Chapitre 2 Gestion de l’immobilier

¹Le portefeuille immobilier de l’OFCL comprend tous les immeubles de la Confédération qui ne font partie ni du portefeuille immobilier du DDPS, ni de celui des EPF. Font également partie du portefeuille immobilier de l’OFCL les immeubles destinés à l’accomplissement des tâches:

a.

de l’Assemblée fédérale et des Services du Parlement (art. 4, al. 1, let. a);

b.¹⁶

des tribunaux fédéraux et du Ministère public de la Confédération (art. 4, al. 1, let. b);

c.

de la Confédération à l’étranger;

d.

des commissions extraparlementaires visées à l’art. 57, al. 2, LOGA;

e.

d’autres institution en vertu de conventions selon les art. 4 et 5.

²Le portefeuille immobilier du DDPS comprend tous les immeubles du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et du sport (DDPS) utilisés et gérés par le DDPS en tant que propriétaire ou possesseur; en sont exceptés:

a.

les immeubles destinés à l’administration du DDPS dans la région de Berne;

b.

les immeubles de l’Office fédéral du sport.

³Le portefeuille immobilier des EPF comprend tous les immeubles destinés à l’accomplissement des tâches du domaine des EPF.

¹Au sens de la présente ordonnance, on entend par immobilier l’ensemble des biens-fonds, des bâtiments et des installations qui appartiennent à la Confédération ou qui sont en sa possession, en particulier sous forme de location, de fermage ou de leasing.

²La gestion de l’immobilier comprend l’ensemble des mesures destinées à couvrir les besoins en locaux de l’administration fédérale et à sauvegarder les intérêts de la Confédération en tant que propriétaire et possesseur d’immeubles, maître d’ouvrage, gestionnaire et exploitant d’immeubles.

³Sont désignées comme SCI les unités organisationnelles qui sont compétentes pour la gestion de l’immobilier dans les domaines indiqués à l’art. 6, al. 1.

⁴Sont désignées comme organisations d’utilisateurs (OU) les unités organisationnelles qui utilisent un ou plusieurs immeubles.

¹Sont responsables de la gestion de l’immobilier en tant que SCI:

a.

l’OFCL, pour les immeubles faisant partie de son portefeuille immobilier;

b.

armasuisse, pour les immeubles faisant partie du portefeuille immobilier du DDPS;

c.

le Conseil des EPF, pour les immeubles faisant partie du portefeuille immobilier des EPF.

²Pour les immeubles à affectation mixte, la responsabilité est définie en fonction de l’affectation principale.

³Si, dans un cas particulier, il subsiste des doutes au sujet de la responsabilité et si aucune entente n’est trouvée, les départements concernés règlent la question entre eux. S’ils n’arrivent pas à s’entendre, le chef du DFF tranche.

⁴Dans des instructions, le DDPS définit les tâches et les compétences des titulaires de fonction du portefeuille immobilier du DDPS et le Conseil des EPF celles des titulaires de fonction du portefeuille immobilier des EPF.

⁵Les instructions du Conseil des EPF se fondent sur le diagramme de fonctions de l’annexe 1; ce diagramme prime les art. 9 et 12 de la présente ordonnance en cas de contradiction.

⁶Dans sa gestion financière des immeubles du portefeuille du domaine des EPF qui appartiennent à la Confédération, le Conseil des EPF applique les art. 28 à 32, 34 à 39 et 49 à 52a de l’ordonnance du 5 avril 2006 sur les finances de la Confédération^17,18.

¹Dans leur domaine de compétence, les SCI sont responsables du pilotage stratégique, tactique et opérationnel de la gestion de l’immobilier.

^1bisIls tiennent compte de manière équilibrée, dans toutes les phases de la gestion de l’immobilier, des trois dimensions du développement durable que sont la société, l’économie et l’environnement. Conformément à l’art. 27, le DFF édicte des instructions sur la gestion immobilière durable. Celles-ci, de même que les recommandations correspondantes de la Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d’ouvrage publics (KBOB)¹⁹, sont déterminantes pour la mise en œuvre d’une gestion immobilière durable.²⁰

²Dans le domaine du pilotage stratégique, les SCI assument en particulier les tâches suivantes:

a.

examen des besoins: examiner les besoins annoncés sous l’angle de la légalité, de l’opportunité, des normes, de l’optimisation des processus d’exploitation, de l’économie et du financement;

b.

planification et pilotage des investissements: planifier et piloter les crédits d’engagement et les crédits budgétaires;

c.

gestion du portefeuille immobilier: définir des stratégies, des conceptions globales, des directives et des instruments de contrôle afin d’optimiser le rapport coûts-utilité du portefeuille immobilier de la Confédération;

d.

transparence des coûts: créer la transparence en mettant en évidence les coûts effectifs de la Confédération en tant que propriétaire et possesseur d’immeubles, maître d’ouvrage, gestionnaire et exploitant d’immeubles;

e.

planification pluriannuelle et fixation d’objectifs: élaborer, dans le cadre d’une planification pluriannuelle continue, des objectifs stratégiques et, en fonction de ceux-ci, définir chaque année des objectifs opérationnels;

f.²¹

…

³Dans le domaine du pilotage tactique des projets, les SCI assument en particulier les tâches suivantes:

a.

rapport d’état: établir à un rythme défini un rapport d’état ayant la teneur suivante:

1.

comparaison entre la situation actuelle et la situation visée,

2.

pronostic jusqu’à la fin du projet,

3.

appréciation des causes des différences entre la situation actuelle et la situation visée, ainsi que des chances et des risques,

4.

propositions de mesures de pilotage visant à atteindre les objectifs,

5.

éventuellement, demande de modification du projet (écarts par rapport à l’objectif, correction de l’objectif);

b.

contrôle des projets: mettre en œuvre des instruments de contrôle de gestion servant à piloter chaque projet;

c.

rapports périodiques: établir tous les six mois des rapports assortis d’un commentaire pour le contrôle des crédits d’engagement et des crédits budgétaires;

d.

audits: réaliser, sur ordre du département d’attache du SCI, des audits pour tous les projets et processus de la gestion de l’immobilier; le DFF est compétent pour les audits concernant le portefeuille immobilier des EPF.

⁴Dans le domaine du pilotage opérationnel des projets, les SCI assument en particulier les tâches suivantes:

a.²²

fourniture d’immeubles, désinvestissement et gestion commerciale des ouvrages, comprenant notamment l’acquisition, y compris les coopérations en la matière, la gestion des locaux et des surfaces, la comptabilité des ouvrages et la gestion des contrats. L’OFCL et armasuisse respectent les dispositions relatives au controlling des achats contenues dans l’ordonnance du 24 octobre 2012 sur l’organisation des marchés publics de l’administration fédérale²³;

b.

gestion technique des bâtiments, comprenant notamment l’entretien, l’exploitation technique ainsi que la gestion de l’énergie et de la sécurité;

c.

gestion de l’infrastructure des bâtiments, comprenant l’acquisition, la fourniture, la coordination et la surveillance de tous les services nécessaires à l’utilisation quotidienne de l’ouvrage;

d.

études préalables et études de projet, comprenant la direction des phases d’études de faisabilité, de définition de projet, de procédure de sélection, d’avant-projet, de projet de construction, de procédure d’autorisation et de projet de mise à l’enquête; l’optimisation des coûts du cycle de vie du bâtiment doit être prise en compte durant toutes les phases du projet;

e.

appel d’offres et réalisation, comprenant la direction des phases d’appel d’offres, de comparaison des offres, d’adjudication, de projet d’exécution, d’exécution, de mise en service et de fin des travaux, compte tenu des coûts du cycle de vie du bâtiment;

f.

consommation des ressources, comprenant la gestion des ressources et des aspects environnementaux, ainsi que l’établissement de rapports périodiques sur la consommation des ressources (chaleur, électricité, eau, déchets) par surface de référence énergétique et par bâtiment (compte tenu des éléments du parc immobilier permettant une évaluation probante) et sur la planification des mesures; ces renseignements sont mis à la disposition des OU intéressées dans le cadre du programme RUMBA (gestion des ressources et management environnemental de l’administration fédérale).

Les SCI tiennent compte, dans le cadre de leurs tâches, des besoins des OU de façon appropriée. En outre, les règles particulières visées à l’art. 21 s’appliquent à l’OFCL.

¹Les SCI désignent les interlocuteurs auxquels leurs OU peuvent s’adresser suivant l’opération visée.

²Les interlocuteurs pour le portefeuille immobilier de l’OFCL figurent dans l’annexe 2.

¹Dans les limites des crédits d’engagement et des crédits budgétaires accordés par les Chambres fédérales et conformément aux directives du département compétent, les SCI peuvent traiter eux-mêmes toutes les affaires relevant de leur domaine de compétence. Il s’agit en particulier:

a.

de l’achat et de la vente d’immeubles, ainsi que de la constitution, de la modification, de l’exercice et de la radiation de droits de préemption, d’emption et de rachat sur des immeubles;

b.

de la constitution, de la modification et de la radiation de droits de superficie et d’autres droits réels limités;

c.

de la location et de l’affermage d’immeubles ou de parties d’immeubles, ainsi que de l’encaissement des loyers et des frais accessoires correspondants;

d.

de la location et de l’affermage d’immeubles pour l’administration fédérale;

e.

de la conclusion d’opérations de leasing dans le cadre de l’art. 52 de l’ordonnance du 5 avril 2006 sur les finances de la Confédération²⁵;

f.

de la définition imposée de standards applicables à la construction, à l’attribution de surfaces, à l’aménagement intérieur, ainsi qu’à la gestion et à l’exploitation d’immeubles;

g.

de l’utilisation économique et rationnelle de l’espace disponible;

h.

de l’attribution ferme d’immeubles et de locaux aux OU après consultation des départements concernés;

i.

de l’adjudication de marchés de construction, de fournitures et de services;

j.

de mandats confiés à des tiers.

²Les SCI peuvent confier des tâches à des OU dans le cadre de conventions.

¹Si un SCI envisage d’acheter un immeuble, il demande d’abord aux autres SCI s’ils disposent d’un objet approprié dans leur portefeuille.

²Si un SCI envisage de vendre un immeuble, il le propose, sous réserve de droits de préemption ou de droits de rachat, aux acheteurs potentiels ci-après dans l’ordre de priorité suivant:

a.

autres SCI (propres besoins de la Confédération);

b.

cantons;

c.

communes;

d.

particuliers.

³La vente aux cantons, aux communes ou à des particuliers se fait par principe aux prix du marché.

⁴Pour l’achat et la vente d’immeubles, l’Office fédéral des routes est assimilé aux SCI.²⁶

Le Palais fédéral et le centre de la ville de Berne sont réservés à l’Assemblée fédérale, au Conseil fédéral et aux services qui lui sont proches, de même qu’aux unités d’organisation assumant des tâches internationales.

¹Les OU collaborent à l’exécution des tâches définies dans la présente ordonnance selon les directives des SCI.

²Les OU qui utilisent des immeubles des portefeuilles immobiliers de l’OFCL et du DDPS ne sont en principe pas habilitées à mettre à la disposition de tiers les locaux qui leur sont attribués par les SCI. Les exceptions sont soumises à une réglementation écrite entre l’OU et le SCI.

³Elles formulent et justifient leurs besoins en matière d’immobilier et remettent leurs demandes selon les instructions du SCI compétent.

⁴Les OU et les SCI tiennent compte de leurs droits et de leurs obligations réciproques et s’informent mutuellement de toutes les affaires importantes.

¹Les OU du portefeuille immobilier de l’OFCL et les secrétariats généraux (SG) ou les autres organes d’attache auxquels elles sont rattachées désignent des responsables de l’immobilier comme partenaire chargé de collaborer avec l’OFCL. Ils les dotent des compétences et des ressources nécessaires.

²Elles désignent les personnes chargées d’exécuter les fonctions suivantes à titre permanent:

a.

responsable du service de contact pour les immeubles au niveau du SG ou de l’organe d’attache de l’OU;

b.

logisticien de l’immobilier au niveau de l’OU (LI OU);

c.

logisticien de l’immobilier aux emplacements des OU (LI E).

³Dans le cadre d’un projet de construction, elles désignent la personne chargée d’exécuter la fonction temporaire de représentant de l’OU et, dans les grands projets, la fonction temporaire de chef de projet pour l’OU dans l’organisation du projet de construction.

⁴Les tâches à exercer par les fonctions visées aux al. 2 et 3 figurent dans l’annexe 3.

⁵Au besoin, les fonctions visées aux al. 2 et 3 peuvent être exercées par la même personne.

¹Les OU formulent, justifient et annoncent leurs besoins selon les instructions de l’OFCL.

²Dans leurs demandes, elles doivent fournir la preuve économique de leurs besoins.

³Avant de remettre leurs demandes à l’OFCL, les OU demandent une appréciation et une recommandation du SG compétent ou, le cas échéant, de leur organe d’attache; font exception les demandes portant sur les petits travaux et les travaux d’entretien.

⁴Les SG ou les organes d’attache examinent et apprécient les demandes et fixent des priorités, les comparent avec la stratégie de développement et la planification à long terme du département ou de l’unité, émettent une recommandation et les transmettent avec une justification à l’OFCL.

¹L’OFCL tient compte des directives internes à la Confédération et des possibilités financières et veille à fournir aux OU des espaces selon des principes économiques.

²Il informe régulièrement les OU sur:

a.

les principes de la stratégie du portefeuille;

b.

la planification des investissements (planification pluriannuelle, fourchette des investissements);

c.

la stratégie d’affectation des bâtiments;

d.

les instructions, les normes et les standards relatifs à la construction, l’aménagement, l’exploitation et la construction durable;

e.

la stratégie de maintenance;

f.

l’utilisation des ressources et la charge environnementale.

³Il met à la disposition des OU, en ligne, des instruments de planification et de pilotage répondant à leurs besoins, en particulier:

a.

les formules de demande;

b.

les plans d’affectation et les données sur les surfaces pour les bâtiments administratifs;

c.

les instructions, les normes et les standards concernant la construction, l’aménagement, l’exploitation et la construction durable;

d.

la documentation sur l’organisation et les processus de l’OFCL.

⁴Il consulte régulièrement sa clientèle.

¹Les OU de l’administration fédérale au sens des art. 7 et 7a, al. 1, let. a et b, OLOGA²⁷ doivent commander l’ensemble de leurs prestations à l’OFCL ²⁸.

²Les OU de l’administration fédérale au sens de l’art. 7a , al. 1, let. c et d, OLOGA, les organisations ou personnes extérieures à l’administration visées à l’art. 6, al. 3, première phrase, OLOGA et les autres administrations publiques peuvent commander leurs prestations à l’OFCL par le biais d’une convention ²⁹.

³Les OU collaborent avec l’OFCL pour atteindre les objectifs visés à l’art. 2 dans les domaines suivants:

a.

affectation et utilisation rationnelle des espaces;

b.

planification et optimisation des processus d’exploitation spécifiques à l’utilisateur;

c.

planification et optimisation de la gestion et de l’exploitation du bâtiment;

d.

optimisation des besoins d’espaces et de surfaces;

e.

preuves du caractère économique des processus d’exploitation.

⁴Elles informent régulièrement l’OFCL sur:

a.

leur planification à court et à moyen terme;

b.

leur stratégie à moyen et à long terme;

c.

l’évolution des besoins de surfaces;

d.

l’évolution de l’effectif de personnel (postes à plein temps et à temps partiel);

e.

l’appréciation de l’emplacement et l’appropriation de l’immeuble;

f.

les exigences de qualité des locaux;

g.

les suggestions pour l’adaptation des normes des locaux.

⁵Elles fournissent chaque année à l’OFCL les données suivantes pour les rapports généraux et les rapports relatifs au programme RUMBA:

a.

effectif de personnel (postes à plein temps et à temps partiel, par emplacement);

b.

indicateurs d’exploitation dans la mesure où l’OU est compétente pour l’exploitation du bâtiment.

¹Dans le modèle de location axé sur le marché et sur les coûts pour les prestations de fourniture de surfaces, l’OFCL et les SG ou les services correspondants règlent leurs droits et obligations dans un accord général de niveau de service; ils se basent sur leurs droits et obligations définis dans la présente ordonnance.

²Les modalités de l’accord sont régies par les directives et instructions relatives à la gestion budgétaire et comptable de la Confédération qui sont émises par l’Administration fédérale des finances³⁰.

Des règles particulières s’appliquent à:

a.

la gestion des places de stationnement; elle est réglée dans l’ordonnance du 20 mai 1992 concernant l’attribution de places de stationnement dans l’administration fédérale³¹;

b.

l’utilisation et l’exploitation d’équipements de restauration; elles sont réglées dans une convention entre l’OFCL et l’Office fédéral du personnel;

c.

l’utilisation et l’exploitation de logements de service; elles sont réglées par l’art. 90 de l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération³²;

d.³³

l’utilisation et l’exploitation des bâtiments civils de la Confédération; l’OFCL édicte des directives dans ce domaine.

L’OFCL fournit les prestations logistiques dont le Conseil fédéral, les chefs de département, le chancelier de la Confédération et les autres magistrats fédéraux du plus haut niveau ont besoin lors d’occasions particulières telles que la réception de Nouvel An, les visites d’État, les visites de travail, les honneurs militaires, l’excursion annuelle du Conseil fédéral et les conférences de presse.

¹Pour les projets d’art dans la construction relatifs aux bâtiments du portefeuille immobilier de l’OFCL, l’OFCL se charge des tâches suivantes:

a.

études;

b.

coordination des projets avec les autres projets de construction;

c.

gestion des crédits;

d.

organisation de concours;

e.

mandats directs;

f.

traitement des questions techniques de construction;

g.

administration.

²Il règle sa collaboration avec l’Office fédéral de la culture et la Commission fédérale des beaux-arts par le biais de conventions.

L’OFCL fournit des membres aux organes statutaires de la FIPOI (Fondation des immeubles pour les organisations internationales) à Genève.

¹La KBOB comprend au moins:

a.

les trois SCI visés dans la présente ordonnance;

b.

l’Office fédéral des routes;

c.

l’Office fédéral des transports.

²La KBOB peut admettre d’autres membres, en particulier d’autres offices fédéraux, ainsi que des représentants d’organes des constructions et des immeubles cantonaux et communaux.

³Elle se dote des organes suivants, dans lesquels ses membres sont représentés:

a.

le comité;

b.

les groupes spécialisés permanents;

c.

au besoin, des groupes ad hoc chargés de mandats de durée limitée.

⁴Les décisions de ses organes sont prises à la majorité simple des votants.

⁵Le comité doit en particulier définir les activités essentielles de la KBOB.

⁶L’OFCL préside la KBOB.

⁷Il gère le secrétariat de la KBOB.

¹La KBOB défend les intérêts de ses membres en tant que propriétaires et possesseurs d’immeubles, maîtres d’ouvrage, gestionnaires et exploitants d’immeubles.

²Elle vise en particulier les objectifs suivants et assume les tâches suivantes:

a.

elle veille à ce que ses membres collaborent de façon efficace;

b.

elle encourage l’échange d’expériences entre ses membres et les représentants d’autres institutions de la branche de la construction et de l’immobilier;

c.

elle représente ses membres de façon uniforme envers d’autres institutions publiques et envers la branche de la construction;

d.

elle encourage l’efficacité dans la fourniture, la construction, l’aménagement, la gestion et l’exploitation de bâtiments et d’installations de la Confédération;

e.

elle tient compte du développement durable;

f.

elle tient compte des aspects culturels;

g.

elle organise régulièrement des cours de formation et de perfectionnement à l’intention du personnel chargé de la gestion de l’immobilier, afin d’encourager la collaboration dans le domaine immobilier de la Confédération.

³Elle assume en particulier des tâches de coordination dans les domaines suivants:

a.

achats et contrats;

b.

variations de prix;

c.

prestations des bureaux d’études;

d.

normes;

e.

construction durable.

⁴Dans le cadre de la gestion de l’immobilier, elle peut:

a.

émettre des recommandations communes pour ses membres;

b.

représenter ses membres en Suisse.

⁵Elle peut définir l’organisation détaillée de son domaine de compétence.

Sur proposition de la KBOB, le DFF édicte, dans le domaine de la gestion de l’immobilier, des instructions pour les membres de la KBOB rattachés à l’administration fédérale et pour leurs OU.

¹Le département dont fait partie le SCI demande chaque année, pour tous les projets d’investissement de son SCI dans le domaine de la gestion de l’immobilier, un crédit d’engagement structuré comme suit:³⁵

a.

un crédit d’engagement pour chaque projet qui entraîne des coûts dépassant 10 millions de francs, avec des explications pour chaque projet;

b.³⁶

un crédit d’engagement avec une structure adéquate pour tous les autres projets de construction.

²Le crédit d’engagement est demandé dans un message sur l’immobilier séparé; pour le domaine des EPF, il est partie intégrante du message sur le budget.³⁷

³Le département dont fait partie le SCI sollicite par la voie du budget concerné les crédits budgétaires nécessaires pour réaliser les projets prévus et exploiter les immeubles.

⁴Dans les messages mentionnés à l’al. 2, les coûts annuels prévus pour l’exploitation ainsi que les frais subséquents du bâtiment sont présentés pour les projets visés à l’al. 1, let a.

⁵Dans le cadre de la gestion de l’immobilier, les SCI peuvent:

a.

statuer sur les crédits d’études et sur la libération de crédits destinés à des projets d’investissement;

b.

statuer sur des crédits d’exploitation et sur la libération des crédits correspondants;

c.

gérer des crédits d’engagement et des crédits budgétaires.

Les SCI établissent chaque année pour leur domaine de compétence une planification des investissements continue sur quatre ans ainsi qu’une planification des investissements à plus long terme pour la gestion de l’immobilier.