Chapitre 4 Système d’information pour la gestion des données du personnel

Le système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP) sert à l’exécution des tâches suivantes:

a.

gestion centralisée des données personnelles relatives aux employés et gestion de ces données par les unités administratives;

b.

traitement des données relatives aux salaires et réalisation d’évaluations, de simulations budgétaires et de planifications des frais de personnel;

c.

gestion des données utiles à la formation et à la relève des cadres et au développement des capacités de gestion.

¹L’IGDP peut contenir les catégories de données sensibles suivantes:

a.

données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches, notamment données personnelles, adhésion à des organisations syndicales pour l’encaissement des cotisations, activités accessoires et charges publiques soumises à autorisation;

b.

données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences consécutives à une maladie ou un accident;

c.

données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel, notamment échelon d’évaluation et compétences linguistiques;

d.

données relatives aux actes de procédure et aux décisions des autorités, notamment saisies de salaire, allocations familiales, créances de salaire, indemnités de départ;

e.

données relatives aux décisions des assurances sociales, notamment décomptes et informations concernant une réduction de la capacité de gain.

²Les données contenues dans l’IGDP sont énumérées à l’annexe 3.

L’IGDP comprend les modules suivants:

a.

gestion de l’organisation, servant à représenter la structure organisationnelle et fonctionnelle du personnel;

b.

administration du personnel, pour la gestion des données personnelles des employés;

c.

décompte du salaire, pour le décompte et le versement des salaires des employés;

d.

gestion du temps, pour la gestion des données relatives au temps de travail;

e.

gestion des coûts de personnel, pour la planification et le contrôle de gestion des coûts de personnel;

f.

développement du personnel, pour le plan de carrière et la planification du développement des employés;

g.

gestion des déplacements, pour la saisie et le décompte des déplacements, y compris les coûts de déplacement et les frais correspondants;

h.²⁸

introduction du personnel, pour la gestion des données personnelles des nouveaux employés;

i.²⁹

données de base servant à l’établissement des certificats de travail;

j.³⁰

gestion des absences consécutives à une maladie ou un accident;

k.³¹

administration des données pour l’engagement de personnel afin de faire face à un surcroît de travail extraordinaire ou particulièrement urgent, notamment en faveur de l’organisation de crise de l’administration fédérale.

¹Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel, les services financiers, les services d’assistance technique et les domaines spécialisés de l’OFPER traitent les données de l’IGDP pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

²Les employés peuvent traiter leurs propres données, notamment les données personnelles, les données relatives au temps de travail, les frais, les coordonnées bancaires, les compétences et les données relatives aux engagements de personnel auxiliaire, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.³²

³Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter et approuver les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail, les frais et les compétences, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

⁴L’étendue des droits de traitement est réglée à l’annexe 3.

¹Les données, y compris les données sensibles, contenues dans l’IGDP peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:

a.

si pour l’autre système d’information il existe une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication de données sensibles;

b.³³

si le système d’information a été annoncé au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence conformément à l’art. 12, al. 4, de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données ³⁴;

c.

si un règlement de traitement a été établi pour ce système d’information;

d.

s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des employés.

²La communication des données a lieu par le biais de la base centralisée des identités visée à l’art. 13 de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération (OIAM)³⁵, pour autant que les données soient disponibles.

³La communication des données peut se faire via un distributeur.

⁴Les unités administratives peuvent reprendre de l’IGDP les données non sensibles de leurs employés pour l’administration du personnel dans leur domaine.

Lorsqu’un employé change d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale, les droits de traitement des données de l’IGDP qui le concernent sont supprimés pour l’unité dont il relevait et transférés à la nouvelle unité.

¹Les données des employés qui quittent l’administration fédérale ou décèdent sont conservées pendant dix ans dans l’IGDP.

²À l’expiration de ce délai, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

¹Les accès à l’IGDP et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

²Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.³⁶

³Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

¹L’OFPER est responsable de l’IGDP.

²Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les services responsables veillent à ce que ces données soient exactes.