevant de la communication tiennent compte de la protection de la personnalité et de la protection des données.

¹Le président du Conseil des EPF se réunit généralement 2 à 4 fois par an en séance de domaine avec:

a.

les présidents des EPF;

b.

les directeurs des établissements de recherche.

²Participent aux séances sans droit de vote:

a.

le directeur administratif;

b.

la personne qui tient le procès-verbal;

c.

en fonction du besoin: d’autres collaborateurs des états-majors du Conseil des EPF, des EPF et des établissements de recherche, ainsi que des experts externes.

³La séance de domaine sert à la collaboration, à l’échange d’informations et à la coordination au sein du domaine des EPF.

⁴Elle est dirigée par le président du Conseil des EPF.

⁵Elle fait l’objet d’un procès-verbal succinct.

⁶La date des séances de domaine est fixée avec le programme des séances du Conseil des EPF.

¹Les directeurs des établissements de recherche composent une conférence.

²La conférence des directeurs se constitue elle-même.

³Elle sert à la collaboration, à l’échange d’informations et à la coordination entre les établissements de recherche, ainsi qu’à la discussion préalable et à la mise en œuvre des affaires du Conseil des EPF.

¹Les institutions et l’état-major du Conseil des EPF délèguent des membres au sein d’un groupe de travail chargé de coordonner la préparation et la mise en œuvre des décisions du Conseil des EPF.

²Le président du Conseil des EPF règle le mode de travail du groupe et surveille ses travaux.

³Au sein de leurs institutions respectives et de l’état-major du Conseil des EPF, les membres du groupe ont la responsabilité de fournir et d’échanger, dans les délais requis, des informations correctes sur les plans formel et matériel.

¹Le président assure que le Conseil des Écoles polytechniques fédérales peut exercer sa fonction stratégique. Il:

a.

est responsable de l’exécution de la politique et des décisions du Conseil des EPF, à moins que ce dernier n’en décide autrement;

b.

mène régulièrement des entretiens bilatéraux avec les présidents des EPF et les directeurs des établissements de recherche sur l’évolution stratégique de leurs institutions;

c.

représente le domaine des EPF et le Conseil des EPF à l’extérieur;

d.

exerce la surveillance financière sur le domaine des EPF;

e.

est responsable de la préparation et de l’exécution des décisions relatives à l’allocation des ressources aux institutions du domaine des EPF;

f.

règle sous la forme d’une décision présidentielle ou d’une lettre les recours adressés à l’autorité de surveillance, pour autant qu’aucun examen ne s’impose au sein du Conseil des EPF;

g.

est responsable de l’exécution de l’ordonnance du 15 mars 2001 sur le personnel du domaine des EPF¹⁷ pour les collaborateurs du Conseil des EPF, conformément à l’art. 2 de ladite ordonnance;

h.

statue sur les affaires du Conseil des EPF qui ne relèvent pas de la compétence d’un autre organe en vertu d’une loi ou d’ordonnances.¹⁸

²Il informe le Conseil des EPF des décisions importantes au plus tard lors de la séance suivante.

Le vice-président:

a.

représente le président du Conseil des EPF;

b.

soutient le président dans l’accomplissement de ses tâches;

c.

exécute les tâches qui lui sont déléguées.

¹Les membres du Conseil des EPF s’entretiennent chaque année avec les directions des EPF et des établissements de recherche afin de dresser un état des lieux (dialogue).

²Dans le cadre du controlling stratégique, le dialogue sert notamment à:

a.

permettre aux EPF et aux établissements de recherche de rendre compte de l’état de réalisation des objectifs définis dans le contrat d’objectifs;

b.

assurer un échange ouvert d’informations et de réflexions sur des problèmes actuels ou des stratégies de développement.

³Tous les membres du Conseil des EPF peuvent participer au dialogue.

⁴Le président du Conseil des EPF organise le dialogue et désigne les collaborateurs de l’état-major qui y prendront part.

Le Conseil des EPF désigne des comités pour des tâches particulières.

Le règlement interne du 25 janvier 2001 du Conseil des EPF²⁰ est abrogé.

Le présent règlement entre en vigueur le 1^er février 2004.