Section 2 Procès-verbaux et autres documents des commissions

¹Les Services du Parlement établissent le procès-verbal des séances des commissions.

²Un procès-verbal de commission:

a.

permet de préparer la suite du traitement d’un objet au conseil ou en commission;

b.

sert de base à la rédaction des rapports et apporte la preuve des décisions prises par la commission;

c.

facilite l’interprétation ultérieure d’un acte édicté par l’Assemblée fédérale ou d’une décision prise par la commission.

³Les délibérations des commissions font l’objet d’un procès-verbal analytique. L’art. 5 est réservé.

⁴Les délibérations des commissions sont enregistrées.

⁵Les enregistrements ne doivent être utilisés à aucune autre fin et sont effacés trois mois après la séance. Les commissions et les délégations de surveillance peuvent conserver les enregistrements pendant plus de trois mois si la situation le justifie.

Le président de la commission peut faire établir un procès-verbal de décisions lorsque les délibérations ne sont pas indispensables à l’interprétation ultérieure d’un acte édicté par l’Assemblée fédérale ou d’une décision prise par la commission.

¹Les procès-verbaux des séances des commissions sont classifiés «interne», pour autant que la commission ne prévoie pas une classification différente.

²Les autres documents sont classifiés «interne» dans la mesure où ils ne sont pas déjà accessibles au public et pour autant que la commission ne prévoie pas une classification différente. Si l’auteur d’un document l’a classifié «confidentiel» ou «secret», cette classification reste valable. Est réservée une déclassification au sens de l’art. 8, al. 3 à 6.

¹Les procès-verbaux des commissions sont remis:

a.

aux membres des commissions;

b.

au président de la commission homologue de l’autre conseil;

c.

aux services compétents des Services du Parlement;

d.

aux représentants des autorités fédérales ayant assisté à la séance.

²Les autres personnes ayant participé à la séance reçoivent un extrait relatif à leur intervention et aux délibérations auxquelles elles ont assisté.

³Le président du conseil et les membres de la commission homologue de l’autre conseil reçoivent les procès-verbaux uniquement sur demande.

⁴Les procès-verbaux relatifs aux objets suivants sont remis sur demande aux membres des deux conseils:⁶

a.⁷

projets d’acte;

b.

initiatives parlementaires;

c.⁸

initiatives des cantons;

d.⁹

motions traitées par le second conseil;

e.

pétitions;

f.

rapports ne concernant pas la haute surveillance.

⁵...¹⁰

¹Les procès-verbaux des commissions sont mis à disposition pour consultation sur un réseau électronique sécurisé (extranet), pour autant que la technique le permette.

²Les membres des conseils ont accès, sur l’extranet, aux procès-verbaux des commissions relatifs aux objets visés à l’art. 6, al. 4.¹²

^2bisLes membres des commissions désignées à l’art. 10, ch. 3 à 11, du règlement du 3 octobre 2003 du Conseil national¹³ et à l’art. 7, ch. 3 à 11, du règlement du 20 juin 2003 du Conseil des États¹⁴ ont également accès, sur l’extranet, aux procès-verbaux relatifs aux affaires internes de leurs commissions et des commissions de l’autre conseil investies de compétences identiques ou analogues (commissions homologues).¹⁵

^2terLes collaborateurs compétents des Services du Parlement ont accès aux procès-verbaux des commissions.¹⁶

³...¹⁷

⁴Le président de la commission peut, à titre exceptionnel, décider que certains documents ne sont pas mis en ligne sur l’extranet lorsque des intérêts privés ou publics prépondérants le justifient. Il en informe alors les membres de la commission.

¹Les secrétariats des groupes parlementaires ont accès, sur l’extranet:

a.

aux procès-verbaux des commissions portant sur les objets visés à l’art. 6, al. 4;

b.¹⁹

aux procès-verbaux relatifs aux affaires internes des commissions désignées à l’art. 10, ch. 3 à 11, du règlement du 3 octobre 2003 du Conseil national²⁰ et à l’art. 7, ch. 3 à 11, du règlement du 20 juin 2003 du Conseil des États²¹;

c.

aux procès-verbaux relatifs aux affaires internes du bureau du Conseil national.

²Les procès-verbaux sont remis aux secrétariats des groupes parlementaires, pour autant qu’ils ne soient pas disponibles sur l’extranet.

³Le président de la commission peut décider qu’un procès-verbal relatif aux affaires internes de la commission ne soit ni envoyé ni mis en ligne sur l’extranet lorsque des intérêts privés ou publics prépondérants le justifient.

¹Tout député peut désigner un collaborateur personnel qui se verra accorder l’accès, sur l’extranet, aux procès-verbaux des commissions dont le député fait partie, exceptés les procès-verbaux auxquels les secrétariats des groupes parlementaires n’ont pas accès (art. 6b).

²Le collaborateur personnel est soumis aux dispositions sur le secret de fonction prévues à l’art. 8 LParl.

³Le député fournit aux Services du Parlement les indications suivantes sur le collaborateur personnel qu’il aura désigné ainsi que les modifications subséquentes de ces indications:

a.

nom et prénom;

b.

autres employeurs et nature des activités exercées pour eux;

c.

adresse;

d.

numéro d’assuré AVS²³.

⁴Les Services du Parlement publient dans un registre le nom des députés et les indications relatives à leurs collaborateurs personnels visées à l’al. 3, let. a et b.

¹Au terme des délibérations portant sur un objet visé à l’art. 6, al. 4, ou après le vote final, et s’il y a lieu après l’expiration du délai référendaire ou après la votation populaire, les procès-verbaux des commissions sont accessibles sur demande:

a.

à des fins d’application du droit;

b.

à des fins scientifiques.

²L’autorisation de consulter un procès-verbal en vertu de l’al. 1 est accordée par le secrétaire général de l’Assemblée fédérale.

³Avant le terme des délibérations portant sur un objet visé à l’art. 6, al. 4, le président de la commission peut exceptionnellement permettre la consultation des procès-verbaux si des raisons importantes l’exigent.

⁴S’agissant des procès-verbaux qui ne sont pas visés à l’art. 6, al. 4, la décision appartient au président de la commission. Il autorise la consultation si aucune raison majeure ne s’y oppose. Le cas échéant, il consulte l’autorité fédérale intéressée.

⁵Toute personne qui consulte un procès-verbal est tenue à la confidentialité. Elle n’est autorisée, en particulier, ni à le rendre public, en tout ou en partie, ni à divulguer l’opinion exprimée par les participants au cours de la séance concernée.

⁶La consultation peut être soumise à certaines conditions, telle que l’anonymisation des données personnelles.

¹ Les dispositions relatives aux destinataires des procès-verbaux des commissions, à la mise à disposition de ces derniers sur le réseau extranet et à la consultation de documents s’appliquent également aux documents des commissions autres que les procès-verbaux.²⁶

²Les documents volumineux sont remis sur papier et mis à disposition sur le réseau extranet.

³ La commission peut déclassifier et publier des documents importants visés à l’al. 1 pour autant qu’aucun intérêt digne de protection ne s’y oppose. Dès la fin de ses délibérations, elle vérifie notamment si certains documents sont essentiels à la compréhension de ses propositions à l’intention du conseil.²⁷

⁴Avant une déclassification au sens de l’al. 3, l’auteur du document est entendu.²⁸

⁵La publication des documents ci-après est soumise à l’approbation de leur auteur:

a.

les documents qu’une commission a reçus dans l’exercice de ses droits en termes d’information et de consultation en matière de politique extérieure (art. 152 LParl);

b.

les documents pour lesquels une commission ne peut, en vertu de l’art. 150, al. 2, LParl, faire valoir un droit à l’information.²⁹

⁶Lorsque la commission et le Conseil fédéral sont en désaccord sur la question de savoir s’il s’agit d’un document visé à l’al. 5, l’avis du Conseil fédéral est déterminant. S’il s’agit d’une commission de surveillance, celle-ci statue définitivement.³⁰

Les commissions et les délégations de surveillance règlent la remise, la mise à disposition sur le réseau extranet et la classification des procès-verbaux et autres documents relatifs au domaine de la haute surveillance, ainsi que l’accès à ceux-ci.

Les art. 4 à 8 s’appliquent par analogie aux procès-verbaux et autres documents des bureaux et des délégations au sens des art. 38 et 60 LParl.