Chapitre 3 Dossier du personnel

¹Les dossiers du personnel peuvent contenir les données sensibles suivantes:

a.

données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches;

b.

informations tirées du dossier de candidature;

c.²³

données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment certificats médicaux et absences consécutives à une maladie ou un accident, expertises médicales, évaluations de l’aptitude au travail et données de la gestion des cas;

d.

données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel;

e.

certificats de travail;

f.

actes de procédure et décisions des autorités, notamment saisies de salaire, décisions du service chargé des contrôles de sécurité relatifs aux personnes, extraits de jugements en vue de déterminer les ayants droit aux allocations familiales, actes concernant des litiges liés aux rapports de travail et actes concernant des enquêtes disciplinaires;

g.

déclarations à l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), à l’assurance-invalidité (AI), à l’assurance pour les allocations pour perte de gain (APG), aux allocations familiales, à l’assurance-chômage (AC), à la CNA ou à une autre assurance-accidents, à Publica et à l’assurance militaire (assurances sociales), et décisions de ces assurances;

h.

pour les employés du DFAE soumis à la discipline des transferts et pour le personnel affecté à l’étranger et leurs proches: appartenance religieuse et données relatives à la santé.

²Les données contenues dans le dossier du personnel sont énumérées à l’annexe 2.

Les services suivants traitent les données des dossiers du personnel pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige:

a.

les services du personnel;

b.

les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel;

c.

les supérieurs hiérarchiques;

d.

les domaines spécialisés de l’OFPER;

e.

les services juridiques.

La responsabilité de la protection des données incombe aux unités administratives; la responsabilité des départements est réservée lorsque leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel ont accès aux dossiers du personnel.

¹En cas de transfert dans une autre unité administrative, le dossier du personnel n’est pas transmis à celle-ci. Toute dérogation doit être convenue avec l’employé concerné.

²En cas de transfert dans une autre unité administrative consécutif à une reprise d’exploitation organisationnelle, le dossier du personnel est transmis à la nouvelle unité administrative.

³En accord avec l’employé concerné, la nouvelle unité administrative peut demander à l’ancienne unité administrative de lui fournir les documents que l’employé a déjà remis à celle-ci.

¹Les données du dossier du personnel sont conservées pendant les dix ans qui suivent la fin des rapports de travail. À l’expiration du délai de conservation, elles sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

²Les résultats des tests de personnalité et des évaluations des potentiels sont conservés pendant cinq ans, puis détruits.

³Les évaluations de prestations et les décisions reposant sur une évaluation sont conservées pendant cinq ans. Exceptionnellement, elles peuvent être conservées plus longtemps si un litige concernant les rapports de travail le justifie. Le cas échéant, elles sont conservées au plus tard jusqu’à la fin de la procédure, puis détruites.

Le système d’information concernant les dossiers du personnel (système d’information E-Dossier personnel) sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données personnelles des employés.

Les données non sensibles peuvent être reprises du système d’information pour la gestion des données du personnel.

¹Les personnes responsables au sein du département octroient à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gestion du personnel.

²Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel peuvent octroyer, au besoin, un droit d’accès aux supérieurs hiérarchiques, au service juridique concerné et aux domaines spécialisés de l’OFPER.²⁶

Les services du personnel confèrent aux employés qui demandent à consulter leur dossier un accès à leurs données dans le système d’information E-Dossier personnel.

¹Les accès au système d’information E-Dossier personnel et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

²Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.²⁷

³Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

¹L’OFPER est responsable du système d’information E-Dossier personnel.

²Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les services responsables veillent à ce que ces données soient exactes.