Chapitre 3 Dossier du personnel

¹Le dossier du personnel peut contenir les données personnelles suivantes, y compris des données sensibles:

a.

des données relatives à la personne, à sa nationalité, à sa famille et à ses proches;

b.

des informations tirées du dossier de candidature et des données recueillies dans le cadre de la procédure de candidature, y compris les résultats d’un test de personnalité au sens de l’art. 19;

c.

des données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment certificats médicaux, absences consécutives à une maladie ou à un accident, rapports du médecin-conseil, évaluations de l’aptitude au travail et données de la gestion des cas;

d.

des données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel;

e.

des certificats de travail;

f.

des décisions passées en force des autorités, des autorités judiciaires et des autorités de recours, notamment saisies de salaire, décisions du service chargé des contrôles de sécurité relatifs aux personnes, extraits de jugements en vue de déterminer les ayants droit aux allocations familiales, actes concernant des litiges liés aux rapports de travail et actes concernant des enquêtes disciplinaires;

g.

des déclarations aux caisses de compensation de l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), de l’assurance-invalidité (AI), de l’assurance pour les allocations pour perte de gain (APG) et de l’assurance-chômage (AC), aux caisses de compensation pour allocations familiales, à la Caisse nationale suisse en cas d’accidents (CNA) ou à une autre assurance-accidents, à la Caisse fédérale de pension (PUBLICA) et à l’assurance militaire (assurances sociales), ainsi que des informations ou décisions de ces assurances et éventuellement d’autres assurances étrangères.

²Le dossier du personnel peut notamment contenir les données visées à l’annexe 2, sous forme électronique ou sur support papier.

Les services du personnel, les sections des affaires professorales, les spécialistes internes impliqués, les tiers mandatés, les responsables hiérarchiques et les services juridiques traitent les données des dossiers du personnel pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

¹En cas de transfert dans une autre EPF, dans un autre établissement de recherche ou au sein de l’état-major du conseil des EPF, le dossier du personnel n’est pas transmis au nouvel employeur. Toute dérogation doit être convenue avec l’employé concerné.

²En accord avec l’employé concerné, le nouvel employeur peut demander à l’institution précédente de fournir les documents que l’employé lui a déjà remis.

La conservation, l’archivage et la destruction des données du dossier du personnel sont réglés à l’art. 10 de la présente ordonnance.

Les deux EPF, les établissements de recherche et l’état-major du Conseil des EPF gèrent chacun un système d’information pour les dossiers du personnel, qui sert à la gestion, à l’exploitation et au classement électroniques des données personnelles des collaborateurs.

Les données non sensibles peuvent être reprises des différents systèmes d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP).

¹Les services du personnel et les sections des affaires professorales ont accès aux données du système d’information pour les dossiers du personnel de leur institution pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

²Ils peuvent octroyer un droit d’accès aux responsables hiérarchiques, à leurs services juridiques et aux spécialistes internes.

Les services du personnel peuvent conférer un accès temporaire à leurs données aux collaborateurs qui demandent à consulter leur dossier.