Chapitre 6 Protection et archivage des données

Les données personnelles sont transmises sur requête aux autorités de surveillance de la Confédération et des cantons, ainsi qu’au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence¹²⁵, pour l’exercice de leurs fonctions de contrôle.

¹Lors de toute communication de données du système d’information, les destinataires doivent être informés de la fiabilité, de l’actualité et de l’exhaustivité des données communiquées.¹²⁶ Ils ne peuvent les utiliser que dans le but en vue duquel elles leur ont été communiquées. Ils doivent être prévenus des restrictions d’utilisation des données et du fait que le bureau se réserve le droit d’exiger des informations sur l’utilisation qui en aura été faite.

²Si des informations sont transmises à des autorités nationales ou étrangères, à des organismes de surveillance ou à des organismes d’autorégulation, elles ne peuvent être utilisées que conformément aux restrictions fixées par le bureau et par le propriétaire des données. Le bureau indique systématiquement que les données transmises ne valent qu’à titre de renseignements et que leur transmission à d’autres autorités est subordonnée à son accord écrit.¹²⁷

¹Lors de la communication de données du système d’information, les interdictions portant sur l’utilisation doivent être respectées. Si le bureau envisage de communiquer à leur État d’origine ou de provenance des données relatives à un requérant d’asile, un réfugié reconnu ou une personne à protéger résidant en Suisse, les conditions mentionnées à l’art. 2 de l’ordonnance 3 du 11 août 1999 sur l’asile¹²⁹ s’appliquent. Le bureau ne peut communiquer à l’État d’origine ou de provenance des données concernant des personnes provisoirement admises que conformément aux conditions énoncées aux art. 16 et 17 de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données¹³⁰ et qu’après avoir consulté le Secrétariat d’État aux migrations.¹³¹

²Le bureau refuse de communiquer des données du système d’information si des intérêts prépondérants, publics ou privés, s’y opposent.

¹Les données du système d’information sont conservées pendant dix ans au plus à compter de leur enregistrement par le bureau. Les enregistrements sont effacés séparément.

²Si une personne est mentionnée dans plusieurs enregistrements, le bureau n’efface que ceux qui sont échus. Les données relatives à la personne sont effacées en même temps que le dernier enregistrement la concernant.

La remise des données et des documents du bureau aux Archives fédérale est régie par la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage¹³³ et ses ordonnances d’exécution¹³⁴.