Section 5 Traitement des données personnelles

¹Les offices fédéraux ci-après traitent, sur papier et dans un ou plusieurs systèmes d’information, les données personnelles nécessaires aux fins suivantes:

a.

l’Administration des finances: pour l’exécution du processus de soutien en matière de finances;

b.

l’Office fédéral des constructions et de la logistique: pour l’exécution des processus de soutien en matière de marchés publics, d’immobilier et de logistique;

c.

l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication: pour l’exécution des processus de gestion de la relation client dans le cadre de la fourniture de prestations informatiques.⁵⁷

²Le traitement des données personnelles sert à exécuter les tâches assignées par la présente ordonnance, par l’ordonnance du 24 octobre 2012 sur l’organisation des marchés publics de l’administration fédérale⁵⁸, par l’ordonnance du 5 décembre 2008 concernant la gestion de l’immobilier et la logistique de la Confédération⁵⁹ et par l’ordonnance du 17 février 2010 sur l’organisation du Département fédéral des finances⁶⁰, en particulier:⁶¹

a.

l’établissement du compte d’État et la gestion des finances de la Confédération;

b.

la tenue de la comptabilité et l’exécution des opérations de paiement et de l’encaissement;

c.

la gestion immobilière;

d.

l’approvisionnement de base en produits standards et en articles d’assortiment;

e.

la diffusion de publications fédérales et d’imprimés;

f.

le conditionnement et l’édition de données de la Confédération;

g.⁶²

l’exécution des processus de gestion de la relation client.

¹Si l’accomplissement des tâches l’exige, il est possible de traiter les données personnelles suivantes concernant des employés de l’administration fédérale et des tiers:

a.

les coordonnées;

b.

le rattachement organisationnel des employés de l’administration fédérale;

c.

les informations sur les frais de personnel;

d.

les informations sur la comptabilité, sur l’exécution des opérations de paiement et la facturation;

e.

les informations sur la gestion immobilière;

f.

les informations sur l’approvisionnement de base en produits standards et en articles d’assortiment;

g.

les informations sur la diffusion de publications fédérales et d’imprimés;

h.

les informations sur le conditionnement et l’édition de données de la Confédération;

i.⁶³

les informations sur l’exécution des processus de gestion de la relation client.

²Les données personnelles des employés de l’administration fédérale peuvent être extraites du système d’information pour la gestion des données du personnel (art. 27 de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération⁶⁴) ou de la base centralisée des identités (art. 13 de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération⁶⁵).⁶⁶

Toutes les unités administratives de la Confédération:

a.

ont accès aux systèmes d’information pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige;

b.

traitent dans leur domaine de compétence les données nécessaires aux processus de soutien.

¹L’Administration des finances, l’Office fédéral des constructions et de la logistique et l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication sont responsables dans leur domaine respectif de la sécurité des systèmes d’information.⁶⁷

²Toutes les unités administratives de la Confédération sont responsables de la protection des données.

¹Les données personnelles sont conservées pendant dix ans.

²Le délai de conservation court à compter de la dernière fois où les données ont été traitées.

³À l’expiration du délai, les données sont proposées aux Archives fédérales.

⁴Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

¹La communication des données personnelles prévue à l’art. 43 a lieu dans la mesure où celle-ci est requise pour l’exécution des opérations de paiement et de l’encaissement prévue par la présente ordonnance.

²Au demeurant, la communication des données des employés de l’administration fédérale à d’autres systèmes d’information est soumise aux conditions énumérées à l’art. 34 de l’ordonnance du 22 novembre 2017 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération⁶⁸.⁶⁹