Chapitre 3 Tenue de la comptabilité, contrôle interne et gestion des risques

¹La tenue de la comptabilité est soumise aux principes suivants:

a.

intégralité: toutes les opérations financières et tous les éléments comptables doivent être enregistrés intégralement et par période;

b.

exactitude: les écritures comptables doivent correspondre aux faits;

c.

actualité: la comptabilité doit être tenue à jour. Les opérations doivent être consignées par ordre chronologique;

d.

traçabilité: les opérations doivent être enregistrées de manière claire et compréhensible. Les corrections doivent être marquées comme telles, et les écritures comptables doivent être attestées par des pièces justificatives.

²Les principes de présentation des comptes au sens de l’art. 3 sont applicables par analogie.

¹Les EPF et les établissements de recherche tiennent une comptabilité analytique qui répond à leurs besoins.

²La comptabilité analytique doit être structurée de façon à:

a.

faciliter la gestion des institutions;

b.

fournir les données de base permettant d’élaborer et d’évaluer le budget et les comptes annuels;

c.

fournir les données de base permettant d’établir des statistiques;

d.

garantir la transparence des coûts dans l’intérêt d’une activité efficace de l’administration.

¹Les pièces justificatives doivent être conservées avec la comptabilité pendant 10 ans.

²Les justificatifs concernant les prestations assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée en relation avec les biens immobiliers doivent être conservés pendant 20 ans.

¹Le Conseil des EPF, les EPF et les établissements de recherche dressent un inventaire des immobilisations corporelles et des stocks qui doivent être inscrits à l’actif.

²Ils mettent à jour l’inventaire chaque année. Pour les immobilisations corporelles qui doivent être inscrites à l’actif et dont la valeur comptable résiduelle est inférieure à 100 000 francs au moment du contrôle annuel, la mise à jour a lieu tous les trois ans.

³Le Conseil des EPF, les EPF et les établissements de recherche dressent un inventaire spécifique des biens culturels.

⁴Ils règlent en fonction des risques encourus la manière de tenir les inventaires des immobilisations corporelles et des stocks qui ne doivent pas être inscrits à l’actif.

¹Le Conseil des EPF, les EPF et les établissements de recherche gèrent un système de contrôle interne (SCI) pour leur institution.

²Le SCI a pour objectif de:

a.

protéger la valeur patrimoniale;

b.

garantir l’utilisation adéquate des fonds;

c.

prévenir ou déceler des erreurs et des irrégularités dans la tenue des comptes;

d.

garantir la régularité de la présentation des comptes et la fiabilité des rapports.

³Il tient compte des risques encourus et du rapport coût/utilité.

⁴Le président du Conseil des EPF, les présidents des EPF et les directeurs des établissements de recherche veillent à l’introduction, à la mise en œuvre efficace et à la surveillance du SCI dans leur domaine de compétence.

¹Le SCI comprend des mesures d’ordre réglementaire, organisationnel et technique.

²Il doit être documenté de manière exhaustive et claire. Les points concernés sont en particulier l’analyse des risques, les contrôles correspondants et les preuves que ceux-ci ont été effectués.

Le Conseil des EPF, les EPF et les établissements de recherche adoptent une réglementation concernant les signatures pour leur institution.

¹Le Conseil des EPF, les EPF et les établissements de recherche procèdent à une gestion des risques au sein de leur domaine de compétence.

²Le Conseil des EPF règle les principes de la gestion des risques applicables au sein du domaine des EPF au moyen de directives. Il y fixe en particulier:

a.

les objectifs de la politique de gestion des risques et les responsabilités lors de l’application de celle-ci;

b.

la saisie des risques;

c.

l’évaluation des risques;

d.

la maîtrise et le financement des risques;

e.

le contrôle des risques.

¹Le Conseil des EPF, les EPF et les établissements de recherche assument eux-mêmes leurs risques dans leur domaine de compétence; l’al. 2 et les dispositions figurant dans des lois spéciales sont réservés.

²Si un dommage survenant au Conseil des EPF, dans les EPF ou dans les établissements de recherche met en péril l’accomplissement des tâches que la législation fédérale et les objectifs stratégiques⁷ leur confient, le Conseil des EPF, après avoir consulté l’Administration fédérale des finances (AFF), demande au Département fédéral de l’économie, de la formation et de la recherche (DEFR) à l’intention du Conseil fédéral:

a.

une modification des objectifs stratégiques, ou

b.

une augmentation de la contribution financière de la Confédération et, si nécessaire, du plafond des dépenses.

Le Conseil des EPF informe le Secrétariat général du DEFR et l’AFF des évolutions importantes de la situation en matière de risques et des couvertures d’assurance au sein du Conseil des EPF, des EPF et des établissements de recherche.