Section 2 Système d’information concernant les dossiers du personnel

Le système d’information concernant les dossiers du personnel (système d’information E-Dossier personnel) sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données personnelles des employés.

Les données non sensibles peuvent être reprises du système d’information pour la gestion des données du personnel.

¹Les personnes responsables au sein du département octroient à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gestion du personnel.

²Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel peuvent octroyer, au besoin, un droit d’accès aux supérieurs hiérarchiques, au service juridique concerné et aux domaines spécialisés de l’OFPER.²⁶

Les services du personnel confèrent aux employés qui demandent à consulter leur dossier un accès à leurs données dans le système d’information E-Dossier personnel.

¹Les accès au système d’information E-Dossier personnel et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

²Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.²⁷

³Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

¹L’OFPER est responsable du système d’information E-Dossier personnel.

²Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les services responsables veillent à ce que ces données soient exactes.