Chapitre 3 Gestion financière au niveau de l’administration

(art. 38 LFC)

¹Les principes suivants régissent la tenue des comptes:

a.

l’universalité: toutes les opérations financières et tous les éléments comptables doivent être enregistrés intégralement et par période;

b.

la véracité: les écritures comptables doivent correspondre aux faits et doivent être effectuées selon les directives de l’Administration des finances (art. 32, al. 2);

c.

la ponctualité: la comptabilité doit être tenue à jour et les mouvements de fonds doivent être enregistrés chaque jour. Les opérations doivent être consignées par ordre chronologique;

d.

la traçabilité: les opérations doivent être enregistrées de manière claire et compréhensible. Les corrections doivent être marquées comme telles et les écritures comptables doivent être attestées par des pièces justificatives.

²Les principes régissant l’établissement des comptes (art. 54) sont applicables par analogie.

(art. 38 LFC)

La comptabilisation doit avoir lieu:

a.

pour les livraisons de marchandises et les prestations de service: pendant la période comptable où la marchandise est livrée ou la prestation fournie;

b.⁴⁶

…

c.⁴⁷

pour les impôts: pendant la période comptable où naît l’obligation;

d.

pour les subventions: pendant la période comptable où naît l’obligation de verser la subvention.

(art. 38 LFC)

Le remboursement de charges ou de dépenses d’investissement remontant aux exercices antérieurs est comptabilisé par les unités administratives comme revenu ou comme recette d’investissement. L’Administration des finances peut, dans des cas justifiés, autoriser la compensation dans le crédit correspondant.

(art. 38 LFC)

¹Les unités administratives conservent les livres et les pièces comptables pendant dix ans. Ce délai court à compter de la fin de l’exercice. Les obligations de conservation prévues dans des lois spéciales sont réservées.

²Les livres et les pièces comptables sont conservés sur support électronique. Le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent doit être garanti, et leur lecture doit rester possible en toutes circonstances.

(art. 38 LFC)

¹Les unités administratives sont responsables de la tenue régulière des comptes dans leur domaine de compétence.

²L’Administration des finances publie des directives relatives à l’aménagement matériel, organisationnel et technique de la gestion financière et de la comptabilité des unités administratives. Par ses directives, elle fait en sorte que les processus financiers soient standardisés.

³La délégation de la tenue des comptes à une autre unité requiert une réglementation écrite fixant l’étendue des prestations, les compétences, les responsabilités et les aspects liés à la sécurité.

(art. 63, al. 2, let. a, LFC)

La structure du plan comptable de la Confédération (plan comptable général) se conforme dans les grandes lignes à l’aperçu général présenté dans l’annexe 1. L’Administration des finances en fixe les détails selon les impératifs de la gestion financière.

(art. 38 LFC)

¹Les unités administratives tiennent un inventaire comptable et un inventaire matériel et les tiennent à jour.

²L’inventaire comptable indique les immobilisations et les stocks inscrits à l’actif, tandis que l’inventaire matériel contient les immobilisations et les stocks non inscrits à l’actif.⁴⁹

³Un inventaire matériel est en règle générale tenu pour les collections et les objets d’art.

⁴Les unités administratives contrôlent chaque année les stocks et consignent les lieux où ils sont entreposés.

(art. 38 LFC)

L’inventaire matériel et l’inventaire comptable des biens immobiliers indiquent tous les immeubles, constructions et installations (y compris les droits distincts et permanents sur des immeubles, les mines, les parts de copropriété d’un immeuble, les constructions mobilières et les installations militaires).

(art. 39 LFC)

¹Le système de contrôle interne comprend des mesures réglementaires, organisationnelles et techniques.

²L’Administration des finances édicte les directives nécessaires en accord avec le Contrôle des finances et après consultation des départements.

³Les directeurs des unités administratives sont responsables de l’introduction, de l’utilisation et du pilotage d’un système de contrôle interne approprié dans leur domaine de compétence.⁵⁰

(art. 39 LFC)

¹L’approbation de pièces comptables et l’autorisation de paiements requièrent deux signatures. L’Administration fédérale des finances (AFF) peut, en accord avec le Contrôle des finances, autoriser des dérogations.

²La personne qui approuve des pièces comptables et autorise des paiements atteste ce faisant leur exactitude.

³La compétence d’autoriser des paiements peut être déléguée à un centre de services de l’administration fédérale.

⁴L’approbation et l’autorisation données par voie électronique sont assimilées à la signature manuscrite si les conditions suivantes sont réunies:

a.

l’identification, l’authentification et l’autorisation des personnes qui délivrent les approbations ou les autorisations sont garanties;

b.

la traçabilité de l’approbation ou de l’autorisation est assurée;

c.

l’intégrité des données relatives aux pièces comptables et des processus d’approbation et d’autorisation documentés est assurée.

⁵Les directeurs des unités administratives sont responsables de l’application des règles prévues dans le présent article et dans les directives de AFF. Cette application doit correspondre à l’attribution des tâches et des compétences de l’unité administrative.

(art. 39 LFC)

¹Les directeurs signent avec les responsables des finances les comptes annuels de leur unité administrative, qui comprennent le compte de résultats et le bilan, et les transmettent à l’Administration des finances et au Contrôle des finances.

²Le chef du Département fédéral des finances (Département des finances) et le directeur de l’Administration des finances confirment au Contrôle des finances que le compte annuel de la Confédération a été établi et clôturé conformément aux dispositions légales et qu’il fournit une présentation conforme à la réalité de l’état de la fortune, des finances et des revenus.

(art. 40, al. 1 à 3, LFC)

¹Une comptabilité analytique est tenue:

a.

sous la forme de variante de base assortie d’exigences minimales par les unités administratives qui accomplissent principalement des tâches législatives, sont gérées par des mandats politiques et qui ne disposent que d’une autonomie restreinte sur le plan de l’exploitation;

b.

sous la forme de comptabilité analytique simple assortie d’exigences moyennes par les unités administratives qui disposent d’une certaine autonomie sur le plan de l’exploitation et décident dans une large mesure elles-mêmes la manière dont elles fournissent les prestations fixées; la plupart des prestations doivent pouvoir être clairement définies, délimitées et mesurées;

c.

sous la forme de comptabilité analytique étendue assortie d’exigences élevées par les unités administratives qui disposent d’une grande autonomie sur le plan de l’exploitation ou fournissent pour une large part des prestations commerciales et qui sont gérées principalement par le biais des prestations et des recettes.

²Les départements déterminent en accord avec l’Administration des finances le type de comptabilité analytique que les unités administratives doivent tenir. Le Conseil fédéral décide en cas de désaccord.

(art. 40, al. 4, LFC)

¹L’Administration des finances peut autoriser une imputation des prestations avec incidence sur les crédits convenue entre des unités administratives, si les prestations:

a.

représentent des montants importants;

b.

peuvent être attribuées à un bénéficiaire de prestations et être influencées par ce dernier;

c.

ont un caractère commercial.

²Elle fixe dans un catalogue les prestations pouvant être imputées.

³La prestation est calculée selon la méthode des coûts complets. Si elle est fournie à des tiers contre rémunération, le même prix s’applique lors de l’imputation interne des prestations. Les coûts liés à l’utilisation des bâtiments sont calculés en règle générale aux conditions du marché.⁵⁴

⁴L’AFF peut accorder des dérogations au calcul fondé sur les coûts complets durant le lancement de la prestation, si l’unité administrative fournissant la prestation démontre que celle-ci permettra de réaliser des économies de gamme ou d’échelle. L’AFF règle les détails dans des directives.⁵⁵

¹Les offices fédéraux ci-après traitent, sur papier et dans un ou plusieurs systèmes d’information, les données personnelles nécessaires aux fins suivantes:

a.

l’Administration des finances: pour l’exécution du processus de soutien en matière de finances;

b.

l’Office fédéral des constructions et de la logistique: pour l’exécution des processus de soutien en matière de marchés publics, d’immobilier et de logistique;

c.

l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication: pour l’exécution des processus de gestion de la relation client dans le cadre de la fourniture de prestations informatiques.⁵⁷

²Le traitement des données personnelles sert à exécuter les tâches assignées par la présente ordonnance, par l’ordonnance du 24 octobre 2012 sur l’organisation des marchés publics de l’administration fédérale⁵⁸, par l’ordonnance du 5 décembre 2008 concernant la gestion de l’immobilier et la logistique de la Confédération⁵⁹ et par l’ordonnance du 17 février 2010 sur l’organisation du Département fédéral des finances⁶⁰, en particulier:⁶¹

a.

l’établissement du compte d’État et la gestion des finances de la Confédération;

b.

la tenue de la comptabilité et l’exécution des opérations de paiement et de l’encaissement;

c.

la gestion immobilière;

d.

l’approvisionnement de base en produits standards et en articles d’assortiment;

e.

la diffusion de publications fédérales et d’imprimés;

f.

le conditionnement et l’édition de données de la Confédération;

g.⁶²

l’exécution des processus de gestion de la relation client.

¹Si l’accomplissement des tâches l’exige, il est possible de traiter les données personnelles suivantes concernant des employés de l’administration fédérale et des tiers:

a.

les coordonnées;

b.

le rattachement organisationnel des employés de l’administration fédérale;

c.

les informations sur les frais de personnel;

d.

les informations sur la comptabilité, sur l’exécution des opérations de paiement et la facturation;

e.

les informations sur la gestion immobilière;

f.

les informations sur l’approvisionnement de base en produits standards et en articles d’assortiment;

g.

les informations sur la diffusion de publications fédérales et d’imprimés;

h.

les informations sur le conditionnement et l’édition de données de la Confédération;

i.⁶³

les informations sur l’exécution des processus de gestion de la relation client.

²Les données personnelles des employés de l’administration fédérale peuvent être extraites du système d’information pour la gestion des données du personnel (art. 27 de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération⁶⁴) ou de la base centralisée des identités (art. 13 de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération⁶⁵).⁶⁶

Toutes les unités administratives de la Confédération:

a.

ont accès aux systèmes d’information pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige;

b.

traitent dans leur domaine de compétence les données nécessaires aux processus de soutien.

¹L’Administration des finances, l’Office fédéral des constructions et de la logistique et l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication sont responsables dans leur domaine respectif de la sécurité des systèmes d’information.⁶⁷

²Toutes les unités administratives de la Confédération sont responsables de la protection des données.

¹Les données personnelles sont conservées pendant dix ans.

²Le délai de conservation court à compter de la dernière fois où les données ont été traitées.

³À l’expiration du délai, les données sont proposées aux Archives fédérales.

⁴Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

¹La communication des données personnelles prévue à l’art. 43 a lieu dans la mesure où celle-ci est requise pour l’exécution des opérations de paiement et de l’encaissement prévue par la présente ordonnance.

²Au demeurant, la communication des données des employés de l’administration fédérale à d’autres systèmes d’information est soumise aux conditions énumérées à l’art. 34 de l’ordonnance du 22 novembre 2017 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération⁶⁸.⁶⁹

(art. 39 LFC)

¹Le montant des sûretés en faveur de la Confédération doit correspondre au risque couru.

²Les sûretés sont fournies sous forme:

a.

de dépôts en espèces;

b.

de cautionnements solidaires;

c.

de garanties bancaires;

d.⁷⁰

de cédules hypothécaires et d’hypothèques;

e.

de polices d’assurance sur la vie ayant une valeur de rachat;

f.

d’obligations cotées, libellées en francs, de débiteurs suisses, ou d’obligations de caisse émises par des banques suisses.

³L’Administration des finances peut autoriser d’autres formes de sûretés.

⁴La demande de sûretés émane de l’unité administrative dont relève l’opération.

(art. 39 LFC)

¹Les départements et la Chancellerie fédérale gèrent les risques dans leur domaine de compétence selon les directives du Conseil fédéral.

²En principe, la Confédération assume le risque pour les dommages causés à son patrimoine et supporte les conséquences de son activité.

³L’Administration des finances édicte des directives sur:

a.

la conclusion de contrats d’assurance dans des cas particuliers;

b.

la prise en charge contractuelle de la responsabilité civile pour les dommages à des tiers;

c.

l’indemnisation volontaire pour des dommages matériels que des agents fédéraux subissent dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions;

d.⁷¹

le règlement financier de dommages corporels, matériels et pécuniaires.

⁴Elle coordonne l’établissement des rapports destinés au Conseil fédéral.

(art. 39 LFC)

¹Lors de la préparation et de l’organisation de grandes manifestations dont la Confédération est responsable ou qu’elle finance en partie par des contributions, l’unité administrative compétente veille à disposer d’estimations fiables des coûts et des recettes, à avoir une vue d’ensemble du projet et à assurer un contrôle de gestion efficace.

²Le Département des finances règle les détails dans des directives.

(art. 39 et 57, al. 1, LFC)

¹Les unités administratives peuvent conclure des contrats de leasing uniquement si cela est nécessaire pour une utilisation économique des moyens financiers.

²L’Administration des finances règle les détails dans des directives.