Chapitre 7 Système d’information

L’OSAV assure l’exploitation du système d’information visé à l’art. 21 LCITES (système d’information).

¹Le système d’information est utilisé par l’OSAV, par le Service phytosanitaire fédéral et par les organisations et les personnes de droit public ou de droit privé auxquelles des tâches d’exécution ont été confiées afin qu’ils puissent traiter les données qui sont nécessaires dans le cadre de l’exécution de la LCITES et de la présente ordonnance:

a.

pour mener les procédures d’autorisation;

b.

pour effectuer les contrôles, et

c.

pour faire appliquer les décisions.

²Le système d’information permet au requérant de déposer et de suivre électroniquement ses demandes d’autorisation de réexportation.

Les données contenues dans le système d’information sont saisies:

a.

par l’OSAV;

b.

par le Service phytosanitaire fédéral;

c.

par les organisations et les personnes de droit public ou de droit privé auxquelles des tâches d’exécution ont été confiées;

d.

par les personnes et les entreprises qui importent à titre professionnel des spécimens d’espèces inscrites aux annexes I à III CITES⁵⁵ qui seront réexportés;

e.

par les personnes et les entreprises qui déposent des demandes d’autorisation de réexportation par l’intermédiaire du système d’information.

¹Le système d’information contient les données suivantes relatives à l’importation et au transit de spécimens:

a.

données relatives aux demandes d’autorisation pendantes:

1.

informations sur l’importateur (nom, prénom, ou nom de l’entreprise, adresse, téléphone, courriel),

2.

informations sur le fournisseur (nom et adresse),

3.

informations sur le lieu de destination du lot,

4.

informations sur l’espèce animale ou végétale (dénomination de l’espèce animale ou végétale, type et quantité de marchandise et informations sur la provenance de la marchandise),

5.

annexes aux demandes d’autorisation;

b.

autorisations délivrées et demandes d’autorisation rejetées;

c.

décisions relatives aux mesures administratives;

d.

informations relatives aux spécimens confisqués, et

e.

données relatives aux importations saisies dans le système d’information en application de l’art. 7.

²Les collaborateurs de l’OSAV chargés de l’exécution de la LCITES ont accès en ligne aux données visées à l’al.1. Ils sont autorisés à saisir, à consulter et à traiter ces données.

³Les collaborateurs du Service phytosanitaire fédéral chargés de l’exécution de la LCITES ainsi que les organisations et les personnes de droit public ou de droit privé auxquelles des tâches d’exécution de la LCITES ont été confiées peuvent consulter en ligne les données visées à l’al. 1, let. b, dans la mesure où ils en ont besoin pour accomplir leurs tâches. Ils peuvent saisir dans le système d’information les décisions émises dans le cadre du contrôle des lots destinés à l’importation ou au transit et consulter ces décisions en ligne.

⁴Les personnes et les entreprises qui importent à titre professionnel des spécimens inscrits aux annexes I à III CITES⁵⁶ qui seront réexportés peuvent consulter en ligne les données visées à l’al. 1, let. e, qu’elles ont elles-mêmes saisies.

¹Le système d’information contient les données suivantes relatives aux exportations et aux réexportations de spécimens:

a.

données relatives aux demandes d’autorisation pendantes:

1.

informations sur l’exportateur (nom, prénom, ou nom de l’entreprise, adresse, téléphone, courriel),

2.

informations sur l’importateur dans le pays de destination (nom, prénom, ou nom de l’entreprise, adresse),

3.

informations sur l’espèce animale ou végétale (dénomination de l’espèce animale ou végétale, type et quantité de marchandise et informations sur la provenance de la marchandise),

4.

en cas de réexportation: informations supplémentaires attestant la légalité des spécimens importés (n^o du passavant, n^o du certificat);

b.

autorisations délivrées et demandes d’autorisation rejetées;

c.

décisions relatives aux mesures administratives;

d.

informations sur les spécimens confisqués.

²Les collaborateurs de l’OSAV chargés de l’exécution de la LCITES ont accès en ligne aux données visées à l’al. 1. Ils sont autorisés à saisir, à consulter et à traiter ces données.

³Le DFI définit dans une ordonnance les organes de gestion CITES des autres États et les organisations internationales ou supranationales qui ont accès en ligne aux autorisations d’exportation et de réexportation délivrées.

⁴Les requérants qui déposent leurs demandes d’autorisation de réexportation par l’intermédiaire du système d’information peuvent consulter en ligne les données relatives à leurs demandes qui sont pendantes et les données relatives aux autorisations de réexportation qui leur ont été délivrées.

¹ Pour que leurs demandes d’autorisation de réexportation puissent être traitées électroniquement, les requérants doivent saisir les données relatives à leurs importations dans le système d’information. Ces données sont vérifiées et validées par l’OSAV pour pouvoir être ensuite utilisées dans le système d’information.

²Les requérants peuvent consulter en ligne les données relatives à leurs importations. Ils peuvent effectuer des demandes d’autorisation de réexportation directement dans le système d’information sur la base des données qu’ils ont eux-mêmes saisies.

³Ils peuvent saisir et modifier leurs données dans le système d’information lorsqu’ils établissent leur demande d’autorisation. Ils ont notamment accès en ligne aux données relatives aux destinataires de leurs spécimens, et peuvent traiter ces données.

⁴Les autorisations de réexportation délivrées par l’OSAV sont établies:

a.

par l’OSAV lui-même, ou

b.

par une chambre de commerce reliée au système d’information, à laquelle le requérant a attribué la tâche d’établir ces autorisations, à condition que l’OSAV ait autorisé cette attribution.

⁵Les autorisations de réexportation établies par une chambre de commerce ne peuvent être imprimées qu’une seule fois à la chambre de commerce. Son représentant signe l’autorisation de réexportation.

¹Les requérants peuvent confier la gestion de leurs données dans le système d’information à d’autres personnes.

²Les chambres de commerce reliées au système d’information peuvent consulter en ligne les autorisations de réexportation qu’elles établissent, à condition que l’OSAV ait autorisé l’attribution de cette tâche à ces chambres de commerce.

³L’accès au système d’information est donné aux requérants, aux tiers mandatés et aux chambres de commerce au moyen de certificats électroniques ainsi que de noms d’utilisateur et de mots de passe individuels.

L’OSAV veille à ce que les dispositions relatives à la protection des données soient respectées. Il édicte un règlement interne fixant les mesures organisationnelles et techniques appropriées pour protéger les données.

¹Les droits des personnes dont les données sont traitées dans le système d’information, notamment les droits d’accès, de rectification et de destruction, sont régis par la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données⁵⁸.

²Si la personne concernée veut faire valoir ses droits, elle adresse une demande à l’OSAV dans la forme prévue à l’art. 16 de l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données⁵⁹.

La rectification des données erronées incombe à la personne qui les a saisies dans le système d’information.

Les mesures destinées à garantir la sécurité informatique sont régies par l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur l’informatique dans l’administration fédérale⁶⁰.

¹L’archivage des données est régi par les dispositions de la loi du 26 juin 1998 sur l’archivage⁶¹.

²Les données relatives aux autorisations délivrées et aux spécimens confisqués ne sont pas supprimées. Les données relatives aux demandes d’autorisation rejetées et aux décisions administratives sont conservées 30 ans avant d’être supprimées.