Ordonnance du DFJP sur l'établissement d'actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE-DFJP)

¹La présente ordonnance règle les aspects techniques et organisationnels de l’établissement des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques.

²Elle règle en particulier:

a.

les exigences techniques imposées aux interfaces par l’intermédiaire desquelles les données relatives aux officiers publics provenant d’autres systèmes sont livrées au Registre suisse des officiers publics (RegOP);

b.

l’établissement de documents et l’apposition de formules de verbalisation;

c.

la représentation de la signature qualifiée de l’officier public et la procédure de signature;

d.

la forme et le contenu de la confirmation d’admission;

e.

l’obtention en ligne et l’insertion de la confirmation d’admission;

f.

la délivrance et l’insertion du cachet électronique du RegOP;

g.

l’insertion d’un cachet électronique cantonal supplémentaire;

h.

l’objet de la vérification opérée par le système de validation.

(art. 8, al. 4, et art. 20 OAAE)

Les exigences techniques imposées aux interfaces par l’intermédiaire desquelles les données relatives aux officiers publics provenant d’autres systèmes sont livrées au RegOP sont indiquées dans l’annexe 1.

(art. 20 OAAE)

La demande d’autorisation pour livrer les données doit contenir la preuve que les exigences techniques prévues à l’art. 2 sont remplies.

(art. 11, al. 2, let. a, 12, let. a, 13, let. a, et 15, let. a, OAAE)

Pour la numérisation d’un document sur papier, l’officier public choisit les équipements, outils et configurations, y compris la résolution, de telle façon:

a.

qu’aucune information essentielle ne soit perdue ou modifiée,

b.

que ne soit sollicitée que la capacité de mémoire nécessaire.

(art. 10, al. 1, let. b, et e, ainsi qu’al. 3, OAAE)

¹La page de verbalisation doit respecter le format DIN A4 orientation portrait.

²Le tiers supérieur de la page de verbalisation est destiné à la formule prévue pour l’expédition ou pour la légalisation ainsi qu’à la signature électronique de l’officier public. Le deuxième tiers de cette page est destiné à la confirmation d’admission. Le tiers inférieur est libre pour un cachet cantonal supplémentaire en application de l’art. 10, al. 3, OAAE.

³L’Office fédéral de la justice (OFJ) peut établir des modèles de formules de verbalisation en collaboration avec les organisations professionnelles d’officiers publics et les publier.

(art. 10, al. 1, let. c, OAAE)

Les documents électroniques doivent être établis et sauvegardés dans un format de fichier électronique reconnu. Les formats de fichier reconnus sont spécifiés dans l’annexe 2.

¹La signature électronique de l’officier public peut être reliée à une représentation visible dans le document. Dans ce cas, celle-ci doit contenir tous les noms et prénoms de l’officier public dans le champ «Common Name» (CN) du certificat. Les polices d’écriture utilisées dans ce cadre doivent être insérées dans le document.

²La signature doit être insérée dans le document de telle manière que le cachet électronique faisant partie de la confirmation d’admission puisse être ajouté par la suite.

(art. 10, al. 2, OAAE)

¹Le RegOP fait apparaître les éléments visibles de la confirmation d’admission en tant qu'image graphique.

²Le cachet électronique du RegOP contient, dans la déclaration de signature, le numéro de série du certificat que l’officier public a utilisé pour signer.

(art. 7, al. 1, let. i, 10, al. 1, let. e, et 20 OAAE)

¹L’officier public obtient en ligne la confirmation d’admission auprès du RegOP au moyen d’un programme mis à disposition par l’OFJ ou par l’intermédiaire d’un tiers autorisé par l’OFJ.

²Il s’identifie au moyen d’un instrument d’identification conformément à l’art. 7, al. 1, let. i, OAAE basé sur des certificats délivrés par un fournisseur reconnu au sens de la loi du 18 mars 2016 sur la signature électronique (SCSE)² ou par l’intermédiaire d’une procédure d’identification reconnue au sens de la SCSE.

³Le programme utilisé vérifie:

a.

si le document correspond à un format de fichier reconnu conformément à l’art. 6,

b.

si la page de verbalisation respecte le format DIN A4 (210 mm en largeur × 297 mm en hauteur) avec une marge d’erreur de ± 10 mm en largeur et ± 20 mm en hauteur, et

c.

si la signature de l’officier public insérée dans le document est valable.

⁴Il transmet ensuite à l’UPReg uniquement les informations suivantes:

a.

la signature extraite du document avec le timbre horodateur;

b.

le certificat de l’officier public à l’origine de la signature;

c.

les données nécessaires à l’authentification de l’officier public.

(art. 10, al. 4, et 20 OAAE)

¹Les exigences techniques pour transmettre les requêtes en ligne au RegOP sont spécifiées à l’annexe 3.

²La demande de tiers les autorisant à transmettre les requêtes en ligne au RegOP contient les indications permettant d’apprécier si les exigences de l’annexe 3 sont remplies.

Le RegOP ne délivre la confirmation d’admission que si les conditions suivantes sont remplies:

a.

l’officier public est compétent au moment de l’obtention de la confirmation d’admission conformément au RegOP pour établir des actes authentiques électroniques ou des légalisations électroniques;

b.

la personne s’identifie auprès du RegOP;

c.

la personne identifiée est identique à celle pour la signature de laquelle la confirmation d’admission doit être obtenue.

Le RegOP délivre la confirmation d’admission en tant qu’image graphique ainsi que sous une forme lisible par une machine.

(art. 10, al. 1, let. e, OAAE)

¹Le programme utilisé par l’officier public insère l’image graphique délivrée par le RegOP.

²Il insère la partie de la signature lisible par une machine de la confirmation d’admission dans le cachet électronique du RegOP.

³Il établit un chiffre de contrôle cryptographique univoque pour le document et le transmet au RegOP.

¹Le RegOP signe le chiffre de contrôle cryptographique, y insère un timbre horodateur qualifié conformément à l’art. 2, let. j, SCSE³, et le restitue au programme requérant.

²Le cachet du RegOP repose sur un certificat établi au nom de l’organisation provenant d’un fournisseur reconnu de services de certification au sens de la SCSE; le champ «Common Name» doit porter l’indication «Swiss Register of Notaries» en tant qu’organisation.

Le programme utilisé par l’officier public insère le cachet du RegOP dans le document et l’enregistre de cette façon.

L’autorité compétente remet au RegOP les certificats réglementés qui sont ou ont été utilisés pour l’établissement des cachets cantonaux conformément à l’art. 10, al. 3, OAAE.

Le système de validation vérifie les propriétés techniques suivantes des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques en application des art. 10 à 16 OAAE:

a.

le document est signé valablement par l’officier public, conformément à l’art. 10, al. 1, let. d, OAAE; d’éventuelles signatures apposées précédemment ne sont pas prises en compte; 

b.

le document contient un cachet électronique valable du RegOP, conformément à l’art. 10, al. 2, let. b, OAAE;

c.

le cachet électronique du RegOP contient, dans la déclaration de signature, le numéro de série du certificat qualifié de l’officier public;

d.

le document n’a plus été signé ou modifié depuis l’insertion de la confirmation d’admission. L’éventuelle insertion d’un cachet cantonal, conformément à l’art. 10, al. 3, OAAE, est exceptée;

e.

les éventuels cachets cantonaux, conformément à l’art. 10, al. 3, OAAE, sont valables et reposent sur un certificat du canton déposé auprès du RegOP.

(art. 26 OAAE)

¹Pour les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques qui ont été établis sans confirmation d’admission entre le 1^er août 2013 et le 31 décembre 2013, les offices du registre du commerce et les offices du registre foncier vérifient la validité de la signature électronique et la présence d’un timbre horodateur valable au moyen du système de validation.

²En outre, ils vérifient visuellement si:

a.

la signature autographe ainsi que le sceau ou le timbre sont reproduits de manière reconnaissable sur le document électronique;

b.

le nom de l’officier public visible sur le document électronique concorde avec celui figurant sur la signature électronique.

³Si l’office compétent chargé de la tenue du registre a des doutes quant au droit de l’officier public à dresser des actes authentiques, il vérifie lui-même ce droit ou exige de l’officier public qu’il le prouve sur la base d’un répertoire cantonal ayant un caractère obligatoire ou d’une attestation délivrée par l’autorité d’admission.

L’ordonnance du DFJP du 25 juin 2013 sur l’acte authentique électronique⁵ est abrogée.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er février 2018.