V. Tenue des livres, caisse et comptabilité

¹L’office des faillites doit inscrire sans délai et par ordre de date sur le livre de caisse tous les encaissements et tous les paiements faits par l’office pour le compte d’une faillite en liquidation, et en particulier les frais de faillite (avances et solde), le numéraire trouvé lors de l’inventaire, les rentrées de créances, de loyers et de fermages, le produit d’enchères publiques, les prélèvements de l’office à compte des émoluments de faillite, les dépôts ou retraits à la caisse des consignations et la répartition des dividendes.

²Chaque inscription doit mentionner: la date du paiement, l’indication de la faillite, le nom et le domicile de celui qui paie ou qui reçoit le montant de la somme encaissée ou payée (la première au Doit et la seconde à l’Avoir), enfin le numéro du compte correspondant au grand livre.

³Le livre de caisse doit être arrêté chaque mois et le solde reporté à nouveau.

¹Il est ouvert sur le grand livre de l’office un compte spécial à chaque faillite. Le préposé y inscrit par ordre de date toutes les opérations de caisse relatives à cette faillite, telles qu’elles ont été passées au livre de caisse; ce compte sera arrêté à la fin de la liquidation.

²Ces inscriptions doivent mentionner: la date du paiement, le nom et le domicile de la personne qui a opéré ou reçu paiement, l’indication sommaire de la cause de paiement, le renvoi au folio correspondant du livre de caisse, enfin le montant de la somme encaissée ou payée (le premier à l’Avoir, le second au Doit). Si plusieurs postes sont réunis dans une seule écriture de caisse, ils doivent être transcrits en détail.

¹L’office doit en outre tenir un compte spécial de ses opérations avec la caisse des consignations; il doit y inscrire, en mentionnant le nom de la faillite que cela concerne, tous les dépôts (au Doit) et tous les retraits (à l’Avoir), ainsi que les intérêts bonifiés.

²Les versements à la caisse des consignations sont opérés au nom de la masse pour le compte de laquelle ils sont effectués, et non pas au nom de l’office; la caisse des consignations est ainsi tenue d’ouvrir un compte spécial à chaque faillite.

¹A la fin de chaque mois, le préposé est tenu de procéder à la vérification de sa comptabilité (art. 16, 3^e al.). Les totaux du Doit et de l’Avoir ainsi que les soldes de chaque compte sont portés au livre des balances de vérification. Le préposé appose sa signature au pied de la balance. La balance de vérification doit établir la concordance entre les écritures portées au livre de caisse et celles du grand livre, ainsi que la concordance des soldes en caisse et au compte de dépôts avec les écritures passées au livre de caisse et au grand livre.

²Cette concordance entre les écritures passées à la caisse et au grand livre sera envisagée comme existante lorsque l’addition de tous les soldes des comptes ouverts aux faillites sur le grand livre, diminuée du solde du compte de dépôt, correspondra au solde en caisse. Si l’office constate une erreur dans la comptabilité, il doit la rechercher et la rectifier avant de reporter le solde à nouveau.

Les inscriptions portées au livre de caisse, au grand livre et au livre des balances seront faites avec soin, en évitant les ratures, les surcharges, les inscriptions entre les lignes et les blancs. La rectification des écritures erronées a lieu au moyen d’écritures complémentaires ou d’extournes.

¹Les quittances (voir art. 16) peuvent être classées séparément pour chaque faillite, par ordre de date, dans un dossier spécial portant le nom de la faillite et annexé au dossier après clôture de la faillite.

²Elles peuvent aussi, sans être classées séparément pour chaque faillite, être numérotées par ordre de date, en respectant l’ordre suivi dans le livre de caisse de l’office; cette numérotation est recommencée chaque année et les quittances réunies en liasses formées année par année.

³Dans le premier système le numéro d’ordre inscrit sur chaque quittance est reporté au grand livre, dans le second système il est reporté au livre de caisse.

¹L’office a l’obligation de déposer à la caisse des consignations, au plus tard le quatrième jour après leur réception, tous les encaissements importants, ainsi que les papiers-valeurs et les objets de prix (art. 9 et 24 LP). Il peut cependant conserver une somme suffisante pour faire face aux dépenses prochaines. Le dépôt du numéraire doit avoir lieu, même s’il ne devait pas produire d’intérêts.

²En cas de commission rogatoire, l’office requis est tenu de remettre sans retard à l’office requérant le numéraire encaissé, les papiers-valeurs et les objets de prix inventoriés.

Il est interdit aux préposés:

a.

de mêler leur avoir personnel avec celui de l’office, et cela aussi bien pour ce qui concerne la caisse proprement dite que pour les dépôts à la caisse des consignations;

b.

d’inscrire, dans le cas où ils remplissent encore d’autres fonctions officielles, dans le livre de caisse ou le grand livre, des écritures qui ne se rapportent pas à l’office des faillites, à moins que ces écritures différentes ne soient faites dans des colonnes spéciales;

c.

d’employer même temporairement, pour les besoins d’une masse en faillite, les sommes provenant d’une autre masse. Si le préposé est appelé à faire personnellement des avances pour le compte d’une masse en faillite, il devra immédiatement en faire inscription au livre de caisse.

¹L’office dresse dès le début des opérations, pour chaque commission rogatoire, un compte détaillé où sont inscrits les émoluments et débours de l’office et ceux des membres de la commission de surveillance.

²Les pièces comptables ayant trait aux débours (frais de la masse) sont numérotées par ordre de date, réunies en une liasse et conservées avec les autres actes de la faillite, après clôture de la liquidation.

L’autorité cantonale de surveillance peut autoriser un autre mode d’organisation dans la tenue des livres, caisse et comptabilité dans la mesure où il répond aux exigences ci-dessus.