Chapitre 4 Système d’information pour la gestion des données du personnel

Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF gèrent chacun un IGDP, qui sert à l’exécution des tâches suivantes:

a.

gestion centralisée et administration des données personnelles concernant les collaborateurs;

b.

traitement des données relatives aux salaires et réalisation d’évaluations, de simulations budgétaires et de planifications des frais de personnel;

c.

gestion des données utiles à la formation et à la relève des cadres ainsi qu’au développement des capacités de gestion.

¹L’IGDP peut contenir les données personnelles suivantes, y compris des données sensibles:

a.

des données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches, notamment informations personnelles, adhésion à des organisations syndicales pour l’encaissement des cotisations, activités accessoires et charges publiques soumises à autorisation;

b.

des données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences consécutives à une maladie ou à un accident;

c.

des données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel, notamment échelon d’évaluation, compétences linguistiques et progrès de formation;

d.

des données relatives aux actes de procédure et aux décisions des autorités, notamment saisies de salaire, allocations familiales, créances de salaire et indemnités de départ;

e.

des données relatives aux décisions des assurances sociales, notamment décomptes et informations concernant une réduction de la capacité de gain.

²Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF énumèrent les données que contient leur IGDP dans le règlement de traitement.

L’IGDP peut comprendre les modules suivants:

a.

gestion de l’organisation, servant à représenter la structure organisationnelle et fonctionnelle du personnel;

b.

administration des données du personnel, pour la gestion des données personnelles des collaborateurs;

c.

décompte du salaire, pour le décompte et le versement des salaires des collaborateurs;

d.

gestion du temps, pour la gestion des données relatives au temps de travail;

e.

gestion des coûts de personnel, pour la planification et le contrôle de gestion des coûts de personnel;

f.

développement du personnel, pour le plan de carrière et la planification du développement du personnel, y compris pour la formation et l’encadrement des apprentis;

g.

gestion des déplacements, pour la saisie et le décompte des déplacements, y compris les coûts de déplacement et les frais correspondants;

h.

certificats de travail;

i.

gestion des absences.

¹Les services du personnel, les services financiers et les services d’assistance technique ont accès à l’IGDP et traitent les données pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

²Les collaborateurs peuvent traiter leurs propres données dans l’IGDP, notamment les informations personnelles, les données relatives au temps de travail, les frais et les coordonnées bancaires, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

³Les responsables hiérarchiques peuvent consulter et approuver les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail, les frais et les compétences, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

⁴Les réviseurs chargés de vérifier l’utilisation des ressources, notamment pour les projets de recherche financés par des fonds de tiers, peuvent obtenir un droit d’accès aux données qu’ils ont besoin de consulter pour l’exécution de leurs tâches.

⁵Le règlement de traitement pour le système d’information définit en détail les droits d’accès aux données et l’étendue du traitement des données effectué par les utilisateurs.

¹Les données contenues dans l’IGDP peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:

a.

s’il existe pour l’autre système d’information une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication de données sensibles;

b.

si le système d’information a été annoncé au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence;

c.

s’il existe un règlement de traitement pour ce système d’information, et

d.

s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des collaborateurs.

²Les services du personnel peuvent communiquer à PUBLICA des informations sur les données contenues dans l’IGDP nécessaires pour l’exécution de ses tâches.