Section 4 OU du portefeuille immobilier de l’OFCL et collaboration avec l’OFCL

¹Les OU du portefeuille immobilier de l’OFCL et les secrétariats généraux (SG) ou les autres organes d’attache auxquels elles sont rattachées désignent des responsables de l’immobilier comme partenaire chargé de collaborer avec l’OFCL. Ils les dotent des compétences et des ressources nécessaires.

²Elles désignent les personnes chargées d’exécuter les fonctions suivantes à titre permanent:

a.

responsable du service de contact pour les immeubles au niveau du SG ou de l’organe d’attache de l’OU;

b.

logisticien de l’immobilier au niveau de l’OU (LI OU);

c.

logisticien de l’immobilier aux emplacements des OU (LI E).

³Dans le cadre d’un projet de construction, elles désignent la personne chargée d’exécuter la fonction temporaire de représentant de l’OU et, dans les grands projets, la fonction temporaire de chef de projet pour l’OU dans l’organisation du projet de construction.

⁴Les tâches à exercer par les fonctions visées aux al. 2 et 3 figurent dans l’annexe 3.

⁵Au besoin, les fonctions visées aux al. 2 et 3 peuvent être exercées par la même personne.

¹Les OU formulent, justifient et annoncent leurs besoins selon les instructions de l’OFCL.

²Dans leurs demandes, elles doivent fournir la preuve économique de leurs besoins.

³Avant de remettre leurs demandes à l’OFCL, les OU demandent une appréciation et une recommandation du SG compétent ou, le cas échéant, de leur organe d’attache; font exception les demandes portant sur les petits travaux et les travaux d’entretien.

⁴Les SG ou les organes d’attache examinent et apprécient les demandes et fixent des priorités, les comparent avec la stratégie de développement et la planification à long terme du département ou de l’unité, émettent une recommandation et les transmettent avec une justification à l’OFCL.

¹L’OFCL tient compte des directives internes à la Confédération et des possibilités financières et veille à fournir aux OU des espaces selon des principes économiques.

²Il informe régulièrement les OU sur:

a.

les principes de la stratégie du portefeuille;

b.

la planification des investissements (planification pluriannuelle, fourchette des investissements);

c.

la stratégie d’affectation des bâtiments;

d.

les instructions, les normes et les standards relatifs à la construction, l’aménagement, l’exploitation et la construction durable;

e.

la stratégie de maintenance;

f.

l’utilisation des ressources et la charge environnementale.

³Il met à la disposition des OU, en ligne, des instruments de planification et de pilotage répondant à leurs besoins, en particulier:

a.

les formules de demande;

b.

les plans d’affectation et les données sur les surfaces pour les bâtiments administratifs;

c.

les instructions, les normes et les standards concernant la construction, l’aménagement, l’exploitation et la construction durable;

d.

la documentation sur l’organisation et les processus de l’OFCL.

⁴Il consulte régulièrement sa clientèle.

¹Les OU de l’administration fédérale au sens des art. 7 et 7a, al. 1, let. a et b, OLOGA²⁷ doivent commander l’ensemble de leurs prestations à l’OFCL ²⁸.

²Les OU de l’administration fédérale au sens de l’art. 7a , al. 1, let. c et d, OLOGA, les organisations ou personnes extérieures à l’administration visées à l’art. 6, al. 3, première phrase, OLOGA et les autres administrations publiques peuvent commander leurs prestations à l’OFCL par le biais d’une convention ²⁹.

³Les OU collaborent avec l’OFCL pour atteindre les objectifs visés à l’art. 2 dans les domaines suivants:

a.

affectation et utilisation rationnelle des espaces;

b.

planification et optimisation des processus d’exploitation spécifiques à l’utilisateur;

c.

planification et optimisation de la gestion et de l’exploitation du bâtiment;

d.

optimisation des besoins d’espaces et de surfaces;

e.

preuves du caractère économique des processus d’exploitation.

⁴Elles informent régulièrement l’OFCL sur:

a.

leur planification à court et à moyen terme;

b.

leur stratégie à moyen et à long terme;

c.

l’évolution des besoins de surfaces;

d.

l’évolution de l’effectif de personnel (postes à plein temps et à temps partiel);

e.

l’appréciation de l’emplacement et l’appropriation de l’immeuble;

f.

les exigences de qualité des locaux;

g.

les suggestions pour l’adaptation des normes des locaux.

⁵Elles fournissent chaque année à l’OFCL les données suivantes pour les rapports généraux et les rapports relatifs au programme RUMBA:

a.

effectif de personnel (postes à plein temps et à temps partiel, par emplacement);

b.

indicateurs d’exploitation dans la mesure où l’OU est compétente pour l’exploitation du bâtiment.

¹Dans le modèle de location axé sur le marché et sur les coûts pour les prestations de fourniture de surfaces, l’OFCL et les SG ou les services correspondants règlent leurs droits et obligations dans un accord général de niveau de service; ils se basent sur leurs droits et obligations définis dans la présente ordonnance.

²Les modalités de l’accord sont régies par les directives et instructions relatives à la gestion budgétaire et comptable de la Confédération qui sont émises par l’Administration fédérale des finances³⁰.

Des règles particulières s’appliquent à:

a.

la gestion des places de stationnement; elle est réglée dans l’ordonnance du 20 mai 1992 concernant l’attribution de places de stationnement dans l’administration fédérale³¹;

b.

l’utilisation et l’exploitation d’équipements de restauration; elles sont réglées dans une convention entre l’OFCL et l’Office fédéral du personnel;

c.

l’utilisation et l’exploitation de logements de service; elles sont réglées par l’art. 90 de l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération³²;

d.³³

l’utilisation et l’exploitation des bâtiments civils de la Confédération; l’OFCL édicte des directives dans ce domaine.