Section 9 Protection des données relatives aux personnes et à leur santé

¹Aux fins de gestion du personnel, PUBLICA peut administrer des bases de données contenant des données personnelles relatives à ses employés et à leur santé.

²Les maîtres du fichier sont le service des Ressources humaines et les supérieurs directs.

³Ils sont responsables des données qu’ils traitent.

⁴La Direction tient la liste des bases de données. Cette liste est portée à la connaissance du personnel.

⁵Les employés, ou les associations du personnel (art. 57) qui les représentent, sont consultés avant la mise en place ou la modification d’une base de données.

¹Les employés peuvent demander si des données les concernant sont contenues dans une base de données. Ce renseignement leur est communiqué gratuitement.

²Ils peuvent autoriser par écrit des tiers à consulter leur dossier ou à être renseignés sur les données traitées qui les concernent.

³Si des données sont inexactes ou incomplètes, ou si elles ne correspondent pas au but en vue duquel elles ont été traitées, le maître du fichier doit les rectifier ou les détruire immédiatement.

⁴Les dispositions de la législation sur la protection des données qui régissent le droit d’accès demeurent réservées.

¹Les données relevant de la sphère privée du collaborateur peuvent être publiées uniquement sur l’Intranet, dans un organe de publication à usage interne ou sur un tableau d’affichage interne; elles ne peuvent être publiées que si le collaborateur y a préalablement consenti par écrit.

²Les données concernant un collaborateur ne peuvent être communiquées à des tiers, en particulier à un nouvel employeur, à des institutions bancaires ou des institutions de crédit ou à un propriétaire, que si ce collaborateur a consenti par écrit à ce qu’elles soient transmises. Le consentement est réputé donné lorsque le collaborateur a désigné PUBLICA comme référence pour la communication de renseignements.

³La communication de données se limite aux informations nécessaires au regard du but de la demande.

¹Le service des Ressources humaines traite les données nécessaires à l’accomplissement de ses tâches, notamment les informations contenues dans le dossier de candidature, le contrat de travail, le descriptif du poste et le formulaire d’évaluation personnelle, ainsi que les décisions fondées sur l’évaluation personnelle, les absences du collaborateur, les certificats médicaux, les résultats des tests de personnalité ou d’évaluation des potentiels et les extraits de registres publics.

²Les supérieurs hiérarchiques traitent les données nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches d’évaluation, notamment les données contenues dans les formulaires de convention d’objectifs et d’évaluation des prestations ainsi que les données relatives aux adaptations de salaire fondées sur les prestations fournies.

³Les employés ne peuvent être soumis à des tests de personnalité ou à des tests d’évaluation de leurs capacités ou de leur potentiel professionnel ou personnel que s’ils y ont préalablement consenti.

⁴Les employés doivent être informés au préalable du but du test ainsi que de l’utilisation qui sera faite des résultats et des personnes qui en prendront connaissance.

⁵Les délais suivants sont applicables en matière de conservation des données:

a.

pour les dossiers généraux relatifs au personnel: dix ans après la fin des rapports de travail;

b.

pour les données relatives aux mesures d’aide sociale, aux mesures administratives, aux poursuites et aux mesures pénales: cinq ans après l’application de la mesure;

c.

pour les profils de personnalité: cinq ans après la collecte des données, à moins que la personne concernée n’ait consenti par écrit à ce que les données soient conservées plus longtemps;

d.

pour les résultats de tests de personnalité ou d’évaluation des potentiels: cinq ans après le test.

⁶Après expiration du délai de conservation, les données doivent être traitées conformément à l’art. 38 de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD)²⁶.

⁷Lorsque la candidature d’une personne est rejetée, toutes les données concernant le candidat, à l’exception de la lettre de candidature, lui sont renvoyées dans les trois mois qui suivent la fin de la procédure de recrutement; les dispositions contraires convenues avec les candidats sont réservées. Ces données peuvent être conservées plus longtemps si elles sont nécessaires au traitement des recours visés à l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égalité²⁷.

A l’exception des données sensibles au sens de l’art. 3, let. c, LPD²⁸ et des profils de personnalité au sens de l’art. 3, let. d, LPD, l’accès aux données par procédure d’appel peut être envisagé pour:

a.

la Centrale de compensation de l’assurance-vieillesse et survivants: données nécessaires à la mise à jour des comptes individuels du personnel;

b.

la Caisse fédérale de pensions: données nécessaires à la mise à jour des comptes individuels du personnel;

c.

l’établissement financier de PUBLICA: données nécessaires au paiement des salaires du personnel.

¹Les données sur support papier doivent être conservées sous clef.

²PUBLICA exploite son propre système informatique de gestion du personnel; ce système contient des données relatives aux personnes qui sont employées ou ont été employées par PUBLICA. Conformément à l’art. 16 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données²⁹, PUBLICA a déclaré ce fichier au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

¹Le système informatique de gestion du personnel sert les buts suivants:

a.

centraliser la gestion des données relatives au personnel et en uniformiser l’exploitation;

b.

permettre le traitement des données du salaire, procéder à des évaluations, à des simulations de budget et à des planifications des frais de personnel;

c.

intégrer la gestion des données relatives au personnel dans le système de gestion financière et de comptabilité, et

d.

gérer, avec l’accord de l’employé, les données utiles au développement des capacités de gestion.

²Il renferme les données sensibles ci-après relatives aux employés:

a.

nationalité;

b.

retraite pour raisons médicales;

c.

congé de maternité;

d.

échelons d’évaluation des prestations, et

e.

nationalité des membres de la famille.

³Le service des Ressources humaines gère et entretient le système informatique de gestion du personnel.

⁴Les collaborateurs compétents du service des Ressources humaines ont accès aux données du système informatique de gestion du personnel et peuvent les traiter.

¹Les dossiers médicaux contiennent les résultats des examens médicaux et l’appréciation du médecin-conseil de PUBLICA nécessaire à l’évaluation de l’aptitude des employés pendant la durée des rapports de travail ou dans le contexte de l’obligation de maintien du paiement du salaire visée à l’art. 20. Le dossier médical est conservé auprès du médecin-conseil.

²Les données relatives à la santé sont recueillies sur support papier. Certaines données, telles que le nom de l’employé, peuvent être traitées de manière automatisée à des fins de facturation ou de statistique. Le système automatisé de traitement des données médicales doit rester un système clos; il ne doit être relié à aucun autre système électronique de traitement des données.

³Le droit d’accès des employés est régi par l’art. 37. Si le médecin-conseil de PUBLICA estime que le contenu du dossier médical pourrait être préjudiciable au collaborateur, les données contenues dans ce dossier peuvent être communiquées au médecin-conseil désigné par le collaborateur.

⁴Seule l’appréciation du médecin-conseil de PUBLICA est communiquée au service des Ressources humaines³⁰. Le contenu du dossier médical n’est communiqué au service des Ressources humaines ou à des tiers que si la personne concernée a donné préalablement son consentement écrit. Si la personne concernée n’a pas donné son consentement, la Direction peut autoriser la communication de données relatives à sa santé (art. 28, al. 3 et 4, LPers).