Section 3 Gestion, conservation, consultation et destruction des dossiers; notification des jugements et arrêts

¹Les dossiers sont gérés systématiquement et dans l’ordre chronologique.

²Un bordereau complet fournissant des informations claires et sans équivoque sur le contenu des différents documents est tenu pour chaque dossier.

¹Les dossiers sont conservés de manière sûre et appropriée, et de sorte qu’ils ne puissent subir aucun dommage.

²Ils sont protégés par des mesures architecturales, techniques et organisationnelles appropriées contre les accès non autorisés, les modifications non enregistrées et le risque de perte.

¹L’assureur peut subordonner la consultation du dossier à une demande écrite.

²La consultation du dossier a lieu en principe au siège de l’assureur ou de ses organes d’exécution. Sur demande du requérant, l’assureur peut lui fournir les copies des pièces du dossier. Sont réservés les art. 47, al. 2, LPGA et 16, al. 2, de l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données (OPDo)²⁹.³⁰

³L’assureur doit remettre pour consultation les pièces du dossier ou des copies de celles-ci:

a.

aux autorités;

b.

aux autres assureurs, ainsi qu’aux personnes habilitées à représenter les parties devant les tribunaux au sens de l’art. 2 de la loi du 23 juin 2000 sur la libre circulation des avocats³¹.

¹Si l’assureur informe l’assuré de vive voix dans ses locaux de l’observation qui a été réalisée, il présente à celui-ci l’intégralité du matériel recueilli et lui indique qu’il peut en demander la copie.

²Si l’assureur informe l’assuré de l’observation par écrit, il lui offre la possibilité de consulter l’intégralité du matériel recueilli dans ses locaux. Il lui indique qu’il peut en demander la copie.

¹La consultation du dossier est en principe gratuite.

²Un émolument calculé conformément à l’ordonnance du 10 septembre 1969 sur les frais et indemnités en procédure administrative³⁴ peut être perçu si la consultation du dossier occasionne un volume de travail particulièrement important. Est réservé l’art. 19 de l’OPDo³⁵.³⁶

¹Les dossiers sans intérêt archivistique sont détruits passé le délai de conservation, à moins que la loi n’en dispose autrement.

²La destruction des dossiers est effectuée de manière contrôlée et dans le respect de la confidentialité de toutes les informations qu’ils contiennent.

³Le processus de destruction fait l’objet d’un procès-verbal.

⁴Les dossiers qui, immédiatement après l’observation, n’ont pas pu servir de preuve justifiant une modification des prestations sont détruits dans les trois mois qui suivent l’entrée en force de la décision (art. 43a, al. 8, LPGA). La destruction est confirmée par écrit à la personne ayant fait l’objet de l’observation.

Les organes d’exécution remettent à l’expert au sens de l’art. 44 LPGA qui a établi une expertise médicale une copie des jugements et arrêts des tribunaux cantonaux des assurances, du Tribunal administratif fédéral et du Tribunal fédéral pour lesquels son expertise a servi de moyen de preuve.