Section 3 Direction et Secrétariat

¹La Direction est composée du directeur, du directeur adjoint et des responsables des secteurs.

²Le directeur dirige le Secrétariat.

³La Direction est un organe collectif et est collectivement responsable des activités opérationnelles de Pro Helvetia.

⁴Elle cherche à prendre des décisions par consensus. Le cas échéant, elle prend ses décisions à la majorité simple.

La Direction a les tâches suivantes:

a.

elle prépare les objets traités par le Conseil de fondation en les accompagnant de propositions;

b.

elle met en œuvre les décisions du Conseil de fondation et lui rend compte de leur réalisation;

c.

elle élabore à l’intention du Conseil de fondation les lignes directrices stratégiques de l’activité de la Fondation et la requête périodique de financement fondée sur ces dernières;

d.

dans le cadre du budget approuvé par le Conseil de fondation, elle statue sur les programmes propres de la Fondation et les initiatives lancées par la Fondation elle-même dont le montant ne dépasse pas 300 000 francs;

e.

elle veille à ce que l’activité de la Fondation soit régulièrement soumise à évaluation et à l’établissement de rapports;

f.

elle édicte les lignes directrices en matière de politique du personnel;

g.

elle coordonne les activités des secteurs et décide des mesures et instruments transversaux à cette fin.

Outre les tâches stipulées à l’art. 35, al. 3, LEC, le directeur a en particulier les tâches et compétences suivantes:

a.

il veille à la mise en œuvre des directives du Conseil de fondation;

b.

il dirige le Secrétariat de manière effective et dans une logique de résultats, veille à un déroulement du travail conforme aux règles en conjuguant efficacité et efficience;

c.

il assure un contrôle général en même temps qu’un système de contrôle interne;

d.

il engage le personnel sous réserve des compétences du Conseil de fondation;

e.

il propose au Conseil de fondation la nomination du directeur adjoint et celle des autres membres de la Direction;

f.

il statue sur les requêtes visées à l’art. 10, al. 1 et 2, let. d, de l’ordonnance du 22 octobre 2020 sur les subventions de Pro Helvetia²;

g.

il peut s’écarter des propositions de la Commission d’experts ou des recommandations des jurys s’il existe des motifs prévus à l’art. 10, al. 3, de l’ordonnance sur les subventions de Pro Helvetia.

¹Le secrétariat se compose de l’ensemble des secteurs nécessaires à l’accomplissement des tâches de la Fondation.

²Les secteurs et leurs divisions sont indiqués dans l’organigramme. Les antennes sont considérées du point de vue organisationnel comme des divisions.

Les secteurs assument les tâches suivantes:

a.

ils préparent à l’attention de la Direction les objectifs et priorités à moyen terme de l’activité de Pro Helvetia;

b.

ils préparent à l’attention de la Direction leurs programmes et budgets annuels;

c.

ils préparent les objets traités par la Commission d’experts et soutiennent la Direction dans la préparation des objets traités par le Conseil de fondation;

d.

ils mettent en œuvre le programme annuel de la Fondation dans leurs domaines de compétences respectifs;

e.

ils veillent à la mise en œuvre des lignes directrices en matière de politique du personnel;

f.

ils veillent à la collaboration interne entre les secteurs et les division;

g.

ils veillent à la conception et à l’élaboration de toutes les mesures nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches;

h.

ils statuent sur les requêtes conformément à l’ordonnance du 22 octobre 2020 sur les subventions de Pro Helvetia³;

i.

ils évaluent leurs activités sur mandat de la Direction.

¹Les divisions (antennes comprises) traitent les affaires de leur ressort et remplissent les tâches qui leur sont assignées, et conseillent les tiers dans leurs domaines.

²Elles élaborent des plans et mesures d’encouragement et veillent à les diffuser et à les promouvoir.

³Elles réalisent les projets propres à leur secteur, tels que projets concernant la relève, mesures de promotion ou offres de mentorat, et veillent à en assurer une évaluation régulière.

⁴Elles statuent sur les requêtes conformément à l’ordonnance du 22 octobre 2020 sur les subventions de Pro Helvetia⁴, et en matière d’initiatives propres aux secteurs dans le cadre du règlement déterminant les compétences de la Fondation.

⁵Lorsqu’une requête concerne une région dans laquelle Pro Helvetia gère une antenne, la décision est précédée d’une concertation entre l’antenne concernée et la division spécialisée compétente au sein du Secrétariat.

⁶Les divisions respectent les budgets qui leur sont alloués.

⁷Elles vérifient qu’elles respectent leurs obligations financières et que les bénéficiaires de subventions fournissent les prestations dues.