Chapitre 1 Dispositions générales

¹La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles pour les catégories de personnel suivantes:

a.

les collaborateurs du domaine des EPF visés à l’art. 1, al. 1, de l’ordonnance du 15 mars 2001 sur le personnel du domaine des EPF (OPers-EPF)³;

b.

les professeurs visés à l’art. 1 de l’ordonnance du 18 septembre 2003 sur le corps professoral des EPF⁴;

c.

les collaborateurs du domaine des EPF et les professeurs au bénéfice d’un contrat de droit privé;

d.

les candidats à un poste dans le domaine des EPF relevant des catégories de personnel visées aux let. a à c;

e.

les anciens collaborateurs du domaine des EPF qui relèvent des catégories de personnel visées aux let. a à c.

²Le chapitre 4 de la présente ordonnance s’applique en outre aux personnes liées aux institutions du domaine des EPF par un mandat ou un contrat de location de services.

Le personnel ou les instances qui le représentent sont informés avant l’introduction ou la modification d’un système d’information ou d’une banque de données dans la mesure où la situation juridique ou l’activité du personnel est affectée de manière déterminante.

Les conseillers à la protection des données des deux EPF, des établissements de recherche et du Conseil des EPF sont à la disposition du personnel en tant que personnes de contact pour toute question liée à la protection des données.

¹Les directions des deux EPF, les directions des établissements de recherche et la présidence du Conseil des EPF sont responsables des systèmes d’information qu’elles utilisent.

²Les services du personnel et les autres services habilités à traiter des données personnelles sont responsables de ce traitement dans leur domaine de compétence.

³Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF établissent les règlements de traitement pour leurs systèmes d’information conformément à l’art. 6 de l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données (OPDo)⁵ (règlements de traitement).

¹Le service du personnel compétent et les instances des deux EPF chargées du recrutement et de l’encadrement des professeurs (sections des affaires professorales) traitent les données nécessaires à l’exécution de leurs tâches. Ils traitent en particulier:

a.

les informations contenues dans les documents de candidature, les contrats de travail, les descriptions de poste et les formulaires d’évaluation du personnel;

b.

les décisions prises sur la base des évaluations du personnel;

c.

les absences;

d.

les certificats médicaux;

e.

les résultats de tests de personnalité et d’évaluations du potentiel;

f.

les extraits de registres publics;

g.

les données concernant des mesures administratives, pénales ou sociales.

²Les responsables hiérarchiques ou les personnes auxquelles ils font appel traitent les données nécessaires au recrutement et à l’exécution de leurs tâches de conduite, en particulier les dossiers de candidature, les formulaires de convention d’objectifs et d’évaluation des prestations ainsi que les données portant sur les adaptations salariales motivées par les prestations individuelles.

³L’accès aux données est octroyé comme suit:

a.

pour les systèmes d’information, par le membre de la direction chargé des systèmes informatiques dans l’EPF ou dans l’établissement de recherche concerné;

b.

pour les systèmes d’information du Conseil des EPF, par le directeur administratif de l’état-major.

⁴Les services du personnel et les sections des affaires professorales peuvent octroyer un accès limité aux personnes qui ont besoin d’accéder à des données spécifiques dans le cadre de leurs tâches.

¹Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF veillent au respect des dispositions de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD)⁶ et de l’OPDo⁷. Ils s’assurent que les personnes et les services chargés du traitement des données prennent les mesures et dispositions techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles.

²Les données sur support papier sont conservées sous clé.

³La sécurité des données relative aux systèmes d’information est régie par l’OPDo, en particulier les art. 1 à 4 et 6.

⁴Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF spécifient les mesures techniques et organisationnelles relatives à la sécurité des données personnelles dans leurs règlements de traitement.

¹Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF déclarent tous leurs registres des activités de traitement au Préposé à la protection des données et à la transparence au moment de l’approbation du projet ou de la décision de le développer (art. 12 LPD⁸).

²Le traitement automatisé des données personnelles (systèmes d’information) doit être annoncé dès le stade de projet (art. 31 OPDo⁹).

¹Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification et d’effacement auprès du service du personnel ou de la section des affaires professorales compétents ou encore auprès du médecin-conseil (art. 48). L’art. 23 demeure réservé.

²Les données incorrectes sont rectifiées d’office.

¹Les accès aux systèmes d’information et les modifications qui y sont apportées sont systématiquement journalisés.

²Les procès-verbaux de journalisation sont conservés durant au moins un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

³Les procès-verbaux de journalisation peuvent être analysés par le service compétent de l’EPF, de l’établissement de recherche ou du Conseil des EPF afin de vérifier le respect des prescriptions sur la protection des données.

¹Les délais suivants s’appliquent à la conservation des données:

a.

pour les données portant sur des mesures sociales, administratives ou pénales, ainsi que des mesures relatives aux poursuites, cinq ans après la fin de la mesure;

b.

pour l’évaluation des prestations ainsi que pour les résultats de tests de personnalité et d’évaluation du potentiel, cinq ans après l’évaluation ou le test;

c.

pour toutes les autres données contenues dans le dossier du personnel et dans le système d’information sur le personnel, dix ans après la fin des rapports de travail ou après le décès d’un collaborateur.

²Après expiration du délai de conservation, les données ayant une valeur archivistique au sens de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage¹⁰ et de l’ordonnance du 8 septembre 1999 sur l’archivage¹¹ sont proposées au service d’archivage compétent, les autres données sont détruites sous réserve de l’art. 38, al. 2, LPD¹².

³Les dossiers de candidature soumis sur papier, à l’exception de la lettre de candidature, sont retournés aux candidats non retenus dans les trois mois suivant l’attribution du poste. Les autres données sont détruites dans un délai de trois mois. Les accords spéciaux conclus avec les candidats sont réservés. Les données peuvent être conservées plus longtemps si elles sont nécessaires au traitement de recours selon l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égalité¹³.

⁴Les dossiers et les données en lien avec les candidatures à une chaire professorale et toutes les données recueillies durant l’activité en tant que professeur ou que professeur titulaire sont conservés et proposés au service d’archivage de l’EPF compétente après le décès de la personne concernée.

La publication de données relevant de la sphère privée des collaborateurs sur l’intranet, dans un organe de publication interne ou sur un tableau d’affichage n’est autorisée qu’avec le consentement écrit de la personne concernée. Le consentement peut être donné par courrier électronique.

Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF peuvent publier la fonction et les données de contact professionnelles de leur personnel dans des répertoires d’adresses accessibles au public, sur papier ou sous forme électronique. La publication de photos n’est autorisée qu’avec le consentement écrit de la personne concernée. Le consentement peut être donné par courrier électronique.

¹Des données personnelles ne peuvent être communiquées à des tiers qui en font la demande, en particulier à de nouveaux employeurs, à des instituts bancaires, à des instituts de crédit ou à des bailleurs, qu’avec le consentement écrit de la personne concernée ou si une base légale le prévoit. La personne qui communique les données s’assure au préalable qu’un consentement conforme a été donné ou qu’il existe une base légale.

²Le consentement de la personne concernée est considéré comme donné si cette personne cite un autre collaborateur comme référence pour fournir des informations.

³La communication de données se limite aux informations nécessaires au but de la demande.

⁴Les dispositions du présent article s’appliquent aussi aux collaborateurs qui changent de poste à l’intérieur du domaine des EPF.

⁵L’art. 37 demeure réservé.

Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF peuvent communiquer aux fournisseurs de services informatiques qui proposent leurs services sur des réseaux externes les données nécessaires pour utiliser ces services, à savoir le nom et l’adresse électronique professionnelle.

Les documents réunis dans le cadre de la procédure de nomination et d’évaluation des membres du corps professoral, en particulier les évaluations par des pairs et les lettres de référence, sont confidentiels.