Section 1 Systèmes d’information concernant le personnel et systèmes de gestion des études

¹Le Conseil des EPF, les EPF et les établissements de recherche exploitent chacun un système d’information concernant le personnel dans lequel des données sensibles peuvent également être traitées.¹⁰⁹ Ces systèmes sont régis par l’art. 27 LPers¹¹⁰, qui s’applique par analogie au traitement des données relatives aux rapports de travail de droit privé.

²Le Conseil des EPF peut confier à une EPF ou à un établissement de recherche le traitement des données relatives à son personnel.

³Le Conseil des EPF, les EPF et les établissements de recherche peuvent recourir à des procédés et processus informatiques destinés à l’analyse systématique de ces données.

⁴Le Conseil des EPF édicte les dispositions d’exécution et les soumet à l’approbation du Conseil fédéral.

¹Pour la gestion des données concernant les candidats aux études, les étudiants, les candidats au doctorat et les auditeurs, chaque EPF exploite un système d’information permettant également de traiter les données sensibles.¹¹¹

²Les systèmes d’information sont utilisés dans les buts suivants:

a.

l’admission des candidats aux études et à l’immatriculation;

b.

l’identification des étudiants et le contrôle de la progression des études;

c.

l’attestation des résultats obtenus par les étudiants et la délivrance de diplômes et de titres universitaires;

d.

la fourniture de prestations en rapport avec les études;

e.

la planification et l’élaboration de statistiques.

³Les systèmes d’information traitent notamment des données concernant la personne, l’immatriculation, la discipline, le déroulement des études, les résultats des examens, les prestations d’étude (crédits), les diplômes et titres universitaires, les bourses et les taxes payées, ainsi que les procédures disciplinaires et les autres procédures administratives.

⁴Les données peuvent n’être traitées que sous forme électronique. Dans ce cas, les documents sur papier sont restitués ou détruits après que les données ont été saisies dans le système d’information.

⁵L’accès en ligne aux données contenues dans les systèmes d’information peut être accordé pour autant que l’exécution des tâches mentionnées à l’al. 2 l’exige. Seuls les services chargés de la gestion des études au sein de chaque EPF ont accès en ligne aux données sensibles.¹¹²

⁶Les EPF édictent des dispositions d’exécution concernant les éléments suivants:

a.

les données contenues dans les systèmes d’information;

b.

le traitement des données, notamment leur collecte, leur conservation, leur communication, leur archivage et leur destruction;

c.

l’utilisation des données;

d.

les autorisations de traitement des données;

e.

les autorisations d’accès aux données au sein des EPF;

f.

l’accès en ligne des organisations ou des personnes externes aux données non sensibles contenues dans les systèmes d’information.