Section 7 Traitement et protection des données personnelles

¹Swissmedic peut exploiter des fichiers comportant des données personnelles relatives à ses employés à des fins de gestion du personnel.

²En tant que maître des fichiers, il est responsable des données traitées par ses soins.

³La direction édicte les règlements requis pour le traitement des fichiers et tient une liste de ces fichiers. Cette liste est portée à la connaissance des employés.

⁴Les employés ou les associations du personnel qui les représentent sont consultés avant toute création ou toute modification d’un fichier.

¹Tout employé peut demander à être renseigné sur les données le concernant qui sont traitées dans un fichier déterminé. Ces renseignements lui sont fournis gratuitement.

²L’employé peut donner pouvoir à un mandataire, par procuration écrite, de consulter ses données ou de demander des renseignements sur les données traitées qui le concernent.

³S’il apparaît que des données sont inexactes ou incomplètes ou qu’elles dérogent au but du traitement, le responsable du fichier doit les rectifier ou les détruire immédiatement.

⁴Les dispositions relatives au droit d’accès de la législation sur la protection des données sont réservées.

¹Le consentement de l’employé est requis avant toute publication de ses données personnelles sur l’intranet, dans un organe interne ou sur un panneau d’affichage. Les données sensibles ne sont pas publiées.

²Des données peuvent être communiquées dans des cas particuliers à des tiers avec le consentement écrit de l’employé, en particulier aux nouveaux employeurs, aux instituts bancaires, aux instituts de crédit et aux bailleurs. Le consentement de l’employé est réputé donné s’il cite Swissmedic comme référence pour des renseignements à son sujet.

³La communication se limite aux informations nécessaires au but de la demande.

¹Le service du personnel traite les données nécessaires à l’exécution de ses tâches, notamment les données figurant dans les dossiers de candidature, le contrat de travail, le descriptif du poste et les formulaires d’évaluation personnelle ainsi que les décisions fondées sur une évaluation personnelle, les absences du travail, les certificats médicaux, les résultats des tests de personnalité et des tests d’évaluation de potentiel et les extraits de registres publics.

²Les supérieurs hiérarchiques traitent les données nécessaires à l’évaluation de leurs employés, notamment les formulaires d’évaluation.

³Les tests de personnalité et les tests d’évaluation de potentiel peuvent uniquement être effectués avec le consentement de l’employé concerné.

⁴Les délais suivants sont applicables à la conservation des données:

a.

pour les dossiers généraux relatifs au personnel: dix ans après la fin des rapports de travail;

b.

pour les données portant sur des mesures sociales, sur des mesures administratives ou pénales ou des mesures relatives aux poursuites: cinq ans après la mise en œuvre de la mesure;

c.

pour les profils de la personnalité: cinq ans après la collecte des données, à moins que la personne concernée n’ait consenti par écrit à une durée de conservation plus longue.

⁵Sauf disposition contraire convenue par écrit avec la personne concernée, toutes les données concernant le candidat à un poste lui sont renvoyées au terme de la procédure de recrutement si sa candidature est rejetée, à l’exception de la lettre de candidature. Ces données peuvent être conservées plus longtemps si elles sont nécessaires au traitement des recours visés à l’art. 13, al. 2, LEg⁸.

Swissmedic peut prévoir que les organes suivants ont accès en ligne aux données, à l’exception des données sensibles au sens de l’art. 3, let. c, de la loi du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD)⁹ et des profils de la personnalité au sens de l’art. 3, let. d, LPD, aux fins de mise à jour des comptes individuels du personnel:

a.

la Centrale de compensation de l’assurance-vieillesse et survivants;

b.

la Caisse fédérale de pensions.

¹Les données sur papier doivent être conservées sous clef.

²La direction définit les mesures de sécurité applicables aux fichiers électroniques.