Chapitre 5 Système d’information pour le contrôle de gestion du personnel

L’OFPER exploite un système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.

¹ Le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel contient les données sensibles suivantes:

a.

données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences consécutives à une maladie ou un accident;

b.

données relatives aux prestations et aux compétences.

²Les données destinées au système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont reprises de l’IGDP.³⁷

³Les données relatives à la gestion du temps dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont reprises également des systèmes suivants:

a.

systèmes d’information nécessaires aux processus de soutien dans les domaines des finances et de la logistique de l’administration fédérale, visés aux art. 42 à 47 de l’ordonnance du 5 avril 2006 sur les finances de la Confédération³⁸;

b.³⁹

système d’information pour la gestion intégrée des ressources, visé aux art. 179a à 179f LSIA;

c.⁴⁰

…

d.

système d’information sur le personnel des unités administratives du DDPS hors du Groupement Défense, visé aux art. 72j à 72j^sexies OSIAr;

e.

système d’information «Perizoll», visé à l’annexe 7 de l’ordonnance du 23 août 2017 sur le traitement des données dans l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières^{41 42}.

⁴ Les données contenues dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont énumérées à l’annexe 4.

Le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel comprend les modules suivants:

a.

gestion de l’organisation;

b.

administration du personnel;

c.

décompte du salaire;

d.

gestion du temps;

e.

gestion des coûts de personnel;

f.

développement du personnel;

g.

décompte des frais de déplacement.

¹Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel, les services financiers, les domaines spécialisés de l’OFPER et les services d’assistance technique traitent les données pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

^1bisLes employés peuvent consulter leurs propres données, notamment les données relatives au temps de travail, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.⁴³

^1terLes supérieurs hiérarchiques peuvent consulter les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.⁴⁴

²L’étendue des droits de traitement est réglée à l’annexe 4.

Les données, y compris les données sensibles, contenues dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:

a.

si pour l’autre système d’information il existe une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication des données sensibles;

b.⁴⁶

si le système d’information a été déclaré au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence conformément à l’art. 12, al. 4, LPD⁴⁷;

c.

si un règlement de traitement a été établi pour ce système d’information, et

d.

s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des employés.

¹Les données sont conservées pendant dix ans dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.

²À l’expiration de ce délai, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

¹Les accès au système d’information pour le contrôle de gestion du personnel font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

²Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.⁴⁸

³Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

¹L’OFPER est responsable du système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.

²Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée.