Section 2 Dispositions générales relatives au traitement des données et à l’archivage

¹Les collaborateurs du SRC qui attribuent les documents originaux à un système d’information au sens de l’art. 1, al. 1, examinent avant leur classement:

a.

s’il y a suffisamment d’éléments indiquant qu’ils ont une relation avec les tâches définies à l’art. 6 LRens;

b.

si les restrictions de traitement des données énoncées à l’art. 5, al. 5, LRens, sont respectées, et

c.

si les informations contenues dans les documents originaux sont exactes et pertinentes sur la base de la qualité des sources et du genre de transmission.

²En cas de doute, ils contrôlent le contenu du document original concerné.

³Si le résultat du contrôle est négatif, les collaborateurs détruisent le document original ou le renvoient à l’expéditeur s’il s’avère qu’il provient d’une autorité d’exécution cantonale.

⁴Les documents originaux qui contiennent des informations sur plusieurs personnes sont évalués dans leur globalité.

⁵S’il est évident, sur la base de la définition annuelle des thématiques prioritaires traitées par le SRC, qu’un document original doit être classé dans IASA SRC, le collaborateur l’attribue directement à ce système d’information.

⁶Lorsque des données doivent être versées dans le système INDEX SRC dans les domaines visés par l’art. 29, let. b et c, le contrôle au sens de l’al. 1 incombe au collaborateur de l’autorité d’exécution cantonale en charge de cette tâche.

⁷Le SRC peut rendre possible la recherche de données dans les systèmes d’information et de stockage de données grâce à la reconnaissance optique de caractères (ROC).

⁸Il détruit les supports de données qui sont numérisés et classés en tant que documents originaux.

¹Avant de saisir des données personnelles, les collaborateurs du SRC en charge de la saisie contrôlent la relation avec les tâches visées à l’art. 6 LRens ainsi que la pertinence et l’exactitude de ces données personnelles en tenant compte des restrictions de traitement des données énoncées à l’art. 5, al. 5, LRens.

²Si le résultat du contrôle est négatif, les collaborateurs détruisent les données ou les renvoient à l’expéditeur s’il elles proviennent d’une autorité d’exécution cantonale.

³Lorsque des données personnelles doivent être saisies dans le système INDEX SRC dans les domaines visés par l’art. 29, let. b et c, le contrôle au sens de l’al. 1 incombe au collaborateur de l’autorité d’exécution cantonale en charge de cette tâche.

⁴Les collaborateurs du SRC en charge de la saisie des données versent tous les rapports des autorités d’exécution cantonales dans les systèmes IASA SRC ou IASA-EXTR SRC et procèdent au contrôle au sens de l’al. 1.

¹Les droits d’accès à un système d’information ou à un système de stockage de données du SRC ne sont accordés que sur demande et à titre personnel. Les droits d’accès au système PES sont octroyés par rapport aux fonctions exercées.

²La relation avec un but inscrit dans la LRens, les coordonnées personnelles et la fonction de la personne requérante doivent figurer dans la demande.

³Le SRC procède à un examen formel de la demande et octroie les droits d’accès.

⁴Il peut retirer les droits d’accès qui n’ont pas été utilisés pendant plus de 6 mois.

⁵Il est compétent pour l’exécution de l’octroi et du retrait des droits d’accès aux systèmes d’information et de stockage de données qu’il exploite lui-même.

¹ Les utilisateurs des systèmes d’information du SRC peuvent accéder simultanément à tous les systèmes d’information du SRC dans les limites de leurs droits d’accès. Ils disposent de la fonction de recherche et de distribution «Système intégré de recherche et distribution» (SIDRED).

²Les utilisateurs peuvent établir une relation entre les documents sources contenus dans les systèmes IASA SRC et IASA-EXTR SRC et un objet au moyen de relations entre plusieurs systèmes.

³En vue du pilotage de la recherche d’informations ou de l’analyse opérationnelle, des copies de données issues de systèmes d’information et de stockage du SRC peuvent être évaluées séparément sur le réseau interne hautement sécurisé (SiLAN) dans le cadre de projets thématiques limités dans le temps. Cette évaluation doit être autorisée par le SRC.

⁴Au terme de l’évaluation, les personnes responsables versent les résultats dans l’un des systèmes d’information visés à l’art. 1, al. 1, et détruisent les copies des données.

¹Le SRC traite les données particulièrement sensibles en dehors de ses systèmes d’information lorsque la protection des sources au sens de l’art. 35 LRens l’exige.

²Ces données doivent être conservées dans des conteneurs ou des locaux faisant l’objet d’une protection particulière. Elles ne peuvent être que consultées et ne sont pas disponibles pour des évaluations particulières.

³Seuls les collaborateurs du SRC en charge de la conduite d’une opération ou d’une source et leurs suppléants ont accès à ces données, ainsi que le chef de la recherche d’informations ou son suppléant.

⁴Le SRC saisit les informations du renseignement résultant d’une opération ou de la conduite d’une source conformément à l’art. 4, al. 1, dans les systèmes IASA SRC ou IASA-EXTR SRC en vue de les évaluer.

⁵À la fin de l’opération ou de la conduite d’une source, il efface toutes les données personnelles classées en dehors des systèmes d’information, à l’exception des données concernant la source.

⁶Le chef de la recherche d’informations ou son suppléant examine au moins une fois par année pour chaque opération et chaque conduite de source si les données sont traitées conformément aux conditions énoncées aux al. 4 et 5, et si elles sont encore nécessaires à l’accomplissement des tâches visées à l’art. 6 LRens au regard de la situation actuelle. Il fait effacer toutes les données devenues inutiles.

⁷La durée de conservation des données relatives à des opérations est de 45 ans au plus.

¹Le SRC veille, au moment de l’effacement, à ce que toutes les données devant être archivées aient été transférées dans un module d’archivage.

²Il efface les données dans les systèmes d’information et de stockage dans un délai de 3 mois à compter de l’expiration de la durée de conservation fixée aux art. 7, al. 7, 21, al. 2, 28, 34, al. 2, 40, 45, 50, 55, 60, 65 et 70.

³Il efface un objet dans IASA SRC ou IASA-EXTR SRC lorsque le dernier document source y relatif a été effacé.

⁴Il efface un document original dans IASA-EXTR SRC lorsque le dernier document source y relatif a été effacé.

⁵Il efface les documents originaux dans IASA SRC au plus tard à l’échéance de la durée de conservation (art. 21, al. 2).

¹L’archivage de données provenant des systèmes d’information du SRC se fonde sur l’art. 68 LRens.

²Le SRC propose aux Archives fédérales suisses les données qu’il a transférées dans les modules d’archivage.

³Il propose des données provenant d’enquêtes préalables et des données relatives à la gestion des mandats des autorités d’exécution cantonales dans le cadre de l’archivage ordinaire des données des systèmes d’information IASA SRC, IASA-EXTR SRC et GEVER SRC.

⁴Il détruit les données que les Archives fédérales suisses jugent sans valeur archivistique.