Section 8 Traitement des données

¹METAS peut exploiter des fichiers comportant les données personnelles de ses collaborateurs à des fins de gestion du personnel.

²Il est le maître des fichiers.

³Il est responsable des données qu’il traite.

⁴La direction tient à jour la liste des fichiers. Cette liste est portée à la connaissance des collaborateurs.

⁵Les collaborateurs sont consultés avant toute introduction ou modification d’un fichier.

¹Tout collaborateur peut demander à être renseigné sur les données traitées à son sujet. Ces renseignements lui sont fournis gratuitement.

²Le collaborateur peut donner pouvoir à un mandataire, par procuration écrite, de consulter son dossier ou de demander des renseignements sur les données traitées à son sujet.

³S’il appert que des données sont inexactes ou incomplètes, ou qu’elles dérogent au but du traitement, le maître du fichier doit les rectifier ou les détruire immédiatement.

¹Le consentement écrit des collaborateurs concernés doit être requis avant toute publication, dans Intranet, dans un organe interne ou sur un panneau d’affichage de données relevant de la sphère privée.

²Aucune donnée ne peut être communiquée à des tiers, en particulier aux nouveaux employeurs, aux instituts bancaires, aux instituts de crédit et aux bailleurs, sans le consentement écrit du collaborateur concerné. Le consentement écrit du collaborateur est réputé donné s’il cite METAS comme référence pour d’éventuels renseignements à son sujet.

³La communication se limite aux informations nécessaires au but de la demande.

¹Le service du personnel traite les données indispensables à l’exécution de ses tâches, notamment les données figurant dans les dossiers de candidature, le contrat de travail, le descriptif des tâches et les formulaires d’appréciation, ainsi que les décisions fondées sur une appréciation, les absences du travail, les certificats médicaux, les résultats des tests de personnalité et des tests d’évaluation et les extraits des registres publics.

²Les responsables hiérarchiques traitent les données indispensables à l’exécution de leurs tâches d’évaluation, notamment les formulaires d’appréciation et les données relatives aux modifications de salaire opérées sur la base des prestations individuelles.

³Le collaborateur ne peut être soumis à des tests de personnalité ou d’évaluation destinés à évaluer ses capacités professionnelles ou personnelles que s’il a donné préalablement son consentement.

⁴Le collaborateur doit être informé au préalable du but du test ainsi que de l’utilisation qui sera faite des résultats, et des personnes qui en prendront connaissance.

¹Les délais suivants sont applicables à la conservation des données:

a.

pour les dossiers généraux relatifs au personnel, dix ans après la fin des rapports de travail;

b.

pour les données portant sur des mesures sociales, administratives ou pénales, ainsi que des mesures relatives aux poursuites: cinq ans après la mise en œuvre des mesures;

c

pour des profils de personnalité: cinq ans après le relevé des données, à moins que la personne concernée n’ait consenti par écrit à une durée de conservation plus longue;

d.

pour les résultats de tests de personnalité ou d’évaluation visant à évaluer les capacités: cinq ans après le test.

²Après expiration du délai de conservation, les données doivent être traitées conformément à l’art. 38 de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD)³⁰.

³Lorsque la candidature d’une personne est rejetée, toutes les données concernant cette personne lui sont renvoyées, à l’exception de la lettre de candidature, dans les trois mois qui suivent la fin de la procédure de recrutement; les dispositions contraires convenues avec les candidats sont réservées. Ces données peuvent être conservées plus longtemps si elles sont nécessaires au traitement des recours visés à l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égalité³¹.

Les données sur papier doivent être conservées sous clef.

¹METAS exploite son propre système informatique de gestion du personnel; ce système contient des données relatives aux personnes qui sont employées ou ont été employées par METAS. Conformément à l’art. 3 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données³², METAS a déclaré ce fichier au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

²Le système informatique de gestion du personnel sert les buts suivants:

a.

centraliser la gestion des données relatives au personnel et en uniformiser l’exploitation;

b.

permettre le traitement des données du salaire, procéder à des évaluations, à des simulations de budget et à des planifications des frais de personnel;

c.

intégrer la gestion des données relatives au personnel dans la gestion financière et la comptabilité;

d.

gérer, avec l’accord du collaborateur, les données utiles au développement des capacités de gestion.

³Le domaine du personnel gère et entretient le système informatique de gestion du personnel.

⁴Les collaborateurs compétents du domaine du personnel ont accès aux données du système informatique de gestion du personnel et peuvent les traiter.

Le système informatique de gestion du personnel permet de traiter les données ci‑après particulièrement sensibles relatives aux collaborateurs:

a.

les certificats médicaux;

b.

les conclusions de constats médicaux établis par le service médical;

c.

la durée des absences consécutives à une maladie ou à un accident;

d.

les évaluations personnelles et les accords sur les objectifs, de même que les décisions prises à l’issue de l’évaluation personnelle;

e.

le comportement et les compétences professionnelles;

f.

les résultats de tests de personnalité et de détermination du potentiel;

g.

les références;

h.

les expertises graphologiques;

i.

les charges publiques et les activités accessoires exercées;

j.

les actes de procédure et les décisions concernant les enquêtes disciplinaires;

k.

les décisions de saisie du salaire;

l.

les déclarations à l’AI et les déclarations d’accident;

m.

les décisions des services de l’AI, de la CNA et de l’assurance militaire;

n.

les décisions du service chargé des contrôles de sécurité relatifs aux personnes;

o.

les extraits de jugements en vue de déterminer les ayants droit aux allocations familiales;

p.

les certificats de travail.

Sauf pour les données personnelles sensibles au sens de l’art. 3, let. c, LPD³³ et les profils de personnalité au sens de l’art. 3, let. d, LPD, METAS peut accorder l’accès aux données par procédure d’appel pour:

a.

la Centrale de compensation de l’assurance-vieillesse et survivants: données nécessaires à la mise à jour des comptes individuels du personnel;

b.

la Caisse fédérale de pensions PUBLICA: données nécessaires à la mise à jour des comptes individuels du personnel;

c.

l’établissement financier de METAS: données nécessaires au paiement des salaires du personnel.

¹Les dossiers médicaux contiennent les résultats des examens médicaux et l’appréciation du médecin-conseil de METAS nécessaire à l’évaluation de l’aptitude des collaborateurs pendant la durée des rapports de travail ou dans le contexte de l’obligation du maintien du paiement du salaire visée à l’art. 46. Le dossier médical est conservé auprès du médecin-conseil.

²Les données relatives à la santé sont recueillies sur support papier. Certaines données, telles que le nom du collaborateur, peuvent être traitées de manière automatisée à des fins de facturation ou de statistique. Le système automatisé de traitement des données médicales doit rester un système clos; il ne doit être relié à aucun autre système électronique de traitement des données.

³Le droit d’accès des collaborateurs est régi par l’art. 54. Si le médecin-conseil de METAS estime que le contenu du dossier médical pourrait être préjudiciable au collaborateur concerné, les données contenues dans ce dossier peuvent être communiquées au médecin-conseil qui a été désigné par le collaborateur concerné.

⁴Seule l’appréciation du médecin-conseil de METAS est communiquée au domaine du personnel. Le contenu du dossier médical n’est communiqué au domaine du personnel ou à des tiers que si la personne concernée a donné préalablement son consentement écrit. Si la personne concernée n’a pas donné son consentement, l’autorisation de communiquer des données relatives à sa santé ressortit à la direction (art. 28, al. 3 et 4, LPers³⁴).