Section 2 EDAssist+

Le DFAE utilise le système EDAssist+ pour:

a.

traiter les demandes soumises par la population;

b.

traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 39 à 49 de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l’étranger (LSEtr)⁴;

c.

assurer d’autres prestations consulaires au sens des art. 50 à 52 LSEtr;

d.

traiter les avis de recherche de personnes portées disparues;

e.

prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe;

f.

traiter des demandes de prestations d’aide sociale au sens des art. 22 à 37 LSEtr;

g.

gérer les dossiers;

h.

établir des statistiques.

Le système EDAssist+ se compose de quatre modules:

a.

la hotline;

b.

la helpline;

c.

la protection consulaire;

d.

l’aide sociale aux Suisses de l’étranger.

Le module hotline contient des données sur les personnes suivantes:

a.

les personnes visées à l’art.4, al.1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères qui sont portées disparues;

b.

les personnes ayant déposé un avis de recherche.

Le module helpline contient des données sur les personnes ayant adressé une demande au DFAE.

Le module protection consulaire contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères et prises en charge dans le cadre de la protection consulaire.

Le module aide sociale contient des données sur les personnes suivantes, dans la mesure où ces informations sont nécessaires à l’examen des demandes d’aide sociale:

a.

le requérant;

b.

le conjoint ou le partenaire enregistré du requérant;

c.

le concubin du requérant;

d.

les enfants des personnes visées aux let. a à c;

e.

les parents du requérant;

f.

les personnes vivant dans le même ménage que le requérant;

g.

les personnes de référence du requérant.

¹Les données à traiter sont recensées à l’annexe 1.

²Les données sont saisies par:

a.

la DC;

b.

les représentations diplomatiques et consulaires à l’étranger;

c.⁵

…

³Les données relatives aux personnes enregistrées dans les systèmes d’information E-VERA ou Travel Admin sont transmises automatiquement depuis ces systèmes au moyen d’une interface. Les données pouvant être transmises sont recensées à l’annexe 2.

¹La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système EDAssist+ dans la limite de leurs droits d’accès.

²…⁶

³L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

⁴Les droits de traitement s’exercent en ligne.

Lorsque des personnes inscrites dans les modules hotline, helpline et protection consulaire sont touchées par une crise ou une catastrophe, la DC et les représentations peuvent communiquer aux services de secours, aux représentations étrangères et aux autorités locales des données les concernant pour autant que la communication de ces données soit dans l’intérêt de ces personnes.

Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système et aux affaires traitées sous forme électronique peuvent être enregistrés dans EDAssist+.

¹Les données du module aide sociale sont détruites 10 ans après leur dernier traitement, mais au plus tard 30 ans après l’ouverture du dossier.

²Les données des modules hotline, helpline et protection consulaire dont le statut est désactivé, terminé ou archivé sont détruites au plus tard cinq ans après leur dernière consultation.

³Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.