Chapitre 2 Prise en charge des documents

(art. 6 LAr)

¹Les documents ne sont plus utilisés en permanence et doivent par conséquent être proposés aux Archives fédérales lorsque le service tenu de les proposer ne les utilise plus de manière fréquente et régulière, l’échéance étant de cinq ans après l’ajout du dernier document au dossier.³

²Les Archives fédérales peuvent prolonger le délai fixé à l’al. 1 si le service tenu de leur proposer ses documents peut justifier qu’il en a encore besoin.

³Certains types de documents sont proposés voire versés aux Archives fédérales immédiatement après qu’ils ont été établis ou signés; les traités internationaux passent par la Direction du droit international public. Les Archives fédérales règlent les détails de cette prise en charge dans des instructions.

(art. 5, 6 et 7 LAr)

¹Le service tenu de proposer ses documents aux Archives fédérales veille à les préparer de telle manière que l’on puisse, sans surcroît de travail, les évaluer et, si on les a désignés comme ayant une valeur archivistique, les archiver.

²Le service tenu de proposer ses documents aux Archives fédérales indique les documents qui ont une valeur archivistique du point de vue juridique et administratif.

³Les cas où des délais de protection particuliers en application de l’art. 12 de la loi sont nécessaires doivent être signalés dès le moment où les documents sont proposés aux Archives fédérales.

⁴Les Archives fédérales règlent dans des instructions les détails de l’obligation de proposer les documents et du versement des documents.

(art. 7 et 8 LAr)

¹Les Archives fédérales décident si les documents proposés doivent être archivés durablement, en tenant compte des propositions du service tenu de proposer ses documents. Elles évaluent les documents proposés en fonction de critères historiques et archivistiques.

²Si la valeur archivistique de certains documents fait l’objet d’un désaccord entre les Archives fédérales et le service tenu de proposer ses documents, les documents en question sont archivés.

³Les Archives fédérales déterminent, en collaboration avec les services qui archivent eux-mêmes leurs documents, la valeur archivistique de ces documents.

⁴Les Archives fédérales disposent d’un délai d’une année pour déterminer la valeur archivistique des documents qui leur sont proposés. À cette échéance, si elles ne se sont pas prononcées, l’obligation d’archivage cesse. Le délai d’une année peut être prolongé si les Archives fédérales peuvent faire valoir qu’il leur est impossible d’évaluer les documents dans le délai imparti.

(art. 4, al. 3 à 5, LAr)

¹La Banque nationale suisse, ainsi que les établissements fédéraux autonomes et les institutions fédérales similaires mentionnés à l’annexe 2, archivent eux-mêmes leurs documents.

²Les autres personnes de droit public ou de droit privé visées à l’art. 1, al. 1, let. h, de la loi et à l’art. 2, al. 3, de la présente ordonnance, pour autant qu’elles effectuent des tâches d’exécution que la Confédération leur a déléguées, le Tribunal pénal fédéral, le Tribunal administratif fédéral et les commissions fédérales de recours ou d’arbitrage visées à l’art. 1, al. 1, let. d, de la loi et mentionnées à l’annexe 1, indiquent aux Archives fédérales s’ils veulent archiver eux-mêmes leurs documents.⁴

³Les Archives fédérales leur accordent l’archivage autonome au sens de l’al. 2 si les conditions requises à l’art. 8, al. 1 sont réunies.

⁴Les services mentionnés à l’al. 2 qui n’archivent pas eux-mêmes leurs documents sont tenus de les proposer aux Archives fédérales. Ces dernières peuvent leur facturer les coûts d’archivage.

⁵Par analogie avec les services fédéraux, les services qui archivent eux-mêmes leurs documents veillent, dans leur domaine de compétences, à ce que leurs documents permettent de vérifier ultérieurement leurs activités et d’en rendre compte.

(art. 4, al. 3 à 5, LAr)

¹Les services qui archivent eux-mêmes leurs documents et qui sont visés à l’art. 1, al. 1, let. d, e et h, de la loi concluent un accord avec les Archives fédérales sur la constitution, la prise en charge, la conservation et la communication de leurs documents. Ils prévoient les ressources nécessaires en personnel, en locaux et en moyens financiers.

²Les Archives fédérales peuvent visiter les bureaux des archives courantes ou les services chargés de la gestion des informations des organes qui archivent eux-mêmes leurs documents et contrôler l’état des documents qui y sont conservés.

³Les Archives fédérales peuvent révoquer l’archivage autonome ou en demander la révocation si l’obligation d’archivage n’est pas respectée ou ne l’est pas conformément aux principes de la loi.

⁴En cas de révocation, les coûts occasionnés par la reprise des documents, leur archivage et la réparation d’éventuels dommages sont à la charge du service producteur.

(art. 24, al. 2, LAr)

Pour les activités exercées en vertu d’un mandat de droit privé, le service mandant règle au préalable la question de l’archivage des documents dans un contrat dont il sera convenu avec les Archives fédérales.