Section 3a Traitement des données

¹L’employeur traite, sous forme papier et dans un ou plusieurs systèmes d’information, les données relatives au personnel dont il a besoin pour exécuter les tâches qui lui sont assignées par la présente loi, notamment pour:

a.

déterminer les effectifs nécessaires;

b.

recruter du personnel afin de garantir les effectifs nécessaires;

c.

gérer les salaires et les rémunérations, établir les dossiers du personnel et gérer les communications adressées aux assurances sociales;

d.

promouvoir les mesures de développement et de fidélisation des employés;

e.

maintenir et augmenter le niveau de qualification des employés;

f.

assurer une planification, un pilotage et un contrôle au moyen d’analyses de données, de comparaisons, de rapports et de plans de mesures.

²Il peut traiter les données ci-après relatives au personnel qui sont nécessaires à l’exécution des tâches mentionnées à l’al. 1, y compris les données sensibles:⁶⁹

a.

données relatives à la personne;

b.

données relatives à l’état de santé en rapport avec la capacité de travail;

c.

données relatives aux prestations, au potentiel et au développement personnel et professionnel;

d.

données requises dans le cadre de la collaboration à la mise en œuvre du droit des assurances sociales;

e.

actes de procédure et décisions des autorités ayant trait au travail.

³Il est responsable de la protection et de la sécurité des données.

⁴Il peut transmettre des données à des tiers s’il existe une base légale ou si la personne à laquelle ces données se rapportent y a consenti par écrit.

⁵Il édicte des dispositions d’exécution concernant:

a.

l’architecture, l’organisation et l’exploitation des systèmes d’information;

b.

le traitement des données, notamment leur collecte, leur conservation, leur archivage et leur destruction;

c.

les autorisations de traitement des données;

d.

les catégories de données visées à l’al. 2;

e.

la protection et la sécurité des données.

⁶Il peut prévoir la communication de données non sensibles à des tiers par consultation en ligne. Il édicte les dispositions d’exécution.

¹La Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers) traite, sur papier et dans un système d’information, les données qui concernent les personnes faisant appel à ses services (clients) et dont elle a besoin pour exécuter les tâches suivantes:

a.

conseiller et soutenir les clients dans les domaines du travail, des questions sociales, de la santé et des questions financières;

b.

statuer sur les demandes de prestations prévues par l’ordonnance du 18 décembre 2002 concernant le fonds de secours du personnel de la Confédération⁷²;

c.

déterminer l’affectation des moyens financiers destinés à l’intégration professionnelle des personnes handicapées dans l’administration fédérale;

d.

gérer les cas dont elle est saisie.

²La CSPers peut traiter les données personnelles et les données sensibles ci-après qui concernent ses clients et sont nécessaires à l’exécution de ses tâches:⁷³

a.

situation personnelle;

b.

état de santé;

c.

capacité de travail;

d.

causes et degré de l’invalidité.

³Les employés de la CSPers et les services d’assistance technique ont accès au système d’information pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

⁴La CSPers peut rendre accessibles aux personnes et aux services ci-après les données mentionnées à l’al. 2, pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige:⁷⁴

a.

supérieurs directs;

b.

services du personnel;

c.

services responsables de l’AI, de la CNA et de l’assurance militaire;

d.

service médical de l’administration fédérale;

e.

Office fédéral du personnel, dans le cadre de l’affectation des moyens financiers destinés à l’intégration professionnelle des personnes handicapées;

f.

membres du conseil de gestion du Fonds de secours du personnel de la Confédération.

⁵La CSPers est responsable de la protection des données et de la sécurité du système d’information.

⁶Le Conseil fédéral édicte des dispositions d’exécution concernant:

a.

l’organisation et l’exploitation du système d’information;

b.

le traitement des données, notamment leur collecte, leur conservation, leur communication, leur archivage et leur destruction;

c.

les autorisations de traiter des données;

d.

les catalogues de données.

¹Le service médical compétent traite les données sensibles concernant la santé qui sont nécessaires à l’évaluation des aptitudes et risques suivants:

a.

aptitude au travail des candidats lors de l’engagement;

b.

aptitude au travail des employés pendant la durée des rapports de travail;

c.

risques d’invalidité et de morbidité des candidats lors de l’engagement pour des fonctions touchant à la sécurité.⁷⁶

^1bisIl peut traiter ces données dans un système d’information.⁷⁷

^1terLes employés du service médical et les services d’assistance technique ont accès au système d’information pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.⁷⁸

^1quaterLe Conseil fédéral édicte des dispositions d’exécution concernant les domaines suivants:

a.

l’organisation et l’exploitation du système d’information;

b.

le traitement des données, notamment leur collecte, leur conservation, leur communication, leur archivage et leur destruction;

c.

les catalogues de données;

d.

les mesures de protection techniques et organisationnelles visant à empêcher que des tiers non autorisés ne traitent des données personnelles.⁷⁹

²Il ne peut communiquer aux services intéressés des renseignements sur les conclusions tirées de constatations médicales que si cela est nécessaire à l’appréciation de l’aptitude du candidat à être engagé, à être assuré ou à exercer le travail confié ou pour prendre position sur des revendications découlant des rapports de travail.

³Au demeurant, il peut communiquer des données relatives à la santé et des dossiers médicaux à condition que la personne concernée ait donné son consentement écrit ou, à défaut, avec l’autorisation du service désigné dans les dispositions d’exécution.

⁴Cette autorisation est refusée lorsque:

a.

la personne concernée a un intérêt prépondérant au maintien du secret;

b.

elle entraverait fortement l’employeur dans l’exécution de ses tâches, ou que

c.

l’intérêt public le requiert.