Chapitre 2 Dossier de candidature

¹Les candidats transmettent leur dossier de candidature par voie électronique. Exceptionnellement, ils peuvent le transmettre sur papier.¹⁷

²Les unités administratives peuvent saisir électroniquement un dossier de candidature transmis sur papier.

³Au lieu de mener des entretiens de candidature sur place, les unités administratives peuvent tenir des conférences audio ou vidéo, ou encore utiliser des enregistrements réalisés par le candidat. Ces différentes sources documentaires font partie du dossier de candidature.¹⁸

¹Le dossier de candidature peut contenir des données personnelles sensibles, en particulier dans le curriculum vitae.¹⁹

²Il peut contenir notamment les données énumérées à l’annexe 1.

¹Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les personnes responsables du choix des candidats traitent les données des dossiers de candidature dans leur domaine pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

²À l’issue de la procédure de candidature, les données des personnes engagées sont saisies dans le dossier du personnel (art. 19 à 23) et dans le système d’information pour la gestion des données du personnel (art. 30 à 38). Les sources documentaires visées à l’art. 8, al. 3, ne sont pas concernées.²⁰

³Les dossiers de candidature transmis sur papier sont renvoyés aux candidats non retenus. Les autres données, à l’exception de la lettre de candidature, sont détruites au plus tard dans les trois mois suivant la clôture de la procédure de candidature. Sont réservés les accords spéciaux conclus avec les candidats. Le délai de conservation d’un dossier peut être prolongé si ce dernier est nécessaire au traitement de recours selon l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égalité²¹.

¹L’accord exprès des candidats est requis pour les clarifications suivantes:

a.

l’exécution de tests de personnalité;

b.

la recherche de références;

c.

le recours à une expertise graphologique.

²Les candidats doivent être informés avant l’exécution de tests de personnalité:

a.

du but du test;

b.

de l’usage qui sera fait des résultats du test, et

c.

du cercle des personnes qui sont informées des résultats du test.

Le système d’information pour le recrutement des collaborateurs (système d’information E‑Recrutement) sert à mettre au concours les postes et à simplifier la procédure de recrutement.

¹Le système d’information E-Recrutement comprend l’application E-Disposition et un module de gestion des candidatures.

²L’application E-Disposition sert à créer et à publier les offres d’emploi.

³Le module de gestion des candidatures sert à enregistrer les postes à mettre au concours avec les informations nécessaires et à traiter les données des candidats.

¹La personne responsable au sein du département octroie à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gestion du personnel.

²Les services du personnel et les services spécialisés dans la gestion du personnel octroient, dans chaque cas d’espèce, les droits d’accès aux personnes responsables du choix des candidats.

En cas de candidature électronique, le candidat peut exercer lui-même dans le système d’information E‑Recrutement son droit d’accès, de rectification et d’effacement.

¹Les accès au système d’information E-Recrutement et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

²Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.²²

³Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

¹L’OFPER est responsable du système d’information E-Recrutement.

²Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée.

Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel détruisent les données du système d’information E-Recrutement au plus tard trois mois après la clôture de la procédure de candidature. L’art. 10, al. 2 et 3, est réservé.